如何提高新能源发电项目档案归档质量

文/晏彩霞

随着国家2030年前实现碳达峰，2060年前实现碳中和的重大战略决策部署，新能源发电项目近两年如雨后春笋般高速发展。新能源项目档案作为项目原始记录，是新能源发电项目建设全过程的见证，在工程建设过程、投产发电、后期扩产以及设备维护、检修等均发挥着重要作用。提高项目档案的归档质量，是提高工程建设管理质量的重要保证。笔者根据多年对所属的多家风电和光伏新能源发电项目档案管理中存在的问题，谈一点做好新能源发电项目归档工作的体会，愿与同行切磋、交流

新能源发电项目档案是新能源发电项目在建设过程中直接形成的各种载体、各种形式的真实记录，包含项目立项审批、勘察设计、施工建设、竣工验收到投产发电整个过程中产生的文字、图纸、照片等文件材料，是新能源发电项目建设的重要组成部分。完整、准确、规范的项目档案不仅是工程质量的有力保证，更是后期投产发电、安全运行的有力保障。

一、新能源发电项目归档中存在的问题

项目的前期管理性文件归档不全，且复印件代替原件较多；项目施工原始资料的填写内容和格式不规范；部分施工过程文件缺少签字、盖章手续；竣工图的变更不能准确体现在竣工图中；设备开箱验收文件缺少相关人员签字；原始地形地貌及工程形象进度照片收集不全；施工文件未按单位工程或分部工程组卷；档案的分类、排序不科学；案卷题名拟写不准确；案卷质量达不到规范要求。凡此种种，问题颇多。

二、存在问题的主要原因

究其问题过多之原因，主要在于：

原因之一：档案工作启动晚，未能与项目建设同步进行。新能源发电项目在筹备、立项、核准、勘察设计、征地移民、招投标等前期工作中就形成了大量的项目文件，而项目单位在施工建设前，人员配备少，加上领导对档案工作不重视，未配备专（兼）职档案人员，未对已形成的这些前期文件进行及时的收集和整理，一些文件还滞留在业务人员个人手中，由于新能源发电项目大都处在偏远的山沟里，条件艰苦，工期又长，人员流动大，前面的人走了没做文件交接，等到后期工程完工时再去收集这些文件，一些重要文件已经找不到了，或者只留下了复印件。

原因之二：档案工作无章可循，档案人员水平有待提高。建设单位在项目开工时未制定有关工程档案的管理制度和标准，未对项目文件的归档范围，归档质量、组卷方法及移交时间作出明确要求，也未对参建单位档案人员进行项目档案业务指导和培训，而参建单位档案人员多为兼职人员，一些档案人员专业水平不高，甚至有些人就未从事过档案工作，不清楚该如何分类和组卷，想怎么做就怎么做，从而造成收集不全，组卷不合理，案卷质量得不到保证。

原因之三：项目档案涉及点多面广，管理工作不到位。新能源项目从设计施工到调试运行涉及到土建、电气安装、自动化、设备调试等各个专业，而档案人员由于专业有限，对工程建设流程不熟悉，不知道工程每个阶段应该形成哪些文件，对形成的项目文件准确性和完整性心中没“数”，再加上“四参加”制度执行不到位，项目的设备开箱验收、工程例会、单位工程验收不通知档案人员参加，档案人员只是被动地交什么就接收什么，使档案工作与项目建设工作脱节，应归档的项目文件齐全性和完整性得不到保证。

原因之四：监理对项目档案审查不到位，案卷把关不严。根据国家档案局对建设项目档案的有关规定，监理单位应对参建单位移交的项目档案真实性、完整性、准确性进行审核把关；对项目竣工图的变更情况和完整情况进行审核把关。而在实际工作中，监理人员都只是在档案交接签证单上签署意见，未能真正做到对项目文件的齐全完整进行把关，未能对案卷的整体质量审查把关，档案人员又不懂工程，交什么收什么，致使应归档的项目文件收集不全，造成缺失。

