基于ERP信息平台下业财融合管理模式的应用与研究

聂 尧

（开滦（集团）有限责任公司物资分公司，河北 唐山 063000）

0 引言

在市场经济中，一个企业、一个地区乃至一个行业想要快速发展，就必须把成本降下来。而现今技术变革，互联网高速发展，由4G 时代开始向5G 时代进阶，这就直接解决了“信息流通成本”。企业若可以高效地利用信息，整合自身资源，就能够实现企业的高效管理，大大降低企业的各项成本。因此，企业加快推行业财融合管理，打破业务、财务信息孤立的壁垒，实现信息共享，是顺应时代发展趋势的必然要求，也是企业未来管理改革的重要方向之一。

1 基于ERP信息平台下业财融合管理模式的含义

1.1 业财融合管理模式的概念

业财融合的管理模式是指打破业务部门和财务部门由于传统工作分工造成的信息壁垒，实现数据共享，进而降低企业成本，减少企业风险。

1.2 基于ERP信息平台下业财融合管理模式概念

开滦（集团）有限责任公司物资分公司是开滦（集团）有限责任公司的下属分公司，对内履行物资“集中采购、集中储备、集中结算、集中配送”的“四集中”保障物资供应职责，同时对外开展物流贸易和物流服务。为保障双重职责的履行，物资公司在ERP信息平台的基础下逐步建立起了业财融合的管理模式。

物资公司以ERP信息平台作为支撑，推行业财融合管理模式，将企业的业务流程重新梳理、重组，在系统中把整体业务流程分为采购管理、库存管理、存货核算、销售管理、应收、应付六大模块，形成共享数据库，将企业的数据流、业务流、财务流、管理流进行有机的整合，初步建立了以信息流为核心，以业务流程为依托，财务数据为支撑的业财融合管理模式，对企业的资源进行高效配置，降低了企业整体成本。财务监管也从业务的终端不断覆盖到整个业务流程，真正形成了严密的事前预算、事中控制、事后分析的财务监管体系，降低了企业经营风险。

2 推行业财融合管理模式的必要性

2.1 推行业财融合管理模式是企业实现高质量发展，推进财务管理转型的必要途径

伴随着市场经济的快速发展，开滦集团转型升级的加速，企业业务范围不断扩大，对物资供应的要求不断提高，物资公司作为开滦集团保障物资供应的分公司，业务量加大、供应服务的反应速度不断加快，供应服务的质量要求进一步提高，现今平均月采购额达到1 亿多元，采供难度不断加大，财务数据不断扩大，传统的财务管理模式已经不大适应现今企业的发展要求，迫切需要财务人员参与到企业的决策和内部控制中去，从职能管理向业务、财务协同管理转变，因此推行业财融合管理模式是实行企业高质量发展的必要途径。

2.2 有助于优化资源配置，调剂余缺，提高存货周转率

通过推行ERP信息平台下的业财融合管理模式，以及对企业各个流程进行实时监控，数据资源共享，及时准确地掌握物资采供情况、库存储备、业务进行情况，同时对资金运营情况、企业债权、债务情况等财务数据更加清晰明了，管理者可以随时掌握企业内、外信息，从而进行更加合理的资源配置，调剂余缺，提高库存周转率，实现以最低的成本保障最大规模的物资供应目标。

2.3 大幅度提升了财务工作效率，提高了会计信息质量

财务人员可以根据业务的数据源直接审核、记账、直接生成凭证，大大减少简单重复的人工制单，使财务部门的工作效率大幅度提高；同时又规避了财务人员的主观干扰因素，降低了舞弊风险和手工编制会计凭证的差错率，提高了会计信息质量。

2.4 打破信息孤岛，加强了物资公司对资金流的控制

改变了原有的业务系统与财务系统的不对接现象，财务数据可以通过系统直接追溯到基础业务数据。从而使资金从收入到支出，从物资的采购到销售，整条资金链进行财务监管，例如应收、应付的控制现已经超出了原先仅仅由财务部控制的范围，逐渐扩展到各个业务部、各个仓储单位，延伸到采购和销售的各个方面，大大加强了物资公司对资金流的掌控程度。

3 基于ERP信息平台下业财融合管理模式的构建与应用

物资公司借助ERP信息平台，通过采购与验收、销售出库、付款三大流程进行业财融合管理，可以直接通过系统调取，生成特定的数据表、单据等，既能对业务、财务进行单独的处理，也能将他们进行更好地融合，具体业务流程如下：

3.1 物资采购与验收流程

业务员根据用需单位报送的需求计划，汇总、搜集、整理出采购计划，报送集团审批，进行招标采购。采购决策结果下达后，在系统内录入采购申请。供应商招标成功后与业务员签订相应采购合同，业务员负责将合同导入ERP信息系统中。业务员根据采购申请，结合系统中的各仓储部门的库存情况，平衡利弊，分批次生成补货通知单或采购订单，供应商根据单据进行送货。到货后，库房保管员根据收货凭证进行比对验收，验收后，在系统中生成预验收入库单。财务部核对原始凭证无误后，根据系统中的采购发票，直接生成电子凭证，进行结算。

3.2 销售出库流程

在物资支领时，需求单位凭借有效的支领凭证进行出库，库房保管员发放物资后，进行系统操作，业务员根据库房出库信息生成销售结算凭证并将销售凭证、销售成本送至财务部。财务对销售凭证审核无误后，直接引用销售发票自动生成收入凭证、成本凭证。

