关于加强文秘人员管理文书档案的几点思考

张丹丹

◆摘  要：文秘人员对保障机关、单位正常运转起着极为重要的作用。不仅要为本部门领导做好服务，还要负责本部门的办文办事办会等日常工作。文书档案管理作为文秘人员工作职责之一，是档案工作的重要组成部分。文书档案管理水平高低体现着机关、单位规范管理的能力。本文通过梳理文秘人员对文书档案管理的重要作用，结合实际指出文秘人员在文书档案管理中的制约因素，并提出具体改进措施，切实提高文书档案管理水平。

◆关键词：文秘人员;文书档案;管理

文秘人员是机关、单位里上呈下传、协调周全的中枢纽带，是辅助领导决策的参谋助手。他们身兼“文件管理员”“兼职档案员”等数职，工作多，任务重，凭借超常能力和陀螺式的旋转，保障着机关、单位工作的正常运转。

文书档案反映着机关、单位履行职能的情况，其历史记录的真实性，是维护国家主权利益的重要依据，是工作的查考凭据，是宣传教育的极佳素材。

各部门的文秘人员作为兼职档案员，承担着本部门文书档案管理的重要职责，其业务能力直接影响文书档案管理水平。

一、文秘人员在文书档案管理中的重要作用

（一）有利于文件材料高水平制发

招聘文秘人员时，一般要求文秘人员具备较高的写作水平。因为文秘人员不仅要负责单位内部文件运转，还要兼顾公文办理和文稿校核等任务。同时，文秘人員入职培训也增加了公文处理的相关内容，使得文秘人员对公文的字体、排版、主抄送单位的排序以及文件运转流程都能清晰了解，从而在公文办理过程中能够严格执行公文处理的相关规定，减少公文错情，对提高公文质量、制发高水平文件起到了审核把关作用。而文件材料质量直接影响文书档案的质量。

（二）有利于文件材料规范化整理

1.有助于文件材料收集齐全完整

文秘人员清晰了解本单位职能，因此可以轻易识别哪些是具有归档价值的文件材料，还可以轻松判定文件形成过程中可能产生的各种材料，，而且文件制发一般要经过文秘人员登记编号，能够较全面掌握本部门文件制发情况，这些对于文件材料的收集齐全完整起到了关键作用。

2.文件材料能够整理规范有序

具有较高档案业务水平的文秘人员，能够将文书档案保管期限表了熟于心，可以轻松确定一份文件材料的保管期限，并且按照归档的要求高水平做好件内排序、编页、编目等工作，对于规范整理起到了保障作用。这些直接决定了文书档案的归档质量。

（三）有利于文书档案的安全利用

文书档案作为历史凭证和工作查考依据，利用率极高。各部门利用文书档案时，一般会由文秘人员到档案部门办理借阅手续。经过系统培训的文秘人员，已具备较强的档案意识和保密意识，会详细登记文书档案流转情况，能做到对文书档案利用人员的保密提醒，还可以及时催促文书档案利用人员到期退还，极大程度上确保了文书档案的安全利用。

（四）有利于档案知识的宣传普及

档案宣传教育是文秘人员的工作职责之一。随着《中华人民共和国档案法》等法律法规以及《机关档案管理规定》等规章制度的健全，档案制度体系越来越完善。档案部门在全单位范围内宣传档案知识仅能覆盖各部门综合处室的工作人员，不能深入全体工作人员。

此时，由“专职档案员+兼职档案员”构成的档案工作体系的重要作用就显现出来了。文秘人员作为兼职档案员，可以采取合适的时机，向本部门其他工作人员宣传档案知识。以点带面，扩大档案知识宣传效果，做到档案知识覆盖单位全体人员。

二、文秘人员在规范文书档案管理中的制约因素

（一）工作任务繁重，难以顾全文书档案管理工作

文秘人员身兼数职，担负着服务领导、协调沟通、文件运转、办文办事办会等多项工作，任务重，压力大，很难抽出时间与精力全身心投入到档案工作中。

（二）档案理论知识水平薄弱，实践能力参差不齐

多数文秘人员能够按时参加档案业务培训，不断更新档案知识，提高业务能力，较好完成文书档案归档工作。但少数文秘人员工作过于繁忙，较少参加档案业务培训。

三、多管齐下，提高文书档案管理水平

（一）强化宣传引导方式，提高文书档案重视程度

一是持续推进《档案法》宣贯，加大档案普法力度，进一步提高全体工作人员的档案意识，提升档案重视程度，便于文秘人员顺利开展文书档案管理工作。二是结合工作实际，举办档案专题展览，用文书档案展现机关、单位发展轨迹或在履行职能过程中发挥的重要作用，实现文书档案宣传教育作用。三是根据实际，将档案基础知识印刷在鼠标垫或笔记本中，创造“档案知识不离手”的工作环境，营造爱护档案、重视档案的良好氛围。

（二）改进教育培训形式，提升文书档案管理能力

一是创新培训方式。利用直播间、微信群等方式开展线上档案教育培训，文秘人员不仅可以灵活选择学习时间，还可以无限次重复学习，极大方便文秘人员更新档案知识。二是举办档案业务比拼。组织文秘人员开展文书档案业务能力大比拼，对业务能力突出的文秘人员给予一定的奖励，提高文秘人员的实践能力。

（三）用好档案业务评价，抓好档案业绩考核水平

一是将文书档案工作纳入年终总体考核体系，倒逼部门领导和文秘人员进一步提高对文书档案重视程度。二是档案部门加强对本单位文书档案管理工作的监督、指导和检查，发现问题，及时通报并督促整改。

文书档案管理水平的高低，直接体现了机关、单位规范化管理的能力。不断提高文秘人员档案理论知识水平，持续提升业务能力，才能使文书档案更好地发挥“以档辅政资政”作用。

参考文献

[1]梁大溪.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].基层建设，2019（28）.