档案信息化中的保密安全问题研究

杨学武

摘要：档案信息化建设是信息化时代背景下档案管理工作开展的必然趋势，是新的历史时期档案管理部门推动档案事业转型和升级的重要举措，是促进传统档案管理向电子档案管理转型的重要基础。但是在档案信息化建设中，档案保密安全问题一直表现的极为突出，严重影响了档案管理工作的开展，给档案管理信息化建设构成很大的威胁。本文首先分析了档案信息化管理的作用和意义，结合档案信息化建设中常见保密安全问题，提出了相关应对策略。

关键词：档案信息化;保密;安全;档案利用;载体

一、档案信息化建设中常见的保密安全问题

目前，随着科技、经济的飞速发展，信息资源的重要性越来越突出，国家与国家、企业与企业之间的竞争都是以信息资源的掌握为基础，谁掌握更多的信息资源，谁便能在激烈的市场竞争中占得先机、取得胜利。此外，信息资源的安全问题也越来越被关注，信息保密也深受业界关注和重视。但是就档案信息化中的保密安全问题分析，还存在明显的问题，具体表现在人为因素、法律法规因素以及信息系统因素三方面。

1、人为因素

1.1、保密安全意识不强

不少单位在过去工作中，错误的认为档案管理工作是一项可有可无的内容，对档案信息管理工作不重视，保密安全意识薄弱，没有认识到档案保密安全的重要性。特别是在信息技术日益发达的新时期，不少工作人员认为要想实现档案信息共享，要向社会各方面提供充足的档案信息资源，但却没有认识到哪些档案信息资源需要保密。其次，在档案管理工作中不知道哪些档案需要保密，该如何保密。因此，造成档案管理工作中未能行之有效的对相关档案信息进行保密管理，造成档案信息泄密。

1.2、工作疏忽引起的档案泄密

由于不少单位过去对于档案管理工作不重视，档案管理人员也是由单位其他岗位人员兼职，或者聘用一些专业能力不高的工作人员。这些工作人员在工作操作中，因专业能力不足导致使用带病毒的介质或者下载不明身份的邮件，造成计算机病毒感染，进而引起重要信息删除以及泄密等事件的发生。

1.3、非法访问攻击

近几年来，信息已成为社会经济发展的重要基础，是推动社会经济发展的重要基础。其在应用中受到的非法攻击也越来越严重，一旦系统受到非法攻击，极容易导致整个系统出现瘫痪，这也是档案信息系统受到的主要威胁。

2、法律法规因素

档案是社会发展中最为重要的工作记录和凭证，是今后工作开展的指导依据和凭证，对今后工作的开展有着重要的指导作用。因此，保证档案信息安全以及保密对档案管理工作的开展有着重要的意义，是档案管理工作开展的首要任务。如果在档案管理工作中没有做好保密安全工作，其他档案管理内容也将无从说起。特别是人力资源档案工作，其中涉及众多工作民众的个人信息，一旦泄密，必然给社会公众造成困扰，因此在工作中需要在执行档案管理规定的同时，严格按照保密安全要求进行管理。虽然目前国家已经颁发了相关档案管理保密安全法律和法规，但是不少单位对于这些法律法规的认识不全面，没有意识到档案保密安全管理的重要性，加上平时管理工作不规范，导致安全隐患的发生，造成档案信息泄露。

3、档案信息系统存在安全隐患

有些单位在工作中不重视档案管理，在档案信息建设的时候考虑不周，没有重视安全防范措施，在使用档案信息系统的时候也没有将安全保密放在首要位置，造成档案信息化系统本身存在一定的安全隐患，如没有区分涉密与非涉密信息关系，档案新新系统软件存在漏洞、计算机以及载体介质之间存在剩磁效应等。

二、档案信息化中的保密安全防范措施

1、完善法律法规

伴随科技的发展，在档案管理工作中必然会涌现出新的问题和介质，为此在档案管理中需要强化涉密档案信息管理法律法规，与信息保密技术相互配合与促进，进而适应时代发展需要。档案管理部门在工作中不仅要落实法律法规，还要结合单位实际制定科学的档案管理条例，进而指导档案管理工作的科学、有序进行，利用法律手段保护档案管理工作安全。

档案管理人员在工作中要清楚认识到人力资源档案的重要性，认识到人力资源档案信息保密安全工作意义。人力资源档案信息不仅关系到相关人员个人隐私，更牵扯到社会经济的稳定和繁荣，在工作中绝不容忽视和放松警惕。特别是近年来，随着计算机技术的成熟和网络技术的普及，各种计算机破坏造成的档案信息泄露问题越来越突出，这也要求工作人员在工作中必须要提高法律意识，科学运用法律手段来维护自己的工作权益。

2、增强档案信息安全的防范意识

档案管理人员是安全管理措施的执行者，在工作中，档案管理者的安全意识淡薄，档案信息化管理的观念落后，不接触新技术、新知识，缺少信息化意识，对档案信息化管理的重要性和必要性认识不够，管理措施不到位，人员文化素质低、技术水平低、专业知识与技能薄弱，对计算机和网络信息系统的保密安全措施不熟悉，都会导致档案信息泄漏，造成工作的失误。档案保管工作的目的是维护档案的完整与安全，做到不丢失、不损坏、不散、不乱，这就要求档案管理人员必须有较强事业心，从思想上高度重视，深入开展保密宣传教育，加强相关法律、法规的学习，增强安全防范意识，认清档案丢失、泄密和非法活动对国家安全利益构成的严重危害。

3、优化防控技术

在信息时代背景下，信息技术已经广泛的应用在社会生产各个领域，其专业技术性、知识性和综合性表现的越来越强烈，各种海量电子文件的出现以及保管更是给档案信息安全管理提出了新要求。面对这种时代要求，档案管理工作者要及时参加培训和继续教育，更新自身专业知识结构、了解新技术并且能够充分认识到电子档案管理中安全保密工作的重要性，确保档案信息管理中不出现流失、泄密的现象。

三、结束语

总之，在信息时代发展大势下，档案信息化、电子化已成为不可逆的态势，此时档案工作人员应该充分认识到档案信息化的意义，在推动档案信息化建设的同时，重视档案安全保密工作，科学构建檔案安全管理防护体系，使得整个档案管理工作迈上新的发展台阶。

参考文献

[1]马国英. 浅析档案信息化建设中安全保密措施探究[J]. 数码设计（上）， 2019， 000（007）：291-292.

[2]张淼. 档案保密与档案信息化发展的融合实践研究[J]. 产业科技创新， 2020， v.2;No.40（04）：110-111.