民办独立学院档案工作高质量发展的思考

魏怡勤

扬州大学广陵学院（以下简称广陵学院）是1998年12月经江苏省教委批准，由省重点综合性大学——扬州大学按新机制、新模式设置的本科层次公有民办二级学院，2005年经教育部批准变更为独立学院。2018年初，学院以搬迁新校区为契机、改善硬件设施为突破口，收集、整理、编研、利用等档案业务工作全面跟进。经过几年努力，学院档案工作步入良性发展轨道。

一、综合分析情况，找出问题症结，建立完善档案工作管理机制

对于高校普遍具有的体量较大、人员较多、工作繁杂等特点来说，档案的原始记录性发挥出的作用是其他工作和载体无法替代的。就目前省内外民办独立学院整体情况而言，由于管理体制机制以及办学方向、目标等相同或相近，档案工作也有不少相同之处，主要表现在：一是学校办学历史普遍较短，档案工作基础不够厚实，优秀档案管理人才较少，特别是具有开拓创新能力的业务骨干不多。二是学院领导体制多为理事会领导下的院长负责制，院领导变动相对频繁，不利于档案工作稳定持续发展。三是多数院校尚未建立与学院行政工作相适应的院档案管理机构（档案馆、综合档案室），难以形成强有力的档案行政管理以及档案业务指导工作机制。四是专兼职档案员队伍不够稳定，特别是系、部基层兼职档案员经常更换，加之相关制度执行不严，导致应归档文件材料收集不全，影响了学院年度文件的归档率和完整率。

就广陵学院而言，随着办学规模扩大，工作项目内容不断拓展，作为基础管理服务工作的档案工作也愈发重要。多年来，学院档案工作存在着一些不足之处：学院缺乏科学有效的档案工作管理体系，院及各系、部档案员队伍不健全，不能正常发挥作用；院内各系、部年度归档工作不规范，存在随意性，档案资料收集不齐全完整，不利于领导了解情况和决策；由于历史原因，学院成立后的十多年里学籍档案以及招生录取名册等原件一直保存在扬州大学档案馆，给学院档案利用服务等带来诸多不便。这些问题制约了档案应有功能作用的发挥。

经历了20多年的办学实践，广陵学院建立了专门的档案管理机构，统一管理全院档案。2017年2月，学院成立档案馆。与此同时，明确了档案工作分管院领导和主管部门，并陆续配强档案馆工作人员，至2018年初，档案馆专职人员增至4人，基本适应全院各项档案业务工作开展的需要。

二、软件硬件并举，加大基础投入，档案资源开发利用初见成效

及时配备添置各项设施设备，提供硬件保障是档案工作高效开展的重要基础。为适应馆藏档案数字化和利用工作需要，2017年底，广陵学院专门购置一体化彩色复印机、馆藏档案数字化专用电脑、档案标签专用打印机以及档案装订机等设备。2018年初，广陵学院新校区建成投入使用，在规划办公用房时，学院为档案馆安排东南向、通风采光条件较好的独立档案用房，其中办公用房30多平方米，档案业务用房20平方米，档案专用库房近百平方米。库房内设施设备齐全，各类档案得到妥善保管。从2019年开始，学院拨出资金，核定档案馆专项经费为20万元。

建立健全学院专兼职档案员队伍，是确保学院档案工作正常开展的重要环节。近年来，学院逐步建立覆盖全院各系部的档案工作网络，并将兼职档案员从事档案工作的实绩列入年度绩效考核内容，与年终效益工资挂钩。日常工作中，档案馆保持与兼职档案员密切联系，结合年度文件材料收集归档工作，适时开展业务培训。

围绕学院中心工作，完善基础业务工作、提供利用服务是档案工作价值作用的重要体现。近年来，广陵学院因地因时制宜，利用馆藏档案资料进行史料编研，主动为各方提供利用服务，发挥档案馆爱国主义教育基地功能和作用。2018年，为了举办院史展，档案部门在馆库档案整体搬迁的同时高效完成院史展9个部分、108个板块的布展工作。此后，院档案馆承接了展馆日常开放管理工作，截至2020年底，已接待各级领导、学院历任老领导、老同志、校友、在校师生等近万名。同时，重启学院年鉴编纂工作，在较短时间内集中精力先后完成了2014—2018年5个年度的年鉴编印工作。

三、发挥自身优势，承担档案教学，培养基层档案工作实用人才

学院一直高度重视提升学生的档案保管利用能力，通过强化档案教学，可有效提升学生珍档用档意识。院档案馆利用返聘市政府机关档案部门退休档案人员的有利条件，主动承担了学院《档案管理学》课程的教学工作。从教者充分利用自身曾从事多项档案实际工作的专业优势，将理论与实践结合起来，形成了“拓思路”“接地气”“多实践”直观易懂的新教学方式。

