房地产开发企业工程档案管理分析

纪丽明

摘要：近年来，我国大型房地产开发企业发展速度较快，开发项目越来越多，工程档案管理的重要性逐渐凸显。工程档案管理是房地产开发企业的重要组成部分，而当前房地产开发企业工程档案管理工作中还存在较多问题，阻碍了企业的长远发展。基于此，本文对房地产开发企业工程档案管理存在的问题进行分析，并提出一些改进意见。

关键词：房地产开发企业;工程档案;管理

前言：

在开发企业档案中，建筑工程档案是其中的主体，占据着重要地位。工程质量管理的好坏不仅对工程质量有决定性作用，也对企业的经济效益产生了直接影响。因此，房地产开发企业必须加强对建筑工程档案的管理，进而推动房地产开发企业实现可持续健康发展。

一、房地产开发企业工程档案的内容和特点

1.工程档案的内容

房地产开发企业的工程档案是指其在报批、施工以及竣工验收过程中产生的文字和图纸等记录材料，其中主要涵盖了工程计划任务书、审批执照、规划和用地许可证、城市規划线测图、合同、图纸会审、桩基础记录、隐蔽工程记录、鉴定书、各种试验报告、竣工验收凭证、电气和暖卫工程记录、建筑结构和水电暖气竣工图、道路和各种管线等配套工程图。

2.工程档案的特点

第一，成套性。房地产开发企业的工程档案是施工企业建设工程活动成果的体现，包含了建设单位、施工单位以及设计部门的工作成果。系统完整的工程档案应包括建筑结构、装饰、水电、外墙、及设备等一系列专业文件，这些内容不能分割。第二，实用性。对于该工程而言，工程档案具有较大的使用价值，因为它是与工程同步的资料。同时利用档案也可以判断出整体工程建设工作的水平，判断其是否符合相关设计的要求，以及工程质量是否达到相应质量标准，并且质量监督部门也要根据其进行相应的工作。第三，动态性。工程档案的最大特征是设计图纸能够进行修改。在实际施工过程中，不一定完全按照审查合格的施工图纸进行施工，施工现场存在各种突变因素，如现场施工作业情况和施工环境等诸多因素，需要进一步补充完善设计图纸。对此，档案管理人员需要及时更新相应的档案内容，保证文件及时归档。第四，阶段性。一般情况下，房地产工程开发首先要进行前期的准备工作，接着才能进行相应的设计工作，然后对施工进行监管，最后才能进行完工验收工作。这些阶段都具有一定的独立性，只有前一阶段的工程审核合格后，才能开展接下来的工作。因此，房地产开发企业必须先进行项目定位，经过相关审核合格后，才能商议设计方案，设计方案如未合格，就不能绘制施工图，真正开展施工工作时，一定也是在获得施工许可证的情况下。所以房地产开发企业的工程档案管理工作具有一定的阶段性，每个阶段之间是独立进行相关工作的，但又存在一定的关联，形成一个整体[1]。第五，真实性。工程档案与该项目工程的建设是保持同步的，不仅要依此进行工程考核，也要依据进行竣工验收，所以必须要保障其真实性。

二、目前工程档案管理工作中存在的问题

1.企业缺乏档案管理意识

近年来，随着我国经济的发展，房地产开发行业得到一定的发展，但整个企业忽视工程档案管理工作，不能制定关于档案工作的长远规划。同时，受到企业整体氛围的影响，相关管理人员也会忽视工程档案管理工作，不能自觉主动地开展档案工作，工程建设人员不稳定，具有较大的流动性，不能将档案管理职责有效落实到每一个工作人员身上。另外，参与项目建设的相关单位不能进行有效的沟通交流，档案管理工作都是各自开展，缺乏沟通交流，企业也没有对这些单位提出相应要求。

2.档案管理体制有待完善

为了节约成本，很多项目建设部都没有建立专门的工程项目档案管理部门，没有设置档案库房和工作场所，相关设施设备以及专职的档案人员均为配备。在完成项目建设工作之后，项目档案要移交给当地的城建档案馆，还要移交给房地产开发企业，但由于缺乏完善的档案管理机制，导致实际工作过程中经常出现移交档案不完整或拖延归档时间的情况。

3.缺乏复合型档案管理人员

基层单位的档案管理人员缺乏档案管理业务知识，专业素质有待提升，不能很好地适应工作需要。对于档案管理工作而言，管理人员的专业素质起着重要作用，但部分房地产开发企业为了节约经营成本，基本不会设置专门的档案管理人员，而是由行政人员兼任。房地产开发企业的工程档案很多都是技术文件，这些非专业人员难以胜任档案管理工作。再加上企业人员经常出现流失，严重影响了档案管理工作的有序开展。