三、提高新能源发电项目档案归档工作的举措

为了有效地解决存在的问题，提高新能源发电项目档案归档工作的质量与水平，建议采取以下五大举措：

举措之一：加大宣传，增强全员的归档意识。提高工程档案归档质量，单靠档案人员是远远不够的，必须加强项目公司全体人员对项目档案工作重要性的认识，做到全员参与档案工作。因此，项目在开工前，就要组织公司各部门人员以及各参建单位学习档案法律法规和项目档案管理制度，纠正重工程轻档案的思想，增强建设单位各部门和参建单位全体人员的归档意识，提高全员做好项目档案的责任感，提高“依法治档”的理念，提高全员归档的自觉性，摆脱档案收集归档的被动状态。

举措之二：建章立制，实行项目档案的前端控制。档案人员是做好项目档案工作的主体，档案制度是提高项目档案管理水平的重要手段。建设单位应在项目立项时就要制定明确的档案工作计划，配备专兼、职档案人员，并保持人员的稳定，制定和新能源发电项目相适应的档案管理制度，对文件资料收集移交、归档范围、整理标准、组卷要求、案卷质量等作出明确规定，让参建单位有章可循。要将工程档案的管理情况纳入工程建设管理体系，纳入有关人员的岗位职责并进行有效的考核，严格执行工程档案的“四参加”制度，即档案人员参加工程例会、参加招投标工作、参建设备开箱、参加工程的阶段验收，了解工程的进展情况，以确保项目档案收集完整齐全。

举措之三：跟踪检查，进行项目档案的过程管理。项目档案不仅要做好前端控制，更要做好过程管理。要将档案工作纳入到工程建设的各个环节和各个阶段。要做到工程人员在每月工程质量检查时，要和档案人员共同检查项目档案的归档情况，主要检查项目文件归档是否齐全，签字和盖章手续是否完整，纸张和书写材料是否符合档案管理要求，卷内目录的填写、文件的装订、竣工图的折叠以及分类和组卷是否合理等情况，对容易出错的案卷重点检查，发现问题及时指导整改，确保项目档案规范化。

举措之四：支付把关，档案工作纳入合同和支付款。要保证项目档案的齐全完整和准确规范，档案人员应参加工程合同的审批和工程支付款管理。参与合同审批，就是在与监理、监造、设计、施工单位以及设备厂家签订合同时，应设立专门的条款，对参建各方的归档范围、归档要求、组卷方法、分类标准、案卷形成的质量、档案移交时间和违约责任作出规定。参加工程支付款管理，就是新能源公司财务部门在支付参建单位结算款时，支付单上要有档案人员对项目档案归档情况的说明和签字认可，否则，财务部门不能支付工程款。这样通过合同约束和工程款的控制，有效提高了项目档案的归档质量。

举措之五：加强培训，提高档案人员专业水平。档案人员的专业能力和业务水平，直接影响项目档案的管理水平。目前新能源项目档案人员多数不是档案专业毕业，有些档案人员还从来未接触过档案工作，未接受过档案专业的培训。因此，要加强项目档案人员培训工作，让档案人员熟悉项目文件产生的过程、流转的途径，熟悉项目档案的分类情况，了解项目的单元工程、单位工程和分部工程的大致情况，掌握工程进展情况，可聘请同行业专家或有丰富项目档案管理经验的人员到现场对建设单位和参加单位档案人员进行培训，也可安排档案人员去通过了档案专项验收的新能源公司档案室学习，提高档案人员专业水平，使其胜任档案工作。

纵观上述，新能源项目档案是新能源建设工程的经验总结，完整、准确的项目档案不仅反映工程建设整体历程，是工程质量的有力保证，还是项目管理、运行以及生产维护的技术保障，是项目后期改造、扩建的重要依据。优质的工程要有优质的项目档案，项目档案工作与做好工程建设同等重要。随着国家环保力度大力提升，新能源项目建设越来越多，不断提升项目档案归档质量与水平，实为新能源建设工程快速建设与发展提供有效的保证和大力的支撑。