浅谈自建数据库的建设和管理

杨伶俐

摘要：自建数据库（self-built database ）是2019年公布的图书馆·情报与文献学名词。机构通过信息采集、加工、组织，以及服务平台开放等方式自己建立的数据库。不管是公共图书馆还是专业图书馆都有自己独特的馆藏特色，发展方向，因此可以利用单位或者图书馆所收集到的特色文献资料来建立本市、本省乃至全国，全世界唯一的、专有的特色库。本文针对建库过程中遇到的一些问题，提出可行性的建议。

关键词：图书馆;自建数据库;管理平台;问题分析

自建数据库是当前大数据时代背景下数字图书馆资源发展的重要内容。随着计算机技术的飞速发展，图书馆将越来越网络化、数据化、智慧化、仓储化等等。为了更好的服务大众、图书馆着力打造互联网+数字阅读的云端平台，互联网时代，采用多渠道、多形式的文献资源向大众传播优秀文化，是时代发展的必然，通过自建数据库的建设，可以为大众提供更便捷的文化传播方式，使大家充分利用碎片化的时间，享受阅读，从而突破传统纸质阅读所带来的使用人群有限、使用地点有限、使用环境有限、阅读时间有限、阅读手续繁琐等缺点，突破了实体图书馆的诸多限制。

本文以图书馆自建数据库项目为例，结合实际，论述了项目沟通管理的过程，主要从项目沟通计划编制，信息分发，绩效报告，项目干系人管理这几个方面进行了论述，提出了沟通管理中的常见问题和一些方法，针对沟通管理存在的不足，提出了今后的改进思想。

某单位经过九年的努力，在信息资源建设方面积累了大量的成果，整个项目总预算投资400万元，建设工期为长期，因为会根据收集的数据不断地增加。某馆通过自建数据库的建设，实现对文本、图像、音频、视频等各种类型资源的管理，具有检索功能强大、操作简单、管理功能规范、发布灵活多样、稳定性强等特点。实现了传统纸质资源与数字资源管理得当结合，实现资源共建共享，实现了资源的广泛传播。目前项目平台已搭建好了，该专业资源建设管理平台是某公司自主研制的基于非结构化文档管理的大型智能化内容管理系统，它是一套基于网络平台上用于知识仓库创建、生产、管理、维护和内容发布的全面解决方案。该管理系统项目包括以下几个部分：电子图书制作工具、通用文档转换工具、分类标引工具、内容管理与发布系统、光盘出版工具、文档提交系统。该管理系统是基于当代图书馆发展方向而开发的大型图书馆文献数据库管理系统。是专业的文档管理系统，基于非结构化文档管理的大型智能化内容管理系统，它是一套基于网络平台上用于知识仓库创建、生产、管理、维护和发布的全面解决方案。该系统以KBase全文数据库管理系统为核心，采用流行的B/S浏览器检索方式和先进的三层C/S架构，能够同时管理文字、图片、多媒体等信息，并提供全文检索服务，支持网页的动态发布，是一个面向内容管理、发布、增值利用的工具，是各类机构建设数字图书馆、文献信息系统、开展信息服务的理想平台。提供全文检索、电子书制作、文档统一转换、元数据标引、文档分类管理、内容动态发布等功能，支持几乎所有格式的转换，如WORD、PDF、HTML、PS、S2、S72、PS2、PSD、TXT、PPT，转换成统一的CAJ或PDF格式。该系统是基于Internet网络，城域网、教育网、校园网、体系开发、适应云计算环境下的图书馆的服务。多层结构（数据库核心层，数据库后台处理层，应用服务层和Web用户界面），使系统的伸缩性和安全性得到极大提高。该系统是围绕图书馆自建数据库的总体建设内容设计的，实现了标准化、智能化的服务。该系统设计建立在以用户为中心，以人为本的基础上，采用简单、高效、可视化的工作方式，检索界面用户体验差，解决了读者大众不能进行混合检索，无法对数据库的访问情况进行统计分析，不能进行智能提示，不能对知识点进行相似推荐等问题;与业务紧密结合，操作流程便捷实用，充分考虑到了工作人员的工作习惯及特点，解决了大部分图书馆计算机专业人员少，系统操作使用复杂等问题。

对于这样一个专业性强，涉及面广，同期性较以及客户密合度高的项目，要使项目能够顺利实施，执行严格的沟通管理至关重要，同时也为提高项目干系人的满意度打下良好基础。

在项目沟通管理中，主要通过建立沟通管理计划，以工作绩效信息绩效报告等形式强化内部沟通，建立项目干系人管理机制来开展项目工作。下面分别对项目沟通管理计划，工作绩效信息，绩效报告，干系人管理等几个方面加以简要论述。

