新时期事业单位档案管理工作的研究

文/谢馨慧

面对新时代、新时期，事业单位深化改革背景下，对于档案管理工作提出了更高的、全新的要求。事业单位发展中，会形成诸多的档案文件资料，包括：人事档案、经济档案、行政档案等等。档案管理作为事业单位的一项重要内容，是影响事业单位整体管理水平及深化改革发展的重要因素，做好档案管理工作至关重要。基于此，本文以人事档案为例，首先概述了事业单位人事档案管理的重要性；进而分析了事业单位人事档案管理现状与问题；最后探讨并提出了事业单位人事档案管理创新对策

事业单位档案管理工作，是整个事业单位工作的一个重要组成部分。加强事业单位档案管理，有助于提升服务水平与效能。改革开放以来，随着我们国家档案事业的进步与发展，和其行业一样，事业单位的档案管理工作也取得了长足的发展与进步。然而，瑕不掩疵，当前事业单位人事档案管理工作暴露出诸多的问题不容忽视，如：理念陈旧、手段落后、管理制度不完善、设施设备不先进等，严重影响到事业单位档案管理工作效率及服务功能，因此加快事业单位人事档案管理创新具有非常重要的现实意义。

一、事业单位人事档案管理的重要性

事业单位人事档案是在人力资源管理中所形成的，准确完整记录着职工干部的工作履历、个人成就、德才表现、晋升情况等。加强人事档案管理，能够为事业单位人力资源管理及利用打下良好的基础，为人才选拔录用、人员调配等各项工作的开展提供重要的参考依据，使得人力资源分配更加科学化、合理化，提高职工干部工作满意度，为事业单位发展提供更加优秀的人才支撑与保障，促进事业单位人力资源管理水平及内部管理效能的提升[1]。

二、事业单位人事档案管理现状与问题分析

当前，一些事业单位人事档案管理不善，问题较多，主要在于：

问题之一，制度存在漏洞，管理意识不强。一些事业单位人事档案管理工作的开展，是建立在健全完善的管理制度的基础之上的。当前，部分事业单位忽视人事档案管理工作，没有充分意识到该项工作的重要性和必要性，没有制定完善的人事档案管理制度，或者所制定的人事档案管理制度过于传统老旧，无法更好地满足新时期事业单位档案管理工作需求。同时，部分事业单位虽然具备与时俱进的精神，制定了健全的人事档案管理制度，但是却存在落实执行不到位的现象，由于缺乏相应的监管机制，导致人事档案管理工作的开展流于形式，管理制度落实不到实处，人事档案管理工作存在较强的盲目性、随意性，严重影响事业单位人事档案管理的效果。

问题之二，缺乏集中管理，档案信息不全。研究发现，虽然大部分单位均已开展了人事档案管理工作，但是却存在档案信息不全的问题，人事档案信息资料不完整、不详细，无法准确全面地了解职工干部信息。同时，有的人事档案资料内容重复、有的资料分散疏于整理，档案信息集中管理意识不足，影响人事档案资料利用价值的发挥。此外，个别事业单位职工干部招聘录用时，不重视对档案信息的统一管理，导致人事资料分散，部分信息没有及时归档，影响事业单位对职工干部的了解，不仅影响职工干部的个人发展，同时也不利于事业单位发展。

问题之三，人事档案管理方法落后。新时期，事业单位人事档案管理工作中，管理方法落后的问题较为突出。受到传统管理模式的影响，原属单位没有及时迁出人事档案资料，新单位无法及时分析人员的过去发展状况，影响多项人才信息共享利用，出现“弃档”“死档”等现象。同时，部分事业单位在人事档案管理工作中，资金投入不足，档案管理设施设备陈旧，设备配置不齐全，严重影响工作效率。此外，事业单位人事档案管理中，忽视信息化建设，依然采用传统落后的纯手工管理模式，档案信息系统建设缓慢，人事档案管理以纸质档案为主，影响档案的查阅利用，影响其价值发挥，同时还降低了单位人事档案管理工作时效性，这对于事业单位发展是不利的[2]。

问题之四，信息化人才缺乏。信息技术的出现和应用，为事业单位人事档案管理工作的开展带来了巨大便利，事业单位人事档案管理信息化建设成为了当前发展的必然趋势。人事档案信息化管理，对于管理人员专业能力与水平提出了更高的要求，当前，部分人员缺乏信息化管理意识，对于人事档案信息化管理流程模糊，信息化技术的应用、信息设备的操作能力较差，再加上个别人员缺乏较高的责任心及综合素质，工作态度不端正，学习意识薄弱，严重影响到事业单位人事档案管理水平。

