企业档案综合管理优化对策研究

于清媛

摘要：传统档案的管理方法存在诸多问题，无法满足企业的运营需要。高效的档案管理可以提高企业的经济收益，使得企业平稳运行，通过引入信息技术，使收集、整理、搜索档案资料变得更为方便，提供了优质的企业环境，促进了企业的可持续发展。基于此，本篇文章对企业档案综合管理优化对策进行研究，以供参考。

关键词：企业;档案综合管理;优化对策

引言

新时期下，企业档案管理工作机遇与挑战并存。企业必须要正视档案管理发展过程中的困难和挑战，积极采取有效措施，改变档案管理的类型和方法，以此缓解档案管理的压力，提高档案管理的效率。除此之外，档案管理人员在档案管理的过程中可以有效应用信息技术，借助档案管理系统为档案管理提供技术支持。同时，企业的档案管理部门要加大人才招聘力度，实现档案综合化管理，提高企业档案管理人员的道德素质和工作能力水平，推进新形势下企业的档案管理事业获得更高大的进步。就企业发展现状来看，档案管理工作依旧存在诸多问题，如果这些问题不能得到有效解决，就会严重影响企业的发展，进而不利于我国经济社会的进步。

1企业档案管理的现状

一是企业在项目管理中重业务发展、轻档案管理。不少企业虽然制定了重大项目管理办法，但在项目实施过程中，重视项目推进，以项目完成情况作为重要监管维度，未对文件归档提出要求，且经办人员档案意识淡薄，缺乏有效约束，造成项目档案管理水平较低，存在项目合同等重要文件缺失等现象，产生企业运营管理的风险。二是企业在基建工程管理中重工程建设、轻档案管理。基建工程档案是工程建设、维护、改扩建及使用的重要凭证和依据。在实际档案检查工作中，多次发现工程施工结束，图纸、资料也随之散失的现象。这反映出企业在基建工程管理中重项目建设、轻档案管理的问题，不利于后续改扩建或维护管理，并增加管理成本。三是企业在大型设备引进中重采购管理、轻档案管理。设备档案是设备运行及维护保养的记录。有些企业没有建立相应的设备档案。大型设备的设计、制造、安装、调试等相关文件，以及维修、改造等相关图纸、文字说明等资料未有效归档。设备档案缺失反映了企业设备管理的漏洞，增加了设备运行、维护、保养的成本。

2企业档案管理工作的实践与创新

2.1实现信息化档案管理

近年来，随着互联网的飞速发展，档案管理信息化管理模式已经成为档案管理的必然趋势，为了更好地促进企业档案管理获得平稳的发展，就必須对企业的档案管理融入信息化管理方式，促进企业档案管理工作的创新。同时，在企业档案管理过程中，档案管理工作部门必须要建立档案管理制度，使企业档案管理工作朝着规范化和制度化的方向发展，在企业档案管理工作出现差错时，要及时追究档案管理人员的责任。档案管理工作制度务必要从分层责任制度的角度出发，将工作进行细化处理，实现档案管理责任落实到每一个岗位，规避档案管理的风险，严禁出现信息泄露等一系列的风险问题。同时，企业档案管理人员还必须定期接受档案培训教育，增强自身的道德素质、职业素质，提升信息化档案管理水平。

2.2优化信息档案管理制度

信息化满足了各种人群对信息的需求，数字档案使信息获取更为快速与便捷，需要一个良好的档案管理工作体系。在信息化管理制度建设阶段，为确保信息系统的连续性，使之充分发挥出档案管理和运行模式的实用价值，在革新档案管理和服务模式的背景下，把档案信息化管理制度当作目前信息化档案建设的首要任务，信息化管理制度也要结合企业的实际经营状况。电子文件大部分以数码形式收录在硬盘、磁盘等载体中，能够通过通信网络传输在计算机系统中读取。要坚持科学管理的原则，成立企业综合档案室，专门负责电子文件的归档整理、储存管理、验收等工作。制定电子文件归档制度，安排专门的工作人员，确保电子文件归档的真实性，按照各种归档电子文件的类型，确定归档范围、级别划分和存储时限。最终要在逻辑归档与物力归档两个层面制定归档期限和移交载体检查标准，确保存储过程的安全性。要重点把档案管理制度真正落实到管理实践之中，明确管理标准与实施流程，提示管理规范性，不落下任何一个环节，制定档案管理的优化方案。从企业运营角度来看，多数企业达到了先进管理制度的建成，但由于没有好的管理理念，致使档案管理改革难以落实，对于这个问题，要从管理人员层面入手，使其深刻意识到档案管理的意义，形成档案管理意识。

2.3加强人员培训，建设专业化企业信息档案管理团队

传统企业信息档案管理工作者，职业技能相对较弱，大部分企业认为信息档案管理工作可有可无，管理人员并非专业工作者，为了提高信息管理工作的有效性，需要全面提高档案工作人员的业务素养。首先，需要培养工作者专业意识，从传统被动封闭的服务观念中脱离出来。档案信息管理工作者，并非只对档案信息进行归档，同时还需要对档案信息进行整理分析，档案信息是记录企业相关业务和工作的主要依据，所以企业档案管理工作者在对档案进行整理分析时，将更加全面了解企业的实际情况，可以结合档案信息为企业领导提供合理的管理措施和意见，帮助领导做出更加准确有效的管理决定。其次，加强档案信息管理工作者信息职业技能，目前大部分企业档案管理工作者缺少信息化专业技能。最后，需要注重内部人员培养工作，从外部引进专业人员的资本投入要明显高于内部员工培养，在进行企业档案信息数字化建设时，要对企业所有员工进行数字化培训，要求所有员工按照数字化要求来完成档案录入。

结束语

档案管理既是现代企业管理者统筹企业运营、加强企业监管的重要依据，也是企业开展并购重组、基建项目管理及重大资产管理等工作的有效抓手。只有加强档案管理工作，提升档案管理能力，才能使企业在竞争中保持优势地位

参考文献

[1]邱淑玲.企业文书档案管理工作探讨[J].兰台内外，2019（36）：31-32.

[2]丁岳敏.国有企业档案管理工作现状及对策[J].产业创新研究，2019（12）：135-136.

[3]张国明.企业职工档案管理中存在的问题及对策[J].区域治理，2019（52）：204-206.

[4]关蓓蓓.提高企事业单位档案管理科学化水平[J].现代营销（经营版），2018（09）：138.