4.档案管理现代化程度较低

在开展工程项目档案管理工作的过程中，企业缺乏相应的管理软件，计算机水平较低，档案管理现代化程度不能跟上工程建设发展的速度。随着相应的改革发展，各省城建档案馆对接收要求进行了相应的调整，要求必须要扫描后才能移交工程项目档案时，线下移交的基础上，同步移交线上档案[2]。但很多房地产开发企业的项目档案管理工作仍然处于手工加实体的时期，在移交的项目档案时，不符合城建档案馆的要求，以至于被退回，不仅拖延了进馆时间，也对整体项目工程进度造成不良影响。

三、房地产开发企业工程档案管理的对策

1.加强对档案工作的认识

在开展相应业务指导工作的过程中，积极对房地产开发企业进行城建档案规范标准的宣传，使得企业管理阶层重视档案管理工作的开展，让房地产开发企业领导人员正确认识到工程档案管理工作对企业管理的促进作用，提升档案管理工作的价值。并认识到档案工作涉及到建筑、结构、设计、施工作业以及档案管理等多个部门，强化全局意识，确保企业领导和各部门能够重视档案工作，这样在企业发展的过程中，能够顺利开展档案工作的有序开展。

2.完善档案管理体制

首先，相关参建单位应根据工程项目档案管理要求，并结合工程项目建设特点设置档案管理机构，并安排相应的档案管理人员，同时为了提高档案管理工作效率，要将责任划分清楚。并建设档案管理网络体系，促使各参建单位积极与工程人员进行沟通交流，了解各自之间的业务情况。最后要建立完善的考核机制。房地产开发企业在建设工程项目时，可以采取项目经理承包制，由项目经理负责整体施工工作，并在承包合同中加入工程项目档案工作，对项目档案的归档时间和质量作出要求，严格要求参建单位对照执行[3]。另外，完成工程项目建设后，可以预留一部分保证金，在全部档案完成归档，并通过考核后，才能兑现剩余的项目款项。

3.提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接影响着档案管理工作的水平。因此，房地产开发企业应制定相关措施，避免档案管理人员流动性过大，并给他们提供相应的学习机会。城建档案馆开展业务指导工作的过程中，不仅要组织相应的培训班，还可以主动走进企业，这样才能更好的知道其档案管理工作的进度，进而科学制定指导策略，提高其档案管理工作的质量和效率。同时，通过城建档案馆为企业档案管理人员提供一个学习的平台，帮助其提升基本技能，提高其对档案工作的全面认识，从而更好地开展档案管理工作。

4.促进档案信息化建设

加强档案管理工作信息化建设，首先要将档案信息化加入企业信息化建设的整体规划当中，再依次落实档案信息化计划。要选择合适的单机版档案管理软件，规范信息著录，并建立条目级计算机检索系统。另外，需根据城建档案馆的要求整体扫描档案，建立数据库。最后还需制定专门的档案信息化方案，并完善档案管理系统。

5.加强档案监督

做好档案监管工作的关键是实行项目档案登记制度，在项目刚刚开工阶段，项目部需要去承包方在相应表格上填写工程项目档案的数量、档案人员、档案整理和保管情况等，并一月进行一次报送。报送表移交给项目部后，要及时报备给档案室，便于其及时掌握项目的档案工作情况。同时要积极组织业务培训。企业要组织各参建单位进行相关会议，实时掌握档案工作进度，并明确档案管理工作的相關要求[4]。对于档案人员不稳定、频繁发生流动这一情况，应积极组织档案业务培训，并强制要求相关人员参加培训学习，帮助他们掌握工程项目档案管理工作的具体操作和工作要求。同时，综合档案室要根据工程项目进度，合理安排时间进行上面指导，保障档案工作的稳定开展，并进一步明确总包单位、设备安装单位以及施工单位的工作职责。

结语

综上所述，对于房地产开发企业而言，工程档案管理工作具有重要作用。并且该工作具有较强的系统性，需要各部门积极配合，根据相关规定落实工程档案管理工作，并准确把握工程档案的内容和特点，规范各环节流程，保障工程档案的完整性、真实性和有效性，确保企业善用工程档案，进一步实现长远健康发展。

参考文献：

[1]宣莉.房地产开发企业工程项目档案管理刍议[J].浙江档案，2018（05）：61.

[2]冯璐.浅谈房地产开发企业工程档案管理[J].企业科技与发展，2018（05）：230-231.

[3]张铁富，李丽杰.房地产开发企业建筑工程档案的特点及管理[J].兰台内外，2008（02）：32.

[4]董艳萍.房地产企业提升工程档案管理效率的策略研究[J].企业改革与管理，2018（16）：36+47.