优化事业单位档案管理质量的措施

潘虹

事业单位档案工作的内容主要是工作信息数据的管理与保存，是事业单位发展与改革的重要基础性工作，因此，档案的质量对于事业单位非常重要。在信息爆炸时代，事业单位的数据信息增加迅猛，传统的档案管理方法已经无法保障档案质量，提高档案管理水平刻不容缓。

一、目前事业单位档案管理存在的问题

（一）缺乏对档案工作的正确认识

事业单位对于档案工作缺乏正确认识是造成档案管理工作发展缓慢的原因之一。在事业单位运行过程中，工作人员过于重视业务发展，将提升业务能力作为核心工作，忽视了档案工作对事业单位的重要作用。这就造成了事业单位发展犹如空中楼阁，业务水平提升有限，工作质量无法满足社会需求，还导致档案管理工作失去了发展的空间[1]。

（二）档案信息开发能力薄弱

信息化作为档案发展的主流趋势，给事业单位档案管理打开了一扇新的大门。但是在档案信息开发方面能力薄弱，影响了档案信息化进程。一些事业单位虽然开始重视档案的信息化发展，但是在技术开发和档案资源整合管理上发展缓慢。档案信息管理系统不够先进，信息管理效率不高，管理方法不够科学，没有最大限度发挥信息技术的优势[2]。

（三）档案信息安全存在隐患

事业单位档案管理质量优化中，信息安全问题一直是檔案工作最大的威胁。传统档案管理模式以纸张作为信息载体，虽然工作效率低，但是已经形成了比较完善的保密管理体系。信息化档案管理虽然效率高，处理速度快，但是在安全风险上问题也很多。由于档案管理人员在信息技术方面能力不足，没有充分认识到信息化管理带来的安全风险，给档案管理造成了不良影响。

（四）档案管理人员素质不高

档案管理人员素质问题对于档案管理质量影响最为严重。不论是传统档案管理还是信息化档案管理，都需要管理人员的参与。由于档案管理人员受到传统工作方式的影响，对于信息技术应用认识不足，甚至无法熟练操作信息化档案管理系统[3]。这种情况在事业单位中非常普遍，解决档案管理人员素质问题是档案管理质量提升的关键。

二、事业单位档案管理质量问题产生的原因

（一）档案管理资源匮乏

通过对事业单位档案管理呈现出的问题分析可以发现，造成问题产生的根本原因之一就是事业单位档案管理资源的匮乏。在事业单位发展过程中，档案管理工作往往被当做辅助工作，对其重视不足，在资源配置上更加倾向于事业单位业务和其他方面的发展，导致档案工作发展的资源不足，发展速度滞后。尤其是在快节奏的社会发展形势下，要求档案管理具备更高的效率，并且实现信息化改革，由于资源不足，硬件体系建设困难，档案管理工作质量难以实现短时间内的快速提升。

（二）事业单位内部矛盾

事业单位内部之间的矛盾也是造成档案管理工作质量问题的原因。主要表现为档案工作高要求与管理能力之间的矛盾，档案管理工作信息化发展与落后的思想观念之间的矛盾，以及事业单位各部门发展不均衡等。这些矛盾造成档案管理工作与其他部门在工作配合上出现不协调，并且自身发展改革动力不足，难以实现自我创新发展，加之事业单位发展不均衡，进一步造成了档案管理工作质量难以有效提升，档案管理工作质量问题频发的现状。

三、优化事业单位档案管理质量的措施

（一）加强对档案管理工作的重视

加强档案管理人员对档案工作的重视是提高档案管理质量的基础，档案管理人员思想意识发生转变，才能够在日常工作中重视质量管理。因此，事业单位需要针对档案管理部门进行改革，在日常工作中严肃档案工作纪律，提高档案管理人员思想意识，通过思想上的潜移默化，使档案人员认识到工作的重要性，达到提升档案质量的目的。

（二）建立科学的档案管理机制

档案管理机制的建立健全是保障档案工作高效有序开展的基础。在信息化档案管理发展中，需要结合事业单位档案工作的特点，以原本档案工作机制作为基础进行优化改良，使其能够保障信息化管理的规范化开展。档案管理机制包括档案管理制度与工作流程，要实现工作全过程管控。

（三）完善档案信息的安全防护

如果档案安全出现问题，就会给事业单位运行造成巨大的损失。事业单位部分档案保密等级非常高，如果泄漏不仅会对经济发展造成影响，还可能造成社会动荡[4]。为了完善档案的防护机制，需要聘请专业的安全技术工程师，对安全防护系统进行升级维护，实现档案安全的有效控制。

（四）重视档案管理人才的培养

档案管理人才的培养是档案质量提升的保证。不仅档案管理模式和技术在不断更新，档案从业人员也在不断的更替，加强人才储备，提高人才素质才能够保障档案管理工作质量长期稳定发展。所以，事业单位需要建立档案人才培养机制，在技术和思想上加强教育，为档案工作储备人才。

参考文献：

[1]赵闽丽. 事业单位档案管理工作的优化方法探索[J]. 就业与保障， 2020， No.251（09）：197-198.

[2]于蔚. 分析数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化[J]. 财富时代， 2020， No.177（02）：191-191.

[3]李博林. 浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J]. 智富时代， 2019， 000（007）：1-1.

[4]吕爽. 探析新时期如何加强事业单位档案管理工作[J]. 赤子， 2020， 000（004）：172-173.

作者单位：保定市行政审批局