高职院校档案信息管理精细化提升的研究

徐蔚 潘琪 曾宪超 陈志芳

◆摘  要：随着信息技术、数据处理技术不断发展，档案载体介质包括使用等变化极大高职院校档案管理软件技术、硬件设备不断提升，亟需使档案管理精细化，促进高职院校档案管理工作水平和工作质量，本文对高职院校档案信息管理精细化现状进行详细阐述，并对解决此类问题进行了分析探讨，以提高职院校档案管理工作效率的问题。

◆关键词：档案信息管理;高职院校;精细化管理;对策

当前高职院校要对档案信息资源进行合理科学的管理，借助计算机、网络、数据技术为突破口实现科学有效高职院校档案信息管理精细化，切实保障高职院校档案信息管理工作全面性、真实性、时效性。

一、高职院校档案信息管理现状

（一）高职院校档案信息管理手段落后

随着社会的信息化程度的提高，但高职院校档案信息管理工作尚未与科技的发展与时俱进，实物档案信息管理仍然是档案管理的工作重点，电子化档案仅停留在扫描、拍照留档上，传播和储存媒介通常以纸质媒介为主，档案信息丢失、查找的问题严重，对高职院校的档案信息管理效率产生严重的负面影响。

高职院校档信息案管理规范要求档案管理人员按照档案管理规范对各种档案信息分门别类地编号、整理、归纳，受学校档案的管理时限较长、人员周期性流动性较大等因素影响，对档案信息的调用、查询，对占用高职院校档案管理工作人员的工作量的比例较大。

（二）高职院校对缺乏档案信息管理精细化的科学认知，人员队伍需要提升重组

档案信息管理精细化对教学、教研、科研等高职院校核心业务的意义及价值认识不足，仍停留在辅助、服务的职能定位上;缺乏档案信息管理科学系统规划，导致高校档案信息管理工作效率低下。

随着高职院校档案管理工作的复杂性、工作量提升，高职院校档案管理工作人员多数都是非档案管理专业人员，在专业知识、系统训练等方面亟待提升。高职院校档案管理工作，需要具备专业计算机、信息处理等相关专业技术背景的工作人员，才能将大数据应用、信息管理电子化与高职院校既有档案管理工作进行有机结合，实现高职院校档案管理信息化的高效运行。

（三）高职院校档案管理信息化建设软件、硬件投入有待提高

高职院校档案管理精细化复杂、全面、系统，要给予充足的资源投入，先进的硬件设备、软件、网络建设均是必要的基础投入。受资金、硬件、软件投入限制，这是导致目前高职院校档案管理效率低下的直接原因。除此之外，相关档案管理工作人员必须熟练操作、维护身份认证系统;熟练进行视频、图像处理及存储、整理，以及对通用软件进行二次开发，这是高职院校档案管理精细化最难解决的问题。

二、高职院校档案信息管理精细化的对策研究

为实现高职院校档案信息管理实现精细化管理控制，实施科学合理的措施、优化档案管理制度、构建全方位深层次高职院校档案信息管控模式、完善档案信息数据库等等。

1.完善档案信息数据库。高职院校实现档案管理信息化过程当中所采用的技术包含安全保密、网络以及数据库等各项技术。以计算机为硬件基础搭建档案信息数据库，满足了海量档案信息的存储空间条件，并记录全方位的高职院校各类数据信息，能够对于不同类别、不同人员的信息进行客观反映，为当前高职院校各类人员管理评价、科研教学提供充足数据资源支撑。为预防高职院校受到网络破坏、程序漏洞、病毒传播等影响高职院校档案管理过程当中需构建安全保障体系;科学、人性化的搜索引擎是数据检索、更新的技术基础;除此之外，档案信息数据库的操作简便性、维护费用、信息检索平台的开发使用时间都不同程度的决定了高职档案信息数据库的检索效率和效果，帮助高职院校领导层全方位考察和了解师生、教学、科研资源，进行高职院校管理决策;方便各类人员利用档案信息资源奠定良好基础。

2.不断优化高职院校档案管理制度、档案信息资源管控模式。

对高职院校档案资料进行精细化控制和管理的趋势是在计算机信息化建设基础之上坚持档案管理全面实效、客观公正的原则，保障高职院校档案信息管理质量和管理水平得到全面的提高，保证高职院校各部门信息汇总的时效性。

一是高职院校内部需要积极有效推广信息化模式。针对信息整理过程当中，需要采用计算机技术实施科学归档，实现档案管理人员获取信息高效化。

二是采取合理科学措施优化完善档案管理系统。在实际工作开展的过程当中需要采取科学有效措施针对各种硬件设备申请、配置和采购。增加高职院校档案管理信息化工作的软件、硬件投入，以科学高效实用做基础，对各种档案管理软件升级优化，构建现代化的档案信息管理系统;不断更新档案信息管理的硬件设备更新，例如各类型的通信设备、扫描仪、计算机等;加强校园网络支撑，满足高职院校档案管理信息化的高速传输、大容量保存的需求。

利用大数据技术构建精准化的数据库管理系统为高职院校及时准确提供完整化档案数据，结合用户检索行为以对海量档案数据处理、利用，满足高职院校各部门、人员的信息需求。

三、结语

随着高职院校政策关注、规模扩大、生源增加等变化，高职院校档案的管理时限长、人员周期性流动性较大、档案信息资源利用率低、统计缺乏时效性等问题突出，高职院校档案信息亟需逐步延伸到整个高职院校教育教学、科研管理体系当中，帮助全方位考察和了解师生、教学、科研资源，这对于高职院校管理工作及自身发展具有重要意義。

参考文献

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