3.3 对供应商进行付款

每月付款额要控制在公司决策、集团批复的采购资金指标内，业务部结合公司资金指标综合分析供应商、物资、应付账款等情况，填制付款申请单，在经过本部门主任以及主管经理审批后，填制“支款凭证”，需要注明付款方式、收款人、账号等客户信息，按照支款流程逐级办理支付审批手续。结算部根据审批后的付款申请，填制支款单并办理付款手续，在系统中进行付款单制单。财务审核付款原始凭证无误后，根据系统中的付款单审核记账，在ERP 中提交网银或承兑汇票进行付款，资金支付模块通过集团公司结算中心或财务公司直接与外部网络银行相连，可迅速实现对供应商的付款。同时财务人员可以通过付款记录自动生成相应付款凭证。具体流程如图1 所示。

图1 ERP 系统下的业财融合管理流程图

这样通过ERP 系统可以实现业务全程可视化，可追踪，可定位，及时采集、加工和汇总各种信息，随时转化为财务数据、管理数据；可以做到充分发挥财务监管作用，从采购订单、采购合同等这些前端业务就开始伴随着财务监督，在风险萌芽阶段就有效进行控制或消除。

4 推行ERP 平台下业财融合管理模式的有效途径

4.1 完善内控管理制度，促进业财融合管理中业务流程规范化

为打好推进业财融合管理的基础，保障各项业务规范有序地进行，使最终财务数据准确及时地反映出企业的经营现状，物资公司重新梳理了各项业务流程，根据业财融合管理进一步完善的需要，修订完善直达到货物资验收管理补充规定、应收款项考核办法、采购代储物资管理办法、物资储备管理实施意见等10 余项管理制度或办法，同时对集团公司历年下发的各项管理制度做了全面的梳理、汇总并编辑成册，各项管理制度形成的内部控制体系已经基本覆盖了企业业务与管理整体业务流程的各个重点环节。将原有的复杂繁琐的流程尽量简化，模糊流程明确化，建立跨部门的流转程序，保证不同部门的数据有序上传并实现共享。

4.2 以考核为激励手段，保障推行业财融合管理模式的有效落实

有效推进业财融合管理的关键点在于企业员工的有效配合和其积极主动的发挥，物资公司通过建立一定的综合考评体系，采取定期举行基础工作检查、企业内部自查等综合考核方法，根据各岗位员工实际工作情况，对业务的标准化，系统操作的及时性、准确性，财务凭证的规范性，费用支出的合理性等进行检查考核、综合考评，并与员工奖金等挂钩。同时对业财融合效果好、能够显著提升企业效益的部门给予物质或精神激励，通过引导激励的方式提高员工执行力，使业务部门与财务部门做到协同配合，共同提升企业价值。

4.3 完善业财融合ERP 系统的风险防控

4.3.1 严格权限划分，避免企业风险

为避免企业风险，物资公司严格划分各不兼容岗位的权限，为不同的职员规定其工作权限范围，其在使用ERP 系统时，只能查看与使用属于自己权限范围内的东西，防止人员通过控制各部门信息从而损害公司利益或经济舞弊等现象，给公司造成经济上的损失。

4.3.2 多次进行系统调适，保障业财融合ERP 系统安全运行

物资公司以原有系统中所包含的采购、销售、财务等业务，根据其自身保障物资供应的主要职责，审视这些业务的系统兼容能力、业务财务融合度，对系统进行多次调试。数次开展建议搜集、集中研讨会，广泛征集一线工作人员的意见和要求，使其逐步适合本公司的实际情况。同时，在建设业财融合ERP 系统的同时物资公司对系统进行定期检查与维护，避免出现信息丢失或系统被恶意入侵等情况。

4.4 强化人才队伍建设，提升员工综合素质

在企业推行业财融合管理模式的进程中，不仅企业的财务管理职能发生转变，而且企业的运营模式也开始升级。这就意味着财务人员、业务人员等既需要具有较高的专业技术水平，又需要全面掌握综合管理知识，以提高财务业务融合度，加快业财融合进程。为此，物资公司要注重对员工进行业财融合ERP信息系统操作培训，信息工作人员要到一线进行工作，解决基础工作中的具体问题。同时大型员工综合技能提高培训活动，促进了培训工作的不断拓展和深化，如安全生产标准化、采购评委业务、计算机网络安全、财务基础知识等大型培训活动，为业财融合打下良好的人才基础。

5 推行基于ERP信息平台下业财融合管理模式的未来发展方向

现今物资公司初步建立起了业财融合管理模式，但仍有部分局限性：一是，预算管理的缺位，无法在系统中实现全面预算的指导性和约束性；二是，现阶段没有将内控制度中的会计控制制度嵌入到ERP 系统中，无法在系统中有效进行内控约束。物资公司未来需要着重从这两方面入手，继续完善业务财务一体化建设。

5.1 将全面预算体系引入业财融合ERP 系统中

现今物资公司仍未将预算管理嵌入到ERP 系统中，建议未来将全面预算体系引入ERP 系统中，从而覆盖公司整个业务过程。这样既可以强化预算的约束作用，又可以发挥预算的指导作用。通过ERP 系统加强预算的刚性控制，减少人为因素干扰，做到在系统中有预算才可以有权限支出。同时可以实现定期或不定期的比较各部门的实际结果与预算之间的差异，可以及时明确企业经营中存在的问题或企业未来成长空间。

5.2 将会计控制嵌入到业财融合ERP 系统中

物资公司在继续推行以ERP信息平台为基础的业财融合管理中时，应该以财务管理需求为驱动力，以落实《开滦集团内部控制制度》为落脚点，将内部控制的会计控制嵌入到ERP信息系统中，突出规范重点领域、关键岗位的经济和业务活动中内控制约作用，减少人为干预，减少弹性缺口，实现系统自动化控制、自动预警，加强管理政策的约束力。对企业会计控制中关注度较高的“招待费”“差旅费”“会务费”“培训费”等，实行进一步的精细化、科学化和规范化管理，确保财务监管和内部控制取得实效。