数字化背景下高校电子文件共建共享研究——以湖南城建职业技术学院为例

郭湘仁

湖南城建职业技术学院

随着信息技术的飞速发展，国家政策改革的不断深入，党政机关、各类行政管理部门及事业单位、高校等都依据各行业业务工作特点制定了相应的行政办公系统，无纸化办公得以广泛推行，形成了内容与纸质档案一致的各类电子文件。所谓电子文件主要是指在计算机设备及环境中生成，存储在磁盘和光盘等载体上的数字信息形式，借助移动网络设备进行阅读、处理，并可以在网络上进行传递的一种新文件类型。[1]

一、电子文件类型

本文根据学校电子文件的来源，将电子文件分为三大类：

（一）校内各业务系统电子文件

据不完全统计，学校现有业务系统共16个，如AIC智能校园系统、用友财政系统、收费管理系统、图书馆系统、质量管理系统、迎新系统、科研管理系统等等。这类业务系统主要用于处理校内各项日常事务性工作，每个系统都设置了一些工作流程，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高学校协同办公的效率。业务系统所产生的电子文件以文本、图片等形式存储在业务系统中。

（二） 校外各审批系统电子文件

随着“放管服”改革的持续深入，“一件事一次办”要求的提出，上级各党政机关、行政管理部门也顺应要求，改变传统审批方式，推行行政审批系统预先审批，再提交纸质材料审核。学校在向上级机关提交各类审批资料时，会将相关材料扫描成电子档导入系统，或是直接在系统里填报相关资料，通过初审后再导出来打印，向审批机关提交纸质档。这类电子文件存储在上级机关的审批系统内，如学籍学历管理信息平台、事业单位登记管理平台、事业编制管理平台等。

（三）学校各电脑系统电子文件

信息技术的发展已步入“无电脑不办公”时代，我们处理日常工作事务或起草相关文件材料，都会通过电脑来操作。每位教职工的电脑里存储着大量与学校工作相关的电子文件，其中部分电子文件具有利用价值，会打印成纸质档案移交至档案室存档，而电子档存在归档人员电脑中。

二、电子文件的尴尬处境

上述电子文件涵盖了我校内部大多数纸质档案的内容，是我校纸质档案的源头。而目前正在进行的纸质档案数字化工程，是将这批电子文件输出的纸质档案进行扫描处理加工，转化成图片或PDF等其它格式的电子文档，通过编目后再进行电子版本查阅。由此可见，我们重复做了大量工作，造成了档案信息资源的极大浪费。

（一）真实性被质疑

我校档案室未采购档案管理系统，暂不具备存储电子档案的基础，故现存档案以纸质档案为主。近期查阅卓越院校建设申报材料，需要借鉴相应电子资料，因部门职能分工调整，咨询多个相关部门找到了电子文件，但时间久远，工作人员也无法确认是否为最后的上报稿，还需与纸质档案重新核对最终版本。原本由电子文件生成的纸质档案，由于电子文件与纸质文件未实现同步收集，造成电子文件的真实性被质疑。如果上报材料的电子文件都利用管理系统，经过相关审批流程，最后提交归档就不会有查验真实性的后患之忧了。

（二）完整性难保障

通过上级机关审批导出的电子文件，并不是真正意义上的电子档案。正如相应的纸质文件需要提交上级单位盖章才被认可，电子文件也不例外，没有加盖行政公章的电子文件，不能作为档案利用的佐证材料。如学校的定岗定编上报材料、新生录取审批表、学籍注册表及毕业生注册审批表等等，这类存于电脑或系统中的电子文件并不完整，缺少确定认可的证明。其次，这类电子文件未经加密或设置为不可写状态，存于计算机中可修改性、随意性太强，严重威胁着电子文件的完整性和真实性。

（三）有效性未发挥

电子文件并非留存下来就能发挥其利用价值，缺乏有效性认证的电子文件不行，将通过现场审核加盖公章的纸质文件扫描成电子文档也不行。以学校定岗定编上报材料为例，工作人员将办理完毕的纸质文件扫描成电子档存在个人办公电脑里，但这仅仅是一份文档，换人换岗时若未交接，新任工作人员查阅仍需到档案室调阅纸质文档。新生录取审批表、学籍注册表及毕业生注册审批表等等这类信息也是如此，传统的纸质文件查询方式太原始，需要耗费大量劳力，电子文件的有效性未得到充分发挥。

