计算机技术在文件与档案管理中的应用

钟易廷

摘要：计算机技术引入文件与档案管理工作后，加快了文件档案管理工作的革新步伐，帮助员工摆脱烦琐、重复性的工作，减轻了他们的工作压力。计算机技术在文件与档案管理中的应用可以分为三个阶段，本文主要分析不同阶段文件与档案管理对于计算机技术的具体运用，并结合当前实际状况提出优化建议。

关键词：计算机技术;文件与档案管理;运用

中图分类号：TP311     文獻标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）19-0116-02

文件与档案作为信息数据的一种，仅仅依靠人力进行管理很容易出现问题，并且工作任务大，而计算机技术在数据分析与存储方面具有较大优势，通过计算机技术管理文件与档案，能够为档案信息的时效性以及完整性提供保障，实现信息共享，保障信息的安全性，为信息查找与统计提供便利。

1 运用计算机技术进行文件与档案管理的意义

1.1 有利于保障文件与档案信息的完整性

在传统文件与档案管理工作中，以纸质文件保存信息，随着工作人员的不断更换，信息很容易被遗失，影响后续的档案查阅工作。但是将计算机技术应用到文件与档案管理工作中能够有效避免文件和档案记录遗失，为信息的完整性提供保障。有关负责人可以通过计算机技术进行信息核对与搜集，对文件和档案记录的信息进行及时更新，确保信息的连贯性。

1.2 有利于提升文件与档案信息的安全性

过去记录档案信息主要采取纸质形式，但是纸质文件的保存有时间限制，很容易因为各种外界条件被损毁或腐烂，威胁文件与档案的安全。与之相比，借助于计算机技术保存文件与档案，不仅能够避免外力因素给文件带来的损毁，还能够延长文件与档案的使用时长，使文件的安全性得到保障。但是也需要注意，通过电子手段保存档案存在网络技术风险，甚至会造成文件信息泄露，所以，有关部门需要制定安全管理制度，不断优化档案管理系统。重视电子文件的保密管理，如果信息比较重要，还应当予以加密处理，定期对信息的安全性进行检验，如果发现档案管理系统存在漏洞，需要及时修补。

1.3 有利于充分发挥文件与档案的使用价值

在传统档案管理模式中，文件数量多，存放形式比较复杂，而且随着存放时间的延长，档案室工作人员需要负责的文件数量不断增多，有关人员若想要调取某一方面的信息较为困难，花费较长时间后也很难获取到自己所需的信息，档案的使用价值无法充分发挥出来。采用计算机技术可以有效解决这一问题，通过检索，能够迅速获取到所需信息，提升档案的使用价值。

2 文件与档案管理应用计算机技术的不同阶段

2.1 文件与档案管理分别运用计算机技术

计算机技术引入到档案管理中后主要在统计、检索以及整编等工作中发挥作用。具体涉及以下几方面：首先，用计算机对档案检索工具进行设计，将其划分为专题目录、案卷目录等。再者，利用计算机展开档案检索工作，根据档案入库时所标记的形式特征与内容特征，检索出所需的档案以及档案所在的具体位置，方便相关人员查阅。最后，通过计算机技术掌握档案管理阶段产生的各种数据信息，例如档案出库以及入库情况、档案的归还情况以及库存空间等。

2.2 文件与档案管理综合运用计算机技术

文件和档案管理联系紧密，是前后相承的两个时期，无论在哪一阶段运用计算机技术开展工作都会另一阶段的工作造成影响，此外任何一个阶段发生变化都会给系统功能的发挥产生影响。着眼于这一层面进行分析，为了确保在文件与档案管理阶段都能够实现信息共享，避免信息被重复录入，提升工作效率，对各个系统的数据接口进行规范化，就应当根据目前文件与档案管理工作的具体状况，研发一体化系统软件。现如今，我国诸多公司都自主研发或者购买了文档与档案管理一体化的系统软件，实现文件与档案的科学管理。无论不同公司所实施的文件与档案管理软件在功能设计上存在哪些区别，但是这些软件基本都能够满足文件与档案管理工作要求，使得工作更为系统化。

2.3 电子文件阶段

电子文件指的是依托于电子技术实现文件存储、传递以及处理。电子文件凭借其在信息传递以及工作效率方面的优势替代了纸质文件的地位。随着电子文件的不断发展以及改进，过去传统的文件分类手段也被革新，依据模块以及流程建设信息集成系统，同一份档案被收纳到不同的管理系统中，计算机能够根据具体的指令对档案的类目做出调整。虽然不同单位的档案分类模式不一致，但是一般都符合单位的实际需求，采用计算机技术使得文件与档案分类的科学性得到了提升。

3 运用计算机技术开展文件与档案管理工作存在的问题

3.1 缺乏对电子文件与档案的全面认识

在传统文件与档案管理模式中，工作人员一般是将贴条贴在档案上，并将其放在档案室中，这种档案存储方法并不利于档案信息的公布，人们使用档案时面临较大的困难，档案的经济效益以及社会效益无法充分发挥出来。伴随着商品经济以及市场经济的不断完善，大众的价值观念也在与时俱进，开始认识到经济社会发展过程中档案的重要作用。但是也有一部分人看法比较片面，将档案当作私有财产，不能被公开，导致电子文件与档案的开放受阻。

3.2 文件与档案管理标准带来的限制

档案管理标准是档案管理工作人员开展工作的前提，比如为了对机关档案工作予以规制，政府制定了《机关档案工作业务建设规范》，但是各级机关在落实这一规范时陷入了困境。很多机关部门由于规范中所要求的分类法落实难度高，只分析了所在单位的相关情况，践行单位规定的分类要求，缺乏全局意识，并不清楚档案分类规范化对未来档案管理工作的影响，各个机关部门各自为政，阻碍了文件与档案管理工作的标准化。

3.3 计算机技术还未全覆盖文件与档案管理工作

诸多档案管理部门受到物力资源、人力资源的限制，甚至连计算机都未配备，或者尽管档案管理部门已经配备了计算机，并且将比较重要的文件和档案通过电子技术进行保存，但与此同时档案管理部门也未放弃纸质档案，形成电子档案、纸质档案并存的局面。由于电子文件在档案管理部门的运用还停留在初级阶段，一些档案管理人员缺乏电子文件与档案管理的专业培训，尚未掌握档案管理系统的功能，无法将计算机技术的作用充分发挥出来。