三、事业单位人事档案管理创新对策探讨

上述诸多问题，影响与制约了事业单位人事档案管理水平的提升。针对存在问题，特提出以下相应对策：

对策之一，加快人事档案信息化管理机制建设。加快构建完善的人事档案信息化管理机制，是提升事业单位人事档案现代化管理水平，确保人事档案管理工作有序开展的关键。基于此，事业单位领导者、管理者要充分意识到人事档案管理工作的重要性，结合工作实际及需求，强化人事档案各项管理制度建设，严格按照制度落实人事档案管理工作，确保该项工作的开展有章可循。要不断健全完善人事档案管理机制，切实提高其科学性与可行性，满足新时期相关事业单位人事档案管理工作需求。同时，要加快构建组织核定制度，规范管理、采集、控制事业单位各类档案信息资料，准确判定各类档案真实性，动态化管理人事档案材料。要落实权责制度，将人事档案管理工作责任与任务落实到每一个人，促使其明确自身职责与任务，积极高效完成各项工作，避免出现相互推卸责任的现象，促进事业单位人事档案管理工作效率及质量的提升。

对策之二，构建完善人事档案管理信息系统。互联网时代，信息技术在各个领域中实现了广泛应用，极大地便利了人们的工作及生活。网络时代，事业单位人事档案管理中，要重视对信息技术的应用，加快人事档案管理+信息技术的融合，构建完善人事档案管理信息系统，充分发挥信息技术的价值作用，为人事档案管理工作助力，推动事业单位人事档案管理信息化、现代化水平的提升。事业单位应结合人事档案管理工作现状，建立人事档案管理数据库，采用数字化的管理、处理纸质档案资料，并将其分类存储于数据库当中，统一格式并归档。要建立专题档案数据库，整合档案库资源并落实分析工作，使得归档工作的开展具备更强的针对性，为后期人事档案资料的利用打下良好基础。此外，事业单位应及时做好信息公开发布工作，建立专门网站，并加强档案信息安全保密，利用防火墙、加密技术、设置访问权限等方式，降低信息被泄露、被窃取的几率，确保事业单位人事档案数据资料的安全性与完整性[3]。

对策之三，积极完善基础设施建设。新时期，事业单位档案管理工作的开展，需要完善的基础设施设备支撑，因此积极完善基础设施建设至关重要。具体来说，软件设施包括：人事管理软件、档案信息管理软件等，硬件设备包括：计算机、扫描仪、打印机、服务器、安全设备等，便于在人事档案管理工作中，实现无纸化操作与管理，通过电子扫描等方式及时高效准确地将人事档案信息录入数字档案信息库当中，减少差错问题的出现，提升人事档案管理工作效率。不仅如此，通过构建人事档案管理信息化系统，随时随地查询档案信息资料，减少对纸质档案资料的破坏，进一步提升人事档案信息检索效率，实现对档案信息的高效利用，避免档案信息资源浪费。

对策之四，注重档案管理人员素质的提升。事业单位人事档案管理工作中，档案管理人员发挥着重要作用，加强档案管理人员学习与培训，提升档案管理人员专业能力与素质，有助于达到更加理想的工作效率及服务能力。基于此，事业单位应明确档案人员强化管理的重要意义，将该项工作落实到位。首先，要重视对人才的招聘引进，面向社会及高校公开招聘优秀人才，提高准入门槛及薪资福利待遇，认真做好人员考核工作，确保满足新时期事业单位人事档案管理工作需求。其次，要重视对现有人员的培训工作，制定完善的培训制度与计划，优化培训内容，创新培训方法，通过开展讲座、发放宣传单页、相互交流等方式，学习先进的人事档案管理理念与方法，掌握计算机信息技术应用操作技巧，提高信息安全防护意识，定期更新杀毒软件，设置防火墙，提高责任意识，规范工作行为，切实提高事业单位人事档案管理的规范化水平。

综上所述，人事档案管理是事业单位的一项重要工作。针对当前该项工作中所存在的诸多问题，应予高度重视。新时期，要充分意识到人事档案管理工作的重要性和必要性，找出现存问题原因所在，结合单位实际情况，积极创新人事档案管理工作，制定完善可行的人事档案管理措施，切实提高事业单位人事档案管理工作效率及质量，助推事业单位的可持续发展。