医院综合档案的规范化管理

张伟娟

摘要：医院综合档案的管理是医院管理中的一部分，医院综合档案的管理水平在一定程度上反映了医院的服务水平，同时医院综合档案对医院的各项决策、工作协调、计划实施等产生着重要的影响，因此医院要切实提高自身的综合档案管理水平。就医院目前的管理现状来看，其在管理意识、管理方法、管理技术方面还存在众多不足，这不仅降低了综合档案管理的科学性，还阻碍了医院正常工作的进行，进而不利于医院的长久发展。基于此，文章主要就医院综合档案的管理措施进行研究。

关键词：医院管理;综合档案管理;规范化管理策略

引言：医院综合档案包含众多内容，其主要指医院在运行的过程中所产生的一系列综合文件，这些档案通常具有复杂性、多样性、专业性的特点，文件的形式也通常是多样化的，最基本的是纸质文字档案，其次还有录音、视频，最常见的是电子档案。这些档案对医院的发展及病人的康复情况都产生着重要的影响，因此医院管理人员要引起高度重视，要从实际出发，从而制定有效的综合档案管理策略，以不断推动医院的综合档案管理朝着科学化、规范化的方向迈进。

一、医院综合档案管理的特点

医院在发展的过程中会产生大量的档案，这些档案的种类比较杂，并且不同档案之间又有着一定的联系性[1]。综合档案管理主要有以下几个特点。

（一）综合性。

综合性是医院综合档案管理的首要特点，主要是从档案的类别来说，通常在医院中会分为不同的科室，每个科室所上交的档案都各有特点，并且除了最基本的病历档案之外，还有众多的行政文件和党务文件，此外还涉及到医院的一些重要决策，因此综合性特点比较强。

（二）客观性。

综合档案管理还具有较强的客观性，同时这也是综合档案管理的必然要求。医院中所有档案的记录必须遵循客观性的原则，工作及管理人员不得篡改文件内容，因此医院综合档案管理具有客观性的特征。

（三）阶段性。

在医院内通常会设有多个部门和科室，每个部门和科室所递交的档案文件也各不相同，为了保障档案的连贯性，会把这些档案统一送到综合档案室，这样就保障了档案的连贯性，综合档案管理通常是分阶段进行的，每个阶段的档案内容也都不相同。

（四）保密性。

保密性是医院综合档案管理的最显著特点，医院的综合档案对医院的工作来说具有指导和参考的意义，而综合档案的价值也主要体现在这一方面。但是就外人来说，医院的综合档案是保密的，一般只限本院职员使用。

二、医院综合档案规范化管理的基础

（一）明确档案收集与归档的关系

想要做好档案管理首先需要从档案收集起手，档案收集工作的质量直接关系到档案管理的质量，因此需要保证收集过程中档案的完整性，避免基础工作不到位导致后续工作开展阻力较大，同时需要对收集工作标准进行规范，要做好归档工作[2]。

（二）明确医院综合档案的机制和制度的重要性

管理制度和档案归档机制直接关系到档案管理质量，需要通过制度和机制提升档案认知和管理意识，并逐渐形成正确的管理体系，在制度建设、方案管理人才管理机制、管理技术的那个方面进行优化和创新，并不断发掘档案的价值，通过管理来提升档案的利用率，进而实现档案管理的目的。

三、医院综合档案规范化管理措施

医院综合档案具有复杂性、全面性、保密性的特征，对医院各项制度的制定、员工的流动、决策的实施、业务水平的提升都产生着重要的作用，因此医院要切实对综合档案的管理引起重视，并且要对存在的问题进行分析，有针对性地制定管理策略，要坚持问题导向原则和实事求是原则[3]。

（一）提高档案管理意识

医院综合档案的规范化管理首先要提高医院每位员工的档案管理意识，档案管理并不只是醫院管理人员的责任，更是医院全体成员的责任，因此提高档案管理意识要从全员出发。

首先，应对该对综合档案的重要性进行普及，要提升医院每位职员的管理意识。很多职员认为档案记录的是医院过去的事情，对当前工作的指导意义不大，并且管理起来相对比较麻烦，所以就很难引起重视，基于这样一种情况，相关管理人员应该对其思想进行转变，要逐步提升其对综合档案的重视程度，并不断使其参与到当前的档案管理工作中来。

其次，要提升档案管理人员的现代化管理意识，进而才能使档案更好地为当下的实践服务。随着医疗水平和新的设备的引进，医院相关人员的档案管理意识也要进行转变，要用现代化的管理意识去看待综合档案管理，进而才能逐步提升综合档案的利用效率。

