房地产企业档案管理工作存在的问题及对策

文/张婉喻

房地产企业档案是企业生产经营活动的真实记录，在企业调整经营战略、领导决策、日常工作参考、项目手续的顺利办理等方面发挥着重要的作用。时下，房地产企业自我关注点往往都在建设工程质量上以及房子卖得如何，而对公司内部管理运营和档案管理工作普遍重视不够。档案管理工作中存在着诸多亟需解决的问题，否则势必制约企业当前与长远发展。

一、档案管理工作存在的问题

前不久，笔者调研了西安地区九家房地产企业档案管理现状，三家为大中型房地产企业，档案管理相对比较规范，全部应用了档案管理软件，档案案卷信息和卷内信息条目部分地进入了档案管理数据库，两家正在逐步地实施档案管理数字化，一家有信息化工作计划，信息化工作还未全面展开。六家为中、小型房地产企业，档案管理规范化程度较差，其中两家有档案分类方案、归档范围和保管期限表，但是档案收集均无可控措施。总而言之，存在问题较多，主要反映在：

（一）档案管理工作机制不健全

房地产企业相当一部分人员包括企业领导只是重视房屋质量建设，认为档案管理不是企业的主要工作，不能创造经济效益，只会花钱，只要不丢失，不泄密，需要时能查能用就行了。这种认识误区，致使档案工作不能及时纳入企业整体发展规划之中，使得档案管理机构不健全，档案管理网络不完善，档案的收集控制处于半无序状态。长期以来档案的收集整理和利用处于十分被动的不利局面，无法适应新时代下的房企档案工作新要求。

房地产开发企业档案是企业管理活动的真实记录，记录了企业的成长史，在企业的生产经营工作中起着至关重要的作用。本文分析了房地产企业档案管理的现状，并针对存在的问题，提出了具体的解决对策

（二）档案管理制度不健全

房地产开发企业发展迅速，虽然内部职能部门设置齐全，如办公室、企管部、营销部、品牌部、成本部和工程部等，但由于房地产开发企业成立时间短，内部管控模式不完善，管理流程欠缺，扯皮推诿现象时有发生。特别是档案管理制度需要完善，文件的收集、整理、归档未纳入有关工作程序，文件收集过程控制措施不完善。同时，房地产企业人员流动性大，这一系列因素造成了归档文件的齐全完整无法保证，造成档案丢失、损毁甚至无法查考的现象。特别是房地产企业形成的基建档案数量多，种类杂，需要内部各个部门和外部多家协作单位共同配合努力才能完成收集归档工作，如果未做好资料收集过程控制措施，很难保证档案资料的齐全和完整。有的房地产企业只是将档案材料装入档案盒，未建立系统的案卷目录和文件目录，未进行系统的分类编号，未进行规范地整理。档案管理流程、方法需要改进和提高。

（三）档案管理人员变动频繁，业务素质较差

大部分房地企的档案人员由行政、后勤人员兼职，身兼数职的档案人员一是不懂业务，二是根本没有时间和精力从事档案工作。同时低收入也使档案人员变动频繁。年复一年，形成了恶性循环，最终导致档案管理人员业务素质得不到提高，无法保证归档质量。而档案管理水平的提升也只能是说说而已，根本上难以落实。

（四）档案信息资源开发力度不够

由于多种原因，大部分房地产企业和外部企业交流少，档案工作整体质量较差，档案信息资源得不到有效的开发和利用，大部分利用仅限于单位内部查档，编研资料少。部分房企的编研工作只是围绕档案基础工作编纂最基础的资料，诸如大事记，组织沿革，基础数字汇集等，在档案编研工作为企业项目建设服务和领导决策服务等方面处于探索阶段，严重影响了档案信息资源的开发利用。档案信息化程度普遍较低，少数大的房地产企业引入档案管理软件。档案数字化正在逐步开展，但进展较慢，电子文件、全文浏览等网上查询开展不理想。与大数据时代档案信息化融合的要求差距太大。

（五）档案室硬件环境相对滞后

房地产企业档案经费投入不足，档案库房及基础设施不能适应现代化管理的需要，致使有些基础业务诸如档案的接收、鉴定、编研等工作难以正常开展，有些房企没有专用的档案库房和档案办公室，甚至几个部门合用一个档案库房，档案资料和其他部门的推广资料等杂物乱堆乱放，饱受灰尘和有害生物的侵袭，有的单位基建档案数量多，库房容量小，档案装具不足，温湿度严重超标，“八防”设施不到位，档案保管条件恶劣，严重威胁着档案的安全，档案室硬件设施存在的诸多问题亟待解决。