一、项目沟通计划编制

本次项目过程中，通过头脑风暴法和沟通分析法确定的主要项目干系人为图书馆领导、技术服务部、采编部、读者服务部、文献服务部、网络数字服务中心，数据库管理系统提供商、计算机网络设备供应商、云服务器提供商以及监理方。同时把各个干系人需要得到信息进行了罗列，绘制成表格写入计划中。例如对图书馆馆长发送的信息包括项目进度，项目质量状况等，以及与数据库管理系统提供商、网络数字服务中心等随时交流软件使用方法和对自建数据库建设工作的建议等。同时我们还确定了如何将这些信息分发给项目干系人，如备忘录，电子邮件，项目列会等。

通过广泛的调查和会议，制定了项目沟通管理计划，假话中不但包括了沟通的目的，频率、还给团队的每个成员制定了沟通的职责，该计划成了后期实施项目沟通的关键。

二、信息分发

有了切实可行的沟通管理计划和干系人分析作为基础，可以针对已识别的项目干系人的不同特点，制定相应的信息分发渠道和沟通方式。例如：书面的方式主要面向工作分派或者项目信息汇报时;与项目组成员进行工作方式的指导或者一些非正式的沟通，则用口头方式进行，当然对于项目组内部以及与外部客户的沟通也采用不同的沟通方式，因人而异。项目中，要求组员严格按照变更控制流程及时将变更信息提交至配置管理库，以保证项目所有信息及时更新，使得其他项目成员能及时获得最新项目信息。

三、绩效报告

建立有效信息分布渠道才能将项目绩效信息及时有效地传递到各项目干系人手中。传递内容绩效报告就是积极收集项目进度，成本和质量状况等项目干系人关心的信息，并以分析总结和预测，形成项目绩效报告，分发给项目干系人。项目实施中，通常采用挣值分析方法，收集项目目前成本是否超支，进度是否落后，并和质量保证员一同检测项目质量情况，然后形成详细信息报告，并据此对项目完工概算和完工时间进行预测，评估造成的影响，并给出相应的应急措施，最后将这些绩效信息和分级结果反馈至项目开发人员，并分发给其他项目干系人。期间，还注重对项目绩效信息，发现的问题及改进措施进行详细的记录，形成项目的组织过程资产，为以后的项目开展提供更好的支持。

四、项目干系人管理

项目实施中最怕沟通不及时，问题暴露得迟。通常会由于在最后时刻才得知坏消息而感到愤怒和沮丧，但此时已經来不及对项目做进一步的调整，而这种情况的出现会给项目的开展带来很大的问题。

在项目沟通中，坚持把握“早沟通、主动沟通”的沟通原则，遇到问题尽早沟通，积极主动沟通。如果不能把握沟通原则，则很容易导致问题失控，风险扩大。比如在团队内部，团队成员既有新人，也有多年丰富经验的骨干，人员的绩效结果也参差不齐;项目进行了两个月后，有组员出现了情绪不高的情况，项目负责人和子项目负责人进行了沟通，了解和分析，发现由于熟悉业务和技术的人员都关心自己的绩效完成情况，对于新人的请教和学习没有耐心解答和帮助。针对这样的情况，各负责人商议，定期组织项目成员进行培训或者经验交流会议，为期一天，由项目技术骨干进行主持，加强团队的整体能力提升。

由于在项目过程中做了有效的沟通管理和质量管理。系统目前运行正常，得到馆领导及有关部门的好评。由于项目的独特性，还是存在一些不足，如前期需求分析时没有充分考虑到规划业务审批流程存在差异性，导致需求开发里程碑进度成本偏差较大问题。在今后的工作中，必须要重视在项目干系人之间建立有效的沟通和信息共享机制，从而最大限度地满足用户的需求，带领团队开发出优秀的信息系统项目。

参考文献：

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[2]杨思洛，杨依依. 省级公共图书馆特色数据库建设调查分析.图书馆，2019（08）

[3]伍晓光. 大数据环境下高校图书馆自建数据库的知识产权保护研究. 图书馆学刊.2019（05）

[4]刘润龙.浅析信息系统项目管理中的沟通管理. 山东工业技术.2014（12）

[5]王凌燕;王海舰. 论信息系统项目的沟通管理. 科技视界.2020（07）