信息化时代下如何开展高职院校学生档案管理工作

高敏

摘要：近些年，随着科学技术的不断发展，各种互联网技术、移动通讯技术和计算机技术得到了飞速的发展，我国的信息化时代到来。信息技术被应用到各个领域和行业中，教育领域就是其中之一，为教育的改革和发展创造了新的发展机遇，也促进了教育行业的转型升级。一直以来，高职院校是为我国培养技术型人才的重要阵地，而学生们的档案管理工作是学生管理工作中重要的工作内容之一。在信息化技术和教育领域结合发展的过程中，学生档案管理工作并没有和信息化时代实现很好的结合，学生档案管理工作仍然沿用着传统的管理模式和方法，导致学生档案管理工作的重要作用和价值没有充分的发挥出来。基于此，本文以信息化时代下开展高职院校学生档案管理工作进行了分析和探讨，重点对信息化时代下开展高职院校学生档案管理工作的有效方法进行了分析和介绍，希望可以为提高高职院校学生档案管理工作效率和质量提供一些参考。

关键词：信息时代;高职院校;学生档案管理

引言

随着信息化时代的到来，信息技术和各个领域行业实现了充分的结合，促进了各个领域和行业的高速发展。在高职院校发展中，为了更好的提升自身的管理工作水平，开始利用信息技术的优势来开展学生档案管理工作，但是，在实际的学生档案管理和信息化技术相结合的过程中，受到多种因素的影响，学生档案的信息化管理水平并不高，管理效果并不突出，影响到了学生档案管理和信息资源的共享。因此，高职院校需要重视信息化技术在学生档案管理中的运营，提高学生档案管理的信息化水平，发挥出信息化技术的优势和价值，为高职院校学生档案管理工作的高校发展提供新的保障。

一、信息化时代下开展学生档案管理工作的价值和意义

（一）学生档案管理工作介绍

學生档案管理工作指的是对学生们在学校生活中的经历、学习情况和思想道德水平发展等信息的记录。在高职院校学生档案管理工作中，学生档案管理工作是有周期性、广泛性、综合性和分散性等特征的[1]。

（二）学生档案信息化管理的价值和意义

首先，学生档案信息化管理是依靠信息技术来实现的，信息技术为学生档案管理提供了重要的战略资源，对提高管理效率有着重要的价值和作用。在对学生们档案进行信息化管理的过程中，可以结合学校学生档案管理工作的设计特点，收集广泛的学生资料和信息，并对这些资料信息进行整合和分类，并利用计算机网络技术等进行数据信息的传输、存储、以及信息数据的共享，从而让学生档案管理工作更加便捷，工作效率更高。

其次，高职院校学生档案管理工作，还包括了各种学生资源信息的整合和查询，而利用网络信息技术可以让整合查询工作更加便利;同时也让原来单一的档案管理方法更加多样化，提高档案信息管理的价值和意义。另外，借助于网络信息技术的优势，还可以对学生档案管理工作进行从新定位，让档案管理的价值充分体现，实现信息化管理的目标。

（三）学生档案信息化管理中的机遇和挑战

信息技术在学生档案管理中的运用为档案管理带来了新的机遇。首先，利用信息技术为学生们提供了更优质的档案管理服务工作。信息技术在学生档案管理中的运用，创新了档案管理的办法，让学生档案中的各种信息数据获取更加便捷;同时，对于管理人员来说，信息化技术的应用，便于学生有效信息的数据采集和检验，减少了管理人员分析数据信息的工作量，节约了工作时间和成本，也提高了档案资料数据信息的合理性和规范性。其次，学生档案信息化管理工作，让资源共享成为管理的重点，不仅节省了学生信息查询的时间，同时也让学校管理工作实现了创新发展[2]。例如，利用网络信息技术可以建立起学生档案管理系统数据库，管理人员只需要按照系统的指示就可以完成档案管理工作，这样不仅提高了管理效率，同时也减少了管理成本，促进了学校档案管理工作的良性发展。

在信息化时代的到来之际，学生档案管理的信息化发展也遇到了新的挑战。首先，信息技术的应用，需要把原来纸质的档案转化成电子版的虚拟档案，这样，管理者就需要利用专业的信息技术来进行档案的格式转换，这在无形中就增加了管理者的职能转化难度。其次，网络信息技术的运用造成了纸质档案管理和信息化档案管理的职能分离，所以，要想提高不同档案管理的共同发展，需要实施双重管理制度，这也是工作上的一大困难。另外，学生档案信息化管理工作需要由学生工作办公室来负责，同时还需要由辅导人员来进行协助，这样才可以确保档案管理资料的完好保存，但是因为不同的参与人员的工作职能不同，这也让归档工作有了一定的难度，对信息时代下学生档案管理工作带来了一定的挑战。

二、信息化时代下高职院校学生档案管理工作中遇到的问题

（一）管理人员信息化档案管理意识欠缺

高职院校发展中学生档案管理工作人员自身对学生档案管理工作就不重视，他们认为学生档案管理工对学校的教学管理并不会产生很大的影响，所以，也就无法认识到学生档案管理的信息化建设价值和有意义，认为信息化的学生档案管理工作并不重要。另外，高职院校学生档案管理人员认为档案管理工作是一件没有技术含量的工作，档案管理只需要对保管好学生们的档案，需要的时候进行查询即可，所以，信息化档案管理意识欠缺，在学生档案管理信息化发展中不够重视，信息化应用懈怠，影响到了学生档案信息化管理的发展。

