基于前端控制的企业文档数字化管理策略研究

刘晓华

(山东工商学院 计算机科学与技术学院，山东 烟台 264005)

一、引言

随着以计算机与现代通信为代表的信息技术的普及，以及大数据、云计算和人工智能为首的新兴技术的不断涌现与发展，全球各个行业的业务形态数字化转型不断深化。对于企业文档管理而言，外部社会和技术环境的快速变迁推动了文档管理工作平台转向数字化文档管理系统，世界各国掀起了持续升温的文档数字化管理热潮，逐渐打破了文档流转的部门壁垒，进一步推进企业文档一体化管理。在这一背景下，学者围绕数字化建设与文档管理的融合进行了大量研究工作，产生了许多应用性研究成果。但在很多实际工作中，我国许多企业尤其是中小型企业在数字化办公环境中仍然手工管理文档，不仅文档管理效率低下，还严重影响了文档利用率，对企业生产、运营产生了不良影响。在这种背景下，立足企业文档管理现状，开展企业数字文档的形成与管理研究紧迫而必要。

本文在引入前端控制的基础上，分析企业数字文档的本质以及前端控制的必要性、要求及实施中存在的问题，制定了基于前端控制的企业数字文档的形成与管理策略，即在整个文档的生命周期中,将文档管理工作提前到文档形成的初期阶段,对数字文档的形成从源头开始进行全程控制，以确保文档的真实性、完整性和可靠性，为企业文档数字化建设和管理工作提供指导。

二、文档管理的前端控制及数字化

前端控制的基本思想是结合文档生命周期理论，将文档形成、永久保存和销毁等阶段视为完整的过程[1]。进行前端控制必须从数字文档特点出发，以文档全生命周期理论为基础，系统分析与科学管理过程各目标、要求以及规划，遵循全程控制原则，按需要捕获控制相关文档信息，确保形成的数字文档具有足以说明其原始性和真实性的记录信息，为后续数字化文档的管理工作提供有效保障。在文档生命周期理论和全程控制下，文档管理前端控制将文档事后管理转化为事前管理，达到对文档的超前控制和全程管理，提升文档管理效率。数字文档生命周期如图1所示。

图1 数字文档生命周期示意图

(一)数字文档

数字文档是利用数字设备或模数转换设备生成、传送和维护的以二进制代码(0或1)形式存在的记录的集合。一份完整的数字文档，不仅仅是简单的数据记录，而是由内容信息、各类描述信息和封装信息构成的集合体，即对数据进行组织和整理形成信息；对信息组织和固化形成记录；对记录进行规范处理形成文档。

(二)企业数字文档

企业数字文档是在数字环境下，企业在业务活动和管理活动中形成的具有保存价值的各类电子文档，是企业各类活动过程中形成的对企业有意义的、可靠的和真实的信息记录。如生产工艺图纸、各种凭证、合同书、计划书、账单等。这些数字文档的形成一方面是为了满足现实活动的需要记录和传递信息，另一方面是为了留存证据，以便为行动的执行提供凭证和参考。企业数字文档不仅仅包括本企业内部形成的数字文档，还包括企业从外界接收到的数字文档。目前企业数字文档大体可归为四大类：由办公应用软件所生成的文档、在线或基于网络环境的文档、由业务信息系统所生成的文档以及数字通信系统产生的文档[2]。企业数字文档的分类如表1所示。

表1 企业数据文档的分类

(三)企业数字文档的形成

数字文档是通过对信息进行捕获、审计跟踪、集成、固化、登记等过程而形成的。它包含内容和形式两个方面，其中文档内容记录了文档所要传达的主要信息；文档形式包含存储文档的载体和文档的表现方式等[3]。一个真实、可靠和完整地反应企业活动的数字文档是内容和形式两者的结合体。内容信息只有依附于一定的载体，并以一定的方式表现出来，才能被人们所接受；文档形式除了集成和固化文档内容信息外，同时也在传达着文档内容以外的背景和结构信息，例如，文档来源、文档生成日期、签发人、传送的目的地、所使用的数据格式以及载体等，以便在企业管理中能够追根朔源。因此，企业数字文档的形成是由内容信息、各类描述信息和各种封装信息相融合的过程，其形成过程如图2所示。