二、提升档案管理工作水平的对策

针对上述问题，特提出解决对策如下：

（一）增强全员档案意识，建立有效的档案管理网络

一方面，省、市及地方档案管理部门应加强档案执法检查，加强对房地产企业的监管力度。用法律法规强化房企领导、员工的档案意识，营造以法促规范的良好的工作氛围。促使房地产企业健全档案工作体制和机制，健全档案管理网络。房地产企业也应以档案行政执法部门的执法检查为契机。健全本企业的档案管理机制，实行档案资料的集中统一管理。建立由分管领导、部门领导、专、兼事档案管理人员组成的档案管理网络，设立档案工作领导小组和综合档案室，由综合档案室负责档案工作的日常组织、协调和管理工作，各部门档案管理人员负责本部门文件资料的收集、整理和归档。明确职责，各负其责。加强对相关部门领导及员工的绩效考核。把档案工作纳入年度、月度工作计划，做到月月有计划，月月有考核。通过多种途径树立员工的全员档案意识。使员工了解档案工作，重视档案工作。

（二）加强企业档案管理制度建设，强化规范化管理

应建立并完善档案归档制度、档案库房管理制度、档案借阅制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案信息审批制度等一系列规章制度。企业应依据国家标准和规范编制适合房地产企业的档案分类大纲、归档范围和保管期限表，特别是针对项目建设档案的特殊性，更应从细节上做好收集过程控制。包括归档数量、装订方式等对内部及外部协作单位（包括施工、检测、监理等）提出要求并按规范严格执行，同时，优化管理模式，做好项目文件材料和档案管理一体化，做好项目文件材料的追踪工作，坚持谁形成，谁归档，这样，才能从档案形成的源头上做好项目建设档案收集过程控制。才能保证档案资料的齐全完整，才能实现档案管理工作的制度化、科学化和规范化。

在完善制度的基础上，同时要加强制度的贯彻落实，加强日常的收集、整理和监督检查。把基建档案工作“三纳入”“三同步”制度落到实处。紧跟工程建设节点，随时检查项目前期资料（立项、可行性、勘察设计、招投标、合同等）、施工文件，竣工图、竣工验收文件，特别是前期文件和竣工验收文件，一定要及时收集，及时归档。同时企业档案管理责任部门一定要紧抓内部、外部的具体文件形成单位和责任人，纳入年度绩效考核，并占一定的分值。用制度来促进档案管理，用制度来向企业要效益。

（三）加快房地产档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员综合素质

房地产档案人员需要不断加强学习，提高档案专业知识、房地产开发程序及计算机操作技能，借以提高自己的综合素质。既要具备档案专业知识，熟悉房地产企业管理流程，同时还要掌握计算机网络技术，熟悉档案管理软件模块的应用及开发等。

同时，房地产企业应提高档案人员待遇，支持档案人员职称评定，工资与职称、能力挂钩，充分发挥档案人员主动工作的积极性。采用培训学习、加大宣传力度等各种形式，提高档案人员的责任意识。采取切实可行的措施提高档案人员的业务水平。鼓励档案人员通过自学、参加岗位培训、继续再教育、邀请专家指导、组织人员外出观摩交流等形式不同的学习方式，掌握档案工作的各个环节和基本要求，熟悉房地产企业档案类型，特别是项目建设档案的归档流程。提高工作效率。针对项目建设过程中容易出现问题的前期资料、竣工验收资料进行重点培训和指导，快速提高档案人员的理论水平和实际工作能力。

（四）加大经费投入，强化档案管理软硬件设施建设

档案安全无小事，档案室“十防”设施等硬件环境建设是保证档案安全保管和有效利用的前提和基础。建立专用档案库房，给档案室配备必要的设施设备，达到库房、办公和阅览三分开，使档案保管条件符合“十防”标准，以保证档案的安全保管要求。

（五）紧跟信息化时代发展步伐，加快房地产档案管理信息化建设

房地产企业应不断推进档案信息化建设步伐，及时引入档案管理软件，加大数字化建设及档案资源开发力度，实现办公系统与档案管理系统的无缝链接，实现所有入库档案的全文浏览功能。企业应配备相应的档案信息化管理机构、相应人员及时到位，并同步做好档案软件的升级更新工作，使档案管理、开发利用、快速查询、统计分析、系统维护、数据转换等模块功能均充分地发挥和利用。

房地产企业各级领导以及档案管理人员应提升档案意识，增强档案观念，积极探索和创新现代企业档案管理模式，不断提高档案工作的质量，使档案工作在企业的生产经营工作中发挥应有的作用。