（二）高职院校学生档案管理工作人员的信息化水平不高

因为很多高职院校的管理层对学生档案管理工作并不重视，导致学生档案管理人员的整体专业水平和职业素养有所不足，一些档案管理人员的配置也得不到很好的体现，档案管理人员的工资水平不高，工作积极性不足，影响到工作效率和工作质量。更不要说是掌握信息化的学生档案管理技能了[3]。档案管理部门的信息化建设和信息化专业人才队伍水平不高，造成高职院校学生档案管理信息化发展受到制约，影响到高职院校学生档案管理的信息化发展。

（三）学生档案管理模式不科学

在高职院校学生档案管理工作中，很多学校采用的仍然是纸质版的档案管理模式，这种管理模式无法进行长时间的存储，并且也不能对档案进行快速的查抄和翻阅，影响到了学生档案资源信息的共享性。此外，纸质档案管理模式还会影响到档案的获得率，在某种意义上来说，并不能满足高职院校学生档案管理的创新发展。另外，在进行学生档案管理工作中，纸质版的档案管理无法实现数据库的构建，这样就没有办法对各种信息数据资源进行及时的查询和获取，影响到档案管理工作的质量和效率。

三、信息化时代下高职院校学生档案管理工作完善建议

（一）提高高职院校档案管理人员对档案管理的重视程度

高职院校学生档案管理工作人员需要重视学生档案管理工作，学校可以通过培训的方式来让管理人员认识到学生档案中并不单单是学生们的以往历史，同时还包含着学校的过往历史，承载着的是学生和学校的共同荣誉等等，同时也是高职院校未来教学管理工作和办学管理的指导和参考。因此，高职院校学生档案管理人员需要重视档案管理工作，重视学生档案管理的信息化建设工作[4]。加强学生档案管理的信息化建设。另外，高职院校档案部门的工作人员还要向管理层领导汇报档案管理信息化建设的进度和发展现状，提高学校高层领导对学生档案管理信息化的重视。

（二）提高学生档案管理工作人员的信息化管理水平

各个高职院校要针对学生档案管理工作人员进行信息化技术的培训，提高学生档案管理工作人员的专业水平和信息化水平，帮助档案管理人员掌握各种信息技术、软件和设备的技能，可以满足学校学生档案管理信息化发展的需求。另外，高职院校还要定期组织学生档案管理人员参加到一些学、或者是校外组织的一些专题讲座和交流会议中，通过和专业的教师教授进行探讨学习来提升自己档案管理水平，积累更多的专业知识，掌握档案管理的信息技术。此外，高职院校可以建立答案管理工作人员的信息化管理能力的考核机制，对档案管理工作人员进行理论知识和信息技术操作能力的考核，并纳入到绩效中，通过这种方式来鼓励学生档案管理人员积极主动参与到信息技术的学习中，不断提升自己的档案管理信息化水平，为高职院校学生档案信息化管理发展提供专业的人员保障。

（三）建立科学合理的学生档案管理模式

首先，制定明确的学生档案管理人员的工作制度，学校管理部门要针对学生答档案管理工作制定规范化和合理化的规章制度，在提高档案管理工作人员对档案管理工作的重视程度同时，还要把档案管理工作纳入到学校的日常管理工作中，规范档案管理工作。比如，要根据学生档案管理的性质和特点来建立起层次化的管理规范和管理制度、管理办法和管理原则，完善学生档案管理工作的发展。并以信息技术管理为切入点，制定完善的信息化管理制度，保障学生档案信息化管理的有效开展[5]。

其次，不断完善学生档案管理工作。在管理工作落实过程中，要充分利用信息技术，规范档案管理内容，对各种纸质档案和音频档案等进行归类和区分，让档案信息的归档更加细致化，确保档案管理的效率。同时，对于学生们的不同信息，还要利用计算机技术，建立学生档案信息数据库目录，并按照档案的分类进行目录的完善。目录要尽量细化，大分类中要有小分类，小分类下面还要延伸更为细小的分类，通过这种方式来实现学生档案信息化管理，体现出学生档案信息化管理的目的。另外，学校管理部门还要针对档案信息化管理设置档案共享查询机制，提高学生档案信息的利用率和共享率。此外，要对学生档案进行电子档案和文档档案的从新整合。利用信息技术，以电子档案管理为基础，进行信息资源的整合，借助于计算机的优势，对学生们的档案信息进行信息资源网络化的处理，让学生们的档案信息转化成一种电子数据信息资源，为后期的信息化檔案管理提供重要的信息支撑。在此过程中要保障有专业的人员进行监督和管理，提高学生档案信息化管理的规范性。

结语

在信息技术高速发展的影响下，我国进入到了信息化时代，各种信息技术被应用到各个领域和行业中，促进了各个行业的发展。高职院校学生档案管理工作中，信息化技术的运用可以有效的提高学生档案管理水平，实现学生档案管理的数字化和信息化发展，让学生档案管理更加高效的发展，促进高职院校学生管理工作发展。

参考文献：

[1]闫瑶瑶，张军霞，黄可.信息化时代我国高职院校档案管理模式研究综述[J].大众标准化，2021（02）：241-244.

[2]郭晓娟.高职院校院系学生档案管理探索[J].兰台内外，2020（23）：34-36.

[3]娄倩.高职院校学生档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（05）：127-128.

[4]朱明祥.高职院校学生档案管理规范化路径研究[J].中国校外教育，2019（21）：160-161.

[5]崔献.信息化时代下高职院校档案管理的创新及发展[J].中国新通信，2019，21（12）：160-161.