图2 企业数字文档形成过程示意图

三、企业数字文档形成的前端控制

(一)前端控制的必要性

企业文档是记录、传递和留存企业的各类活动中直接形成信息的重要承载体，是企业文档数字化管理的对象。在互联网、大数据时代，超高速资源、资本、信息、技术的有机结合，彻底颠覆了传统的企业行业业态发展模式，企业运营数字化持续升温与深化，同时也伴随着大量电子文件的产生。电子文件具有动态性、可操作性及可重复性等特点，因而，在整个企业活动流程中有遭到内容或载体被破坏或者丢失的风险。企业文档管理的接入点必须是在企业电子文件的生成阶段，通过前端控制，对文档生命周期各个阶段实施全面的过程控制，完整的保留电子文档的元数据，确保文档的档案属性不丢失，利于后期知识挖掘与再利用。同时，通过前端控制，对大量电子文件进行统一的收集、整理以及归档利用，可以加强数字文档管理的统筹规划，解决企业业务系统各自为政及信息孤岛现象。此外，通过前端控制，还可以实现企业电子文档的数据标准化，有利于企业信息的整合，便于文档的管理和归档利用[3]。

(二)前端控制的实施要求

企业数字文档的形成不仅要全面反映企业内部各种业务活动和管理的全过程，还要记录各个活动之间的联系。任何记录不但要真实可信，还要满足企业的各种需求，以便更好地为企业服务，因此，对企业的各种需求进行详细的分析是非常必要的，否则就是纸上谈兵，使形成的数字文档达不到预期的效果。企业数字文档管理的前端控制实施要达到以下几个方面的要求。

1.满足企业内部控制需求。企业内部控制包括组织结构控制、职权控制、业务控制、资产控制、审计控制和人员控制等。由于企业活动是一个复杂的共振系统，人力、财力、物力等均处在一个生动的综合作用过程中，企业运营和业务开展具有开放性和动态性特点，因此，为了快速应对动态复杂的业务环境变化，需要进行基于证据的内部控制和业务治理。例如，企业内部必须制定各种规章制度，不同的部门不同的岗位都有明确的分工和责任，这些规章制度就是以文档的形式固化企业规则和明确责任的凭证。另外，数字环境下，人与人之间的信息传递和交流方式多种多样，例如电子邮件、短信平台、即时通讯系统和网络社交等数字化信息交流方式，这些交流方式中产生的信息本质上都是记录，对这些企业管理和业务活动中而产生记录都应釆用规范化的形式实施控制[4]。

2.满足企业运营活动需求。在企业业务运行和管理过程中会形成大量的业务报告和业务报表等，它们记录着企业业务运行的重要信息，是企业经济活动的重要承载体，通常都是以文档的形式来捕获和留存这些业务活动及事务处理的事实和凭证，可以说，文档伴随业务活动和管理而生。数字文档的形成与管理是确保数字坏境下企业活动真实面貌的有效手段。建立完善的企业数字文档形成与管理系统，可以在形成文档的同时，确保业务活动执行的质量和维护业务活动的连续性，完整地记录企业业务和管理活动全过程，从而维护数字环境下的企业形象和企业利益。

3.满足信息治理及数字取证的需求。 在企业内只有来源可靠、背景完整、内容足够清晰而且能够完整地描述事实的信息才能最终形成文档。没有控制的信息是无法满足这些条件的，因此，数字文档的形成要符合信息治理中信息采集的所有要求，这样形成的文档才能避免无用信息、虚假信息等垃圾信息进入企业文档管理系统。另外，文档的记录方式、传递和保存，都要维护信息的完整、真实和有效。数字文档的形成对支持数字取证也具有十分重要意义，目前不少国家在一定程度上都已经承认数字文档的法律效力，只要提供的数字文档真实可靠，就可以在法律纠纷中作为证据。因此数字环境下，为维护企业合法权益，企业建立可信的数字文档系统也是非常必要的。

4.满足企业档案管理的标准化需求。企业一般的文档应包括业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据，是具有保存价值的信息记录，这些记录大多是以独立文档的形式进行存储的。由于这些文档产生的软硬件环境不同、用途不同、保存期限不同等，导致了文档的类型及格式多样化，采用的存储介质和记忆方式也不尽相同，这就使得电子文档的形式各种各样。按照国家《电子文档归档与电子档案管理规范(GB/T 18894-2016)》的要求，电子文档是不能直接归档的，而应将此文档有关的背景信息和描述信息与其集成在一起归档保存，这样才能清晰地标明这份文档的下发时间、审批领导、执行单位及执行结果等。这对文档的凭证作用具有要重要的价值[5]。因此，在形成数字文档的各个环节都要制定规范化的标准作为形成依据。

