新时代高等学校档案管理信息化创新的研究

邹晏秋 李育红 潘高峰

◆摘  要：新时代新征程，随着高等学校教学和科研的全面发展，高校档案管理工作也要借此契机进行改革创新，本文论述了高校档案管理工作提高思想认识，更新档案管理理念;构建创新思维，发扬档案管理创新精神;运用先进网络技术，进行档案管理信息化建设。

◆关键词：档案;信息化;创新

新时代对高等学校的管理工作提出了更高的要求，同时也对高校档案管理工作展开了新的发展平台，我们要把握时机加快高校档案管理工作改革创新的步伐，积极探索高校档案管理工作的新方向，打开高校档案管理工作的新思路，展现高校档案管理工作的新气象，创造高校档案管理工作的新篇章。

一、高校档案管理工作中存在的问题

1.对档案管理工作的重要性认识不足

高等学校是国家培养高级人才和进行科学研究的重要场所，主抓教学和科研工作是重中之重，在高校发展的总体布局上对档案管理工作没有准确的定位，因此对高校档案管理工作有所忽略，档案部门的人员、设备、财力配备明显不足，在一定程度上影响了高校档案管理工作的进一步发展。

2.档案服务有局限性

高等学校的档案管理工作基本上停滞在传统的收集、整理、装订、保管、查询这一状态中，被动的服务于高校的教学和科研工作，来则找、问则答，忽视档案资源的利用与开发工作，致使一些有价值的历史资料长眠于档案部门，没有发挥应有的作用，缩小了高校档案的利用范围，限制了高校档案工作的持续发展。

3.档案管理人员严重不足

高等学校是以人才培养为目标、以科学研究为主的重地，需要配备领军人才的师资队伍，由于发展需要招聘普遍偏重于高级人才，相对教学辅助部门配备人员明显不足，导致工作有所积压。档案部门缺少具有专业知识和丰富工作经验于一身的专门人才，部分档案管理工作人员在工作中简单机械式工作，为完成工作而完成工作，没有提升自我的意识和不断的创新精神。

二、高等学校档案管理人员队伍建设的思考

新时代，高校档案管理工作创新非常有必要，有助于将档案作用更加充分的发挥出来，为高校发展提供助力。为此需要档案工作者积极更新传统管理观念，注重自身能力的提升。 新时代赋予我们新的思想理念，在高等学校档案管理工作中不仅需要爱岗敬业、任劳任怨、无私奉献，更需要发扬传统、破旧立新、集思广益，积极转换思想，提升创新意识，培养创新精神。同时要强化档案管理人员的服务意识，以全新的精神面貌进行档案管理工作，使档案管理工作更加的标准化、科学化、全面化。

档案管理人员应从自身出发重视和加强高校档案管理工作，为高校的发展承担责任和义务，甘当绿叶配合高校高层领导决策和各部门的日常工作，协调好校内校外各个方面的关系，形成校内校外全方位的优良的档案工作环境，努力做到档案资料无遗漏、管理工作无死角、服务工作无偏差，保证高校档案管理工作高效顺利的进行。

三、高等学校档案管理信息化创新的思考

随着信息技术的迅速发展，高校档案馆只有加快档案资源的信息化建设步伐，才能适应形势发展的需求。

1.拓展档案管理工作空间

网络技术的运用打破了高校各部门的限制，无限的拓宽了档案信息化建设的空间，以高校档案部门为中心建立信息资源管理体系，结合高校工作的实际情况，以辅助高校的发展为目的，协调高校党政办公室、教务处、科研处等各部门建立互联互通快速高效的网络化办公。在每一项工作完成之后及时将电子资料传送至档案管理部门，减化了档案日常管理工作中繁琐程序，实现了无缝对接，真正解决了长期以来文书工作和档案管理工作分立状态，在统一的信息化管理的体系中，提高了归档的时效性，保证归档的准确性，避免了纸质档案的损耗，延长了档案信息的保存时间，实现了高校档案管理信息化的终极目标。

2.加强服务意识

高等学校档案管理信息化创新建设需要加强服务意识，不能只停留在传统的保管和查询层面，新的时代要有主动的创新思维，在“全心全意为人民服务”的基础上，加深档案的服务层次，对有价值和历史意义的存档资料，运用先进的办公设备和先进的科学技术对其进行全面的开发和利用。如真实的记录了高校在伟大的中国共产党领导下百年沧桑、文化积淀、励精图治的校史资料，教书育人、科学研究的重要历史资料，这些不仅是高校也是国家的宝贵财产。不能让它们沉睡在原地，而是想高校之所想，从各个角度进行深入研究，助攻高校发展，服务于广大教师，教育学生传承高校文化、领略高校精神、树立正确人生观，使全体师生从心里热爱学校事业、尊重学校历史、发扬学校精神，发挥了高校档案管理工作信息化的作用，实现了高校档案信息资料的最大价值。

3.建立健全规章制度

高等學校档案管理创新工作离不开完善的规章制度，特别是信息化建设中电子档案的管理工作更是需要明确严谨的规章制度进行支撑，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《高等学校档案管理规范》等国家法律法规及针对互联网等相关法规政策，来建立健全相应的规章制度，同时制定岗位责任制，细化到每一个档案管理工作的环节，最大限度减少档案管理工作的失误，从收集、整理到归档、查询，遇到问题有章可循，形成环环相扣、合理对接的良性工作循环，以达到高校档案管理工作的标准化、规范化。

参考文献

[1]冼玉华，如何在新形势下实现高校档案管理工作创新[J].传媒论坛，2021（01）：146-147.

[2]方照燃.网络环境下学院档案管理工作创新研究[J].办公室业务，2018（05）：112.

作者简介

邹晏秋（1970-），女，吉林省吉林市人，吉林化工学院馆员，主要从事档案管理和研究工作。