最后，在提升相关人员综合档案管理意识的同时还要加强思想教育，要进一步提升其查阅档案的谨慎性，对于综合档案要给予科学保护，不仅管理时要小心，在使用时也要小心，要保障档案的完好性，进而才能充分地发挥出综合档案的社会价值。

（二）建立完善档案管理制度，落实责任

医院综合档案的规范化管理还需要对相关制度进行完善，进而才能更好地指导和规范当前的各项工作。

首先，在制定相关制度时可以参考医院往期的规章制度，可以从以前的档案中寻找灵感和经验。在借鉴的同时还要适当做出改变，要从医院的实际情况出发，结合实际制定科学的管理制度。

其次，对于制度内容制定要全面，并且应该做好分类，要细化每一个管理流程，尽量做到专项管理，合理融入精细化的管理思想。

再次，制度中要包含一定的奖惩措施，对于档案管理工作的流程及标准都应该进行明确，并且根据标准来完善绩效制度，把对综合档案的管理情况融入到绩效考核的当中，对于遵守制度内容、表现优异者要给予奖励，而对于损害档案者要给予惩罚，进而能有效地调动员工的档案管理积极性。

最后，制度中要包含一定的责任制，要对相关责任进行划分并明确，使每个人都有管理的范围，每个人都有相应的责任，哪一块出事了哪位员工进行负责，进而能不断地提升综合档案管理的水平。

（三）加强人才队伍建设

医院综合档案的规范化管理还需加强人才队伍建设，通过不断提升人员的专业素养来提升管理的有效性[4]。

首先，针对于综合档案管理人员的选拔及招录，医院应该提升门槛，综合档案管理人员应该由院内资深的职员进行负责，并且对医院各部门的发展情况要进行了解，要具备较高的管理素养，同时还应该具备较强的沟通能力。

其次，医院可就综合档案管理技巧、方法进行培训，进而不断提升医院职员尤其是档案管理人员的专业素养，可以采取线上培训和线下培训相结合的方式，亦可以在医学实践中逐步提升职员及管理人员的专业素养。

最后，医院综合档案管理人员要端正自身的工作行为，在工作中要养成细心、负责任的工作态度，要尊重档案的客观性。

（四）加强学习，提升档案的管理技术

综合性档案包含众多内容，具体有人事档案、会计档案、文书档案、科研檔案、基建档案、设备档案、成果档案、声像实物档案等。综合档案管理具有内容新、复杂性的特点，因此对档案管理人员的专业素养要求也较高，因此综合档案管理人员还需要加强技术学习，以不断提升档案管理的科学性。

首先，综合档案管理人员可以加强学习，医院可以加强这一方面的投资，可以报名参加各种档案管理培训班。

其次，综合档案管理人员在实践中要善于总结，不断提升自身的管理技术。对于档案内容的完整度、清晰度、印章完好度要给予确认，对于不符合相关规定的档案要给予退回。

（五）注重投入，完善设施，提升综合档案管理的科学性

对于综合档案的管理，医院还需要加强投资，促使基础设备不断完善，进而为综合档案管理提供物质支持。

首先，医院要加强档案室的建设，对于综合档案室的位置要给予科学选择，要确保所选位置的安全性。并且档案室的空间要符合实际，确保有足够的容量，以方便一些纸质档案的管理。

其次，针对于电子档案的管理，医院要完善相关的配套设施建设，计算机、扫描仪、打印机、复印机等都应该配备齐全。

最后，医院要做好综合档案的保护工作。对于一些纸质档案要做好防火、防潮、防尘、防虫工作，在档案室要配备有效的消防设施，并且对于纸质档要及时进行扫描存档，实施双备份。对于电子档案要做好网络安全防护，对于一些重要的档案内容要进行加密。

总结：医院综合档案的管理质量时刻影响着医院各项工作的决定，时刻影响着医院的发展，因此医院对于综合档案管理工作要引起高度重视。对于就如何提升综合档案管理水平还需要系统进行研究，医院不仅要转变管理意识，还要不断提升管理者的素养和技术，进而才能不断提升医院综合档案管理的规范化。

参考文献：

[1]吴英.事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2021（09）：4-6.

[2]吕纬.医院人事档案管理规范化建设研究[J].中国现代医药杂志，2021，23（06）：100-102.

[3]施文大，徐红培，周金萍，戴春阳，田明祥.医院档案规范化管理的实践与思考[J].中国卫生产业，2010，12（11）：73-74.

[4]潘翠芬.发挥综合档案管理效力服务医院健康发展[J].东方企业文化，2019（02）：192.