5.满足企业安全性的需求。企业数字文档的安全也会受到来自多方面的威胁，例如软硬件的故障，由于设备硬件故障、通信线路终端、系统本身或软件Bug会使业务活动的高效稳定运行受到影响；如果管理不善，无法实时监控文档的安全，计算机中存储的文档信息可能遭到人为恶意篡改、删除和复制等，从而降低了数字文档的真实性和有效性；文档载体受损会导致数字文档原始信息丢失。并且随着技术更新发展，存放数字文档的载体技术也在不断变化，一些老的存储设备的淘汰也可能导致原来存储的信息无法被识读；如果网络黑客对数字文档系统进行入侵和攻击，则会造成信息的泄密和损坏；还有计算机病毒具有较高的隐蔽性和潜伏性，一旦时机成熟就会使其触发，从而对数字文档系统进行破坏，给企业造成巨大的损失。

因此要实现企业数字文档的形成与管理，必须建立管理流程的全程控制系统。采用前端控制策略，从数字文档形成初始就进行控制，排除数字文档生成过程中的各类干扰，在管理过程中从文档形成、流转、收集、整理、保存、利用直至销毁的整个生命周期都进行全程控制。对每一项具体管理内容采取全程监控，使文档流程和业务流程有机地结合在一起，从而保证数字文档的形成质量和形成安全。

(三)前端控制存在的问题

1.前端控制认知不足。前端控制是企业进行文档管理的一种理念，需要从企业战略高度和全局出发，制定整体规划。然而，现实中很多企业的文档管理仍停留在文档管理的末端，即文档形成之后，只能被动的接受文档。在这种情况下，无论各业务部门给档案管理部门提供何种形式的文件，档案管理部门都得接受。至于业务部门提供的文档是否符合归档要求，是否能长期保存，能否被有效利用等问题都堆积成历史遗留问题。由于缺乏文档管理的前端控制，企业各业务系统各自为政，档案管理部门被动的管理文档，处于文档管理前端失控的状态，部分企业需要文档流程再造，无法提供高效的文档管理服务。

2.前端控制管理制度缺乏。在企业传统的文档管理流程中，并没有对文档形成的全过程尤其是形成前端进行规划与制约，造成目前企业文档数字化管理的前端控制无章可循。在前端控制的实施过程中，管理的职责不明确，管理对象混淆，无统一化管理标准，缺乏领导的支持，前端控制有效手段缺失，使得前端控制理念更多地停留在口号层面，没有在企业实际文档管理中发挥应有的作用。

3.前端控制效果不明显。前端控制需要在企业数字文档管理系统设计时就考虑并规划数字文档管理的标准和要求，这是企业进行前端控制的必备条件。但在企业数字文档管理前端控制实际运行过程中，由于企业前端控制意识薄弱，又缺乏有效的前端控制管理机制，传统的文档管理思想根深蒂固，文档管理人员专业技能不足，制约了数字化时代企业数字文档管理前端控制的推进。

四、提升企业文档数字化管理的前端控制策略

为实现企业数字文档形成的前端控制管理，必须建立全程有效的管控机制和制定全面系统的前端控制管理策略，构建企业数字文档形成总体管理框架；统一规划企业数字文档的形成需求；制定企业数字文档形成管理标准体系和设计企业数字文档形成的自动管控系统[6]。它们之间既独立又相互联系，彼此紧密结合共同实现企业数字文档的形成与管理。前端控制的企业数字文档形成策略如图3所示。