拓思路。将书本知识与实际档案工作结合，重点讲解书本中与实际结合紧密的知识，略讲或不讲专业程度过高、较少用于实践的纯理论；增加相关档案实物（如不同时期案卷、编研成果等）展示；对教材中遗漏的教学内容，如档案库房的温湿度控制标准等作增补讲解。

接地气。充分利用丰富的档案信息资源，将江苏省档案馆编印的《江苏档案信息》择其要向学生讲读。如学到“档案的保管”内容时，结合全省档案馆馆藏管理研讨会上江苏省档案馆领导所作报告提到的各地经验做法介绍，提高学生的学习兴趣。

多实践。民办独立学院以培养应用型人才为教学目标，院档案馆在教学中增加实践内容，如编写文书立卷、档案编研中的大事记等实用资料，通过出实習题、集体订正等，拓展书本知识，让每个学生都有机会经历数次模拟实习，为他们今后从事相关工作增加感性认识。

2020年春季学期防控新冠肺炎形势严峻，学生无法到校上课。面对新情况，学院及时将档案管理课堂教学改为在线教学，将原教材内容按章节摘编成“单元课时纲要”课件，列出“学习要点”，同时针对档案专业特点插入“知识应用”“学习提示”“知识拓展”等内容，布置课后思考题，通过微信群不定期抽查学习情况。在学期末考试中，文秘专业240多名学生中选出30多篇档案类“优秀作文”点评，起到了交流和巩固档案专业知识的效果。2012年，学院档案馆主动承担了2017级文秘班6名学生毕业论文的写作指导工作，首次在论文题库中加入了民办独立学院档案工作相关论题。

四、把握工作重点，推进信息化建设，实现档案工作高质量发展

院档案馆成立后，广陵学院档案管理工作有了长足的发展。2019年末，扬州市档案局首次对学院档案工作进行了实地执法检查，给予较高评价。广陵学院作为一所民办高校，档案工作实践形成了一些特点、亮点，摸索出适合独立学院档案工作开展的经验，主要在以下四个方面：

1. 争取领导的重视是做好档案工作的重要条件。长期以来，档案工作难以开展的单位，其共性问题是人、财、物缺乏，而这些问题多源于领导对档案工作缺乏重视。与公办普通高校相比，民办高校领导的任职届期相对较短，因此可能出现新任领导因集中精力忙于教学、科研等而忽略档案工作，或因领导班子换届、人员调整而影响档案工作的连续性等。这就要求档案部门充分发挥主观能动性，以工作成效赢得领导的重视与支持，为档案工作持续发展打好基础。

2. 档案工作高质量发展的基础在基层。对于高校而言，教学科研、学生工作、学籍等门类档案占据着较大比重，这些档案分别形成于各系、部，抓好基层部门的档案工作至关重要。这就要求学院档案管理部门认真学习和贯彻新修订《档案法》以及高校、地方政府出台的档案工作规范性文件，制定各项档案工作规范标准，进一步增强全院教职员工档案法规意识和依法管档用档自觉性。重视做好基础工作，健全网络队伍，加强与各部门兼职档案员联系，适时开展业务培训交流，争取良好的工作条件和待遇，协同做好档案的收集、整理、利用等日常工作。基层档案人员需要不断提升专业素养和业务水平，针对学院兼职档案员年轻人多、岗位变动频繁等特点，定期组织业务学习，适时开展业务培训、技术练兵和形式多样的业务交流评比等活动，将档案业务工作实绩纳入个人年终业务考核，并与绩效工资挂钩。

3. 必须主动作为，不断拓展服务渠道。管好档案的根本目的在于利用服务。做好档案材料的收集、整理、归档等基础工作，是开展利用服务的前提条件。在积极做好接待查档等日常利用服务的同时，要大力加强资源建设，加大档案资源与开发力度深度，扩大档案工作的影响力，树立起部门良好形象。只有不断提升档案资源开发利用的水平，才能得到领导更多关注重视，增加高校师生对档案工作的满意度和认同感。

4. 档案馆信息化管理水平是推动档案工作高质量发展的关键。信息网络技术的推广运用是现代档案管理的核心动力，进入大数据时代，提升档案信息化管理水平已成为当务之急。高校檔案馆在做好前期初步调研的基础上，要积极创造条件，购置使用版本先进、性能稳定、方便实用的档案管理软件，力争在档案信息化工作上迈出新步伐，并为下阶段建成数字化档案馆打好基础。以问题为导向，不断研究和解决档案工作中出现的新问题，着力使档案工作在信息化、制度化、规范化、标准化等方面实现高质量发展。