企业档案管理的问题与思考

唐式英

摘要：档案管理对企业可持续发展存在着十分重要的现实意义。然而长时间以来，我国大部分企业均没有对此项工作引起必要的重视，在档案管理当中衍生出了各种各样的问题，继而阻碍了企业发展的脚步。对此，针对这些问题进行探讨，并在此基础上提出切实可行的解决措施，旨在全面提高企业档案管理水平。

关键词：企业档案管理;企业管理问题;思考

在企业刚开始建设时档案就已经产生，其充分展示出了企业从开始到发展壮大的所有环节，贯穿于企业的历史，继而为企业的所有决策提供有价值的信息。但在大部分企业中，档案管理存在五花八门的问题，对企业发展水平产生了不利影响。对此，针对这些问题展开进一步论述，并提出合理化建议。

一、企业档案管理工作的意义

所谓企业档案，简单地说是在其每一项活动中所衍生出来的全部档案的总和。从客观的角度出发来讲，企业档案为以下几个方面提供了重要的参考依据：一是生产管理;二是经营管理;三是人力资源管理;四是产品研发;五是财务管理。针对企业领导层来说，其应当结合企业档案，对所有工作人员的素质、品行等方面有一个全面的认识，熟知本企业的技术实力，旨在做出最为恰当的决策，以此来促进企业管理质量的全面提升。由此可见，做好档案管理工作对提高企业内部管理水平、促进企业健康发展等方面均有着积极的意义。

二、企业档案管理工作中的主要问题

（一）没有认识到档案管理工作的重要性

长期以来，很多企业在开展档案管理工作期间并不具备足够的基础設施，甚至管理资金也常常处于紧缺状态，无法得到有效保障，由此导致档案的利用率不理想，无法站在战略的立场上从档案当中获得有价值的信息，继而对此项工作的开展水平带来不利影响。

（二）企业档案管理力量不充足

在很多企业当中，相关管理者身兼多职的情况比比皆是，同时职位变动频率较为频繁，尚未形成专门人才，甚至有些单位尚未建设独一无二的部门，显然这会影响到档案管理工作水平。一些管理者综合能力不高，在档案管理方面也不具备较强的知识储备，没有对此项工作有一个全面的认识，无法熟练掌握整理归档装订等一系列环节，无法游刃有余地胜任此项工作，这样很容易致使一些档案发生收集不到位的情况，从而致使档案资源的缺失。

（三）档案信息化建设无法紧跟时代的脚步

很多企业档案管理模式主要以人工方式为主，显然这样会导致信息化建设无法紧跟时代的脚步。借助于人工方式不单单会让整体效率大打折扣，还容易增加错误情况发生的次数。即便在信息化不断发展的时代，大部分企业也无法利用信息化带来的优势，这样长此以往下去会致使档案整理方式更新速度不快，从而与当前社会发展需求背道而驰。

（四）管理与服务存在脱节情况

第一，档案的门类存在着单一化的特点，大部分企业总是将目光放在文书档案之上，而没有对业务资料的收集予以高度重视，显然这会对档案系统的完整性带来不利影响。第二，对档案的保护力度远远不够，导致很多档案流失。第三，大部分企业往往将目光放在了存储上面，却没有对其应用问题引起必要的重视。很多企业收集完相关档案之后，就会将其一直存储起来而很少再去翻阅，忽略了档案在企业发展期间的重要价值。这不单单会阻碍到企业发展的脚步，还会造成过度浪费。

三、对企业档案管理工作的对策

（一）加强对档案管理工作的认识

积极宣传档案工作的重要性，确保相关管理者以及工作人员均可以深刻意识到此项工作的重要意义。将更多的目光放在此项工作的开展之上，并在此基础上把其提升至重要位置，促使企业可以得到广泛关注。不只是这样，还应当对此项工作投入足够的资金扶持，为此项工作可以畅通无阻地进行下去提供应有的保障。

（二）科学立档，构建行之有效的收集制度

从企业的角度出发来讲，其应在以下几个方面认真遵循档案管理标准：一是分类档案;二是归档范围;三是保管期限等。与此同时，还要持续提升档案整理工作标准，严格按照相关要求开展档案整理工作，确保档案内的每一个文件均处于完整状态。规范档案管理工作，对档案种类做好相应的划分工作，为日后档案的存储与应用提供应有的便利。

（三）对档案服务机制加以创新

规范管理档案的内容，在持续提升档案水平的同时，应当采取有效措施完善与优化文献资源，这样做的目的是促使档案管理可以朝着规范化与标准化的方向前进，继而为企业的可持续发展打下扎实的基础。不仅如此，还应当让档案管理服务的创新意识得到进一步地加强，加快现代化建设的脚步，旨在为经济建设带来益处。

（四）加大档案管理队伍建设的力度

基于经济水平持续提高的大环境下，相关管理者应当紧跟时代的脚步，应当拥有较强的综合能力与较高的道德品质，同时还要求相关工作人员要端正自身工作态度，以最饱满的热情投入到档案管理工作当中。从企业的角度出发来讲，企业应当具备相应的人才存储，加大资金的投入力度，只有这样才能加快其发展的脚步。

（五）要加快企业的信息化建设

在充分借助大数据优势的基础上，构建起与之相匹配的档案信息数据库，把档案做好信息化处理，以此来促进档案管理与信息化建设共同实施。与此同时，还要对现代化发展成果加以利用，借助于信息技术以及网络技术来顺利实现档案信息的网络化，从而促进现代化建设水平与质量的全面提升。针对企业档案现代化建设环节来说，一定要将目光放在隐私的保护之上，为档案管理工作得以顺利实施创造优越条件。

（六）做好档案管理的安全防护工作

应当严格结合有关法律法规开展档案管理工作。针对档案安全管理工作来说，相关企业需要加大资金的投入力度，除了要高度重视人为影响之外，还应当关注防潮、防火等相关方面。就那些特殊档案而言，一定要将更多的时间和精力投入到对其的防护当中，如果有必要则需要进行单独的防护手段。与此同时，还应当对企业知识产权做好法律备案工作。

四、结束语

档案管理作为企业内部管理中的重要组成部分。倘若想要提升企业工作水平，加快企业发展的脚步，那么就要将更多的目光放在档案管理之上，并在此基础上构建科学合理的档案管理模式，采取针对性的手段妥善处理档案管理工作存在的各种问题，为企业得以健康发展保驾护航。

参考文献：

[1]知识管理背景下的企业档案管理分析[J]. 叶丽娟. 城建档案. 2019（05）

[2]我国改制企业档案管理模式的实践创新——“苏州模式”[J]. 杨鹏. 档案与建设. 2019（04）

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