图3 前端控制的企业数字文档形成策略

(一)构建企业数字文档形成管理体系框架

从企业实际情况出发，以国家《电子文档归档与电子档案管理规范(GB/T 18894-2016)》的要求为基础，以企业数字文档管理基础和发展需要为核心，构建一套包括指导方针、管理策略、操作规程和流程以及实现工具在内的全面基础框架。指导方针是用来指导企业数字文档形成工作的总体方向和目标，它是整个文档形成与管理工作的基础；管理策略是为实现目标而制定的所有管理和协调方案的集合，是指导方针的具体细化方案，是对企业数字文档形成所涉及到的有关部门、人员和设备等所进行的综合管理措施；操作规程和流程是针对包括企业决策层、管理层和操作层在内的所有相关人员，在涉及数字文档形成的每一个具体环节，都能顺利、合法合规地完成相关工作而必须遵循的程序或步骤；实现工具包括计算机管理软件和硬件，管理软件能够使企业文档管理工作自动化、规范化、系统化等，避免文档形成的随意性，保障数字文档的安全性，硬件则是数字环境下数字文档形成与管理的物质载体。除此之外，还可通过制定管理制度的方式来促进和规范企业数字文档的形成和管理，为支持数字文档形成系统的运行和满足其功能需求服务。

(二)规划企业数字文档形成的管理要求

1.企业数字文档形成要求。在数字技术广泛应用、信息系统和业务活动多样的环境下，数字文档的生成途径也各不相同，既有由办公自动化系统、地理信息系统等直接生成的数字文档，也有利用键盘、笔绘板、数码摄像机等输入设备通过模数转换而成的数字文档；企业运行中不同活动而形成的数字文档所能发挥的作用不同；不同文档证明其可靠性和真实性的方式不同；具有法律效力的数字文档和一般数字文档的制作目的不同，不同保存期限的文档制作要求不同。对这些不同的需求，要以企业职能和法律的需求为基础，正确有效地分析企业活动中哪些信息需要形成文档，形成目的、形成文档的类型，以及每类文档的格式要求、元数据结构和技术处理要求如何，因此，数字文档的形成既要考虑数字文档的内容、背景和结构信息如何进行组合，同时还要考虑以何种形式来呈现文档信息。与每类事项、每类活动相关的文档都应具有该类别的文档特定的形式和结构[7]。

2.企业数字文档分类和处置方案。由于各类文档生成平台及生成软件间的差异，导致了形成的文档在格式、编码、读取方式各方面都有诸多不同。企业常用的数字文档格式如表2所示。

表2 企业常用数字文档的格式

数字文档的形成是个多维的动态构建过程，分类是企业数字文档形成前的准备工作，即按照企业需求和职能，在文档形成前期规划企业外来文档、内部制作文档的分类、处理和收集范围，形成企业文档分类表及其处置方案表，具体包括标题、分类层次、内容描述、处置方案和分类标识等。通过文档分类，可以明确企业数字文档的种类，并结合企业的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤设置文档的处置方案表。文档处置方案表是从企业活动需求角度对现行文档的处理安排，除了文档留存时间表外，还包括涉密文档、临时文档的处理办法。根据文档分类及按照文档分类制定的处置方案，可以有助于文档的捕获和后续文档规范化处理。

3.设计企业数字文档制作方案和模板。由于不同类文档的制作需求存在差异，因此应该按照文档的分类方案，逐级分层分析各类数字文档的制作要求，设计企业数字文档制作方案。该方案应包括数字文档格式、支持性或辅助性软件、专用软件、压缩算法和文档形成模板的设置等。各类数字文档的制作模板是文档制作方案的微观表示。可以建立一个模板库，将不同形式的模板存于其中，当制作常用文档时就可以从库中选择相应的模板，然后只需要点击选定的模板，再选择相应的文档格式，填入相应的数据资料，文档制作者就可以按照系统引导一步步完成文档的制作，从而提高工作效率，减少操作人员的失误率。

(三)设计企业数字文档形成的管理标准

数字文档前端控制，需要管理和业务规范的支持，这些规范包括具体的业务流程、规则和标准等。只有将具体的业务流程、规则和标准等沉淀到标准体系中，才能形成符合企业需要的、真实可靠的数字文档。企业数字文档形成管理标准体系是指由企业数字文档形成系统内的所有标准，包括法规及相关法令、条例、规章、办法、制度等形式发布的标准。这种标准体系的构建需要遵循系统性原则、可持续发展原则、实用性原则、通用性原则和权威性原则，既要满足一般标准体系构建原则，还要强调与国际相关标准接轨；既要符合本企业系统及所处环境的特点，建立具有自身特色的标准体系，又要兼顾标准的实用性和适用性。

综合分析标准体系的建立可以包含业务标准、技术标准、管理标准和评价标准四个方面。业务标准确定了数字文档形成的相关术语、数据收集和整理等标准，在制定其它标准时会得到广泛应用；技术标准是对文档形成的各个环节中涉及的重复性的技术工作所做的统一规定，是专门针对某一方面的管理对象所制订的工作标准；管理标准包含了文档形成工作中涉及的具有特定管理功能的标准；评价标准是对文档形成与管理建设成果及效用进行评估和考核的标准。四类标准相互关联，相互补充，共同构成数字文档形成管理标准体系。

(四)设计企业数字文档形成的自动管控系统

企业数字文档形成自动管控系统是利用计算机硬件、软件、网络通信以及其它数字办公设备等对数字文档的形成进行集中控制，并支持数字文档在形成阶段实行全程监控和跟踪的集成化人机交互系统，是企业数字文档综合管理系统的重要组成部分。企业数字文档形成自动管控系统负责集中控制数字文档在形成阶段的所有运作，其主要功能模块应依循数字文档在形成阶段的管理程序来设置，即分类——捕获——跟踪——集成[8]。企业数字文档形成自动管控系统功能框架如图4所示。

图4 数字文档形成自动管控系统功能框架

1.企业数字文档分类子系统。数字文档分类子系统依据文档形成前期规划的企业数字文档分类和处置方案，对企业外来数字文档和企业内部制作数字文档进行分类，以指导数字文档的识别。文档管理者按照各类文档与业务系统的关系，细化企业信息系统生成文档的规则，将这些规则和文档分类与处置方案录入系统。该系统功能的实现由人机交互完成。

2.企业数字文档捕获子系统。数字文档的捕获子系统是利用计算机智能搜索技术和数字文档分类与形成规则，对企业信息系统中形成的“裸文档”或分散记录进行捕捉和获取的过程。不是所有的记录都能形成文档，对传入企业的外來信息记录和内部生成记录按规则进行筛选，只有符合企业要求的记录才能被捕捉，同时还要捕捉、获取和收集与目标记录相关的内容信息(如文档的标题、主题词、摘要、图片等内容说明)、结构信息(如数据格式、媒体格式、代码和段落安排等)和背景信息(如文档的编号、生成日期、生成者、审核者、密级等)等描述信息，将这些描述信息以元数据的方式添加到目标记录中。此时的文档内容和形式已经被固定，根据分类方案及分类代码表对记录添加分类标记，同时将分类代码添加到元数据中。记录有了留存下来的“标记”就有了归属，为日后文档的形成与管理提供方便。

3.企业数字文档跟踪子系统。数字文档跟踪子系统是根据业务规则对已标记的数字记录进行实时定位和流动监控，控制准文档在企业业务系统中的操作和流转的过程，其实质就是跟踪数字文档的运动轨迹，全程跟踪、收集和记录数字文档的流转、增删、修改和签署等信息。为了确保文档的安全性，在这个过程中不仅要对文档实施访问权限控制，还要跟踪记录文档的流转痕迹，对生成的重要信息以添加元数据和自动采集的方式尽行留存。通过对数字文档运动轨迹的追踪，实现对准文档的操作权限的控制，从而保证准文档的安全和完善准文档的元数据。

4.企业数字文档集成子系统。企业数字文档集成子系统是对管理和业务系统中收到或制作完毕的数字文档及其有关信息内容和元数据进行集成封装，使它们成为一个密不可分的整体，并对其实施逻辑集中的过程。集成是数字文档形成的最后一步，此时的数字文档具有完整和稳定的内容和形式，不能再被修改，而是被以标准格式进行固化封装，之后利用数字签名等技术对固化后的文档正式登记，赋予其在整个数字文档管理系统中的唯一文档标识标明其身份，一份具有档案意义的数字文档就形成了。

数字经济时代，企业文档管理的设计、形成与维护各个阶段面临着新的形势与挑战。本文以企业数字文档为研究对象，在前端控制思想的指引下，分析了企业如何有效进行文档的数字化管理。首先分析了文档管理前端控制实施的必要性和实施的要求，并分析了现阶段企业实施文档管理前端控制过程中存在的问题，最后，本文从企业实际需求出发，提出了提升企业文档数字化管理前端控制的管理策略，具体包括：构建企业数字文档形成的管理体系框架，规划企业数字文档形成的管理要求，设计企业数字文档形成的管理标准，设计企业数字文档形成的自动管控系统，进而使得企业文档数字化管理前端控制有章可依。本研究为企业文档管理的数字化建设和发展提供了指导意义。