大量电子文件没有规范管理，造成了信息资源的浪费，而传统的纸质文件又要通过数字化扫描加工，实现档案信息化，这一对矛盾的出现为我们提供了新的档案管理思路。

三、电子文件的回“家”之路

这些电子文件或扫描件存于个人计算机中，档案信息资源未得到有效利用，时间久后电脑报废，这批文件也废了。我们需要把这批文件变废为宝，给它们找一条回“家”之路，实现电子文件的共建共享，降低后期档案数字化成本。

（一）完善制度体系建设，让电子文件及时回“家”

完善的制度体系是电子档案建设的地基。制度体系建设分为管理制度体系和规则制度体系两个方面进行。

首先应建立起相应的管理制度。电子文件的归档管理工作是一项系统的工程，并非档案管理部门能够单独胜任的，需要规划一套由学校顶层统筹部署、各级党群行政部门协同合作、档案管理部门综合指导、信息管理部门技术支持的工作模式。同时，由学校颁布《电子文件管理办法》，主要包含以下几方面内容：建立组织机构；明确管理领导职责、部门任务分工、人员管理要求；阐明工作流程；制定工作要求；建立奖惩机制等等。

其次规则体系建设是电子文件归档工作的实施保障。档案管理部门应依据学校电子文件类型、特点制定相应的《电子文件归档范围和保管期限表》，确定各部门电子文件归档目录，允许部门根据工作内容调整归档文件目录。同时，联合信息管理部门、业务系统主管部门制定《电子文件归档工作规范》，明确各类电子文件归档要求、归档流程、归档时间、归档格式等等，推行电子文件“定稿即归档”机制，让电子文件及时回“家”，在第一时间确保电子文件内容的真实性。

（二）建设档案管理系统，让电子文件有“家”可归

档案管理系统是电子档案建设的框架。在技术手段上，学校没有将电子档案的维护作为长效机制去完善。信息技术不断发展，档案管理工作也不能固步自封，要紧跟时代步伐，开拓创新，转变传统的档案资源管理模式，突破时间层面和空间层面的制约，有效地开发与利用，使档案的价值实现最大化。

档案管理系统是电子文件的最佳归途，主要从以下方面建设。

1.业务模块

（1）交换平台：档案管理系统利用交换平台与校内各业务系统之间实现对接，通过接口将业务系统内的数据导入档案管理系统。从其他系统导出的电子文件也可利用接口导入档案管理系统，但需把盖章页替换入文件，确保文件的完整性。

（2）档案整理：教职工导入文件后，由部门兼职档案员根据前期制定的《电子文件归档范围和保管期限表》对文件进行鉴定、选择分类和期限，提交至归档库预立卷。档案管理员审核通过后，正式提交归档，但对不符合规范的文件予以退回并提出修改建议。

（3）档案借阅：归档部门可以通过归档系统直接调阅本部门的存档资料，其他借阅者通过档案管理系统提交申请，经归档部门同意，档案管理部门审核通过后，即可从系统中查阅相关资料。[2]

（4）档案检索：利用检索模式对需要查阅的事项进行检索。

（5）鉴定销毁：对保管期限或者密级发生变更的档案进行鉴定，经过审批后，可对过期档案进行销毁。

2.管理模块

（1）库房管理：用于查找与电子档案相应的实体档案的位置。

（2）日志管理：用于记录数据进入系统后的操作流程、时间等。

（3）数据统计：根据需求进行数据的统计分析报告。

（4）权限管理：用于添加删除用户，设置用户的权限，不同的用户可直接查看的档案内容不一致。

（5）审批流程管理：用于对档案借阅、归档审批等流程的管理。

3.维护模块

（1）归档配置：用于归档范围、分类方案、档号规则、保管期限表、归档目录等配置管理。

（2）数据备份：对电子档案进行数据备份，保证其安全性。

（3）系统升级：系统根据后台服务平台提示升级，解决使用过程中出现的一些问题。

电子文件通过审批定稿后，即可导入档案管理系统，经过审核，形成电子档案。电子文件才得以真正回“家”，才能充分发挥其有效性。

（三）加强人才队伍培养，帮电子文件引路回“家”

在“数字化档案”建设过程中，虽然信息技术是必要手段，但人才是“数字化档案”建设的基础所在。人才建设需要建立完善的高效人才培训体系，定期开展管理人员、技术人员培训，不仅培养档案专业人才、计算机人才，还要培养档案业务与信息技术都精通的复合型人才，打造技术精湛、结构合理、精简高效的专业档案建设团队。

档案管理部门工作人员在加强自身素质建设及专业技术本领的基础上，应组织兼职档案员定期开展档案规范学习，加强与兼职档案员的沟通交流，探讨实际工作中存在的归档问题，并不断完善学校电子档案管理制度。各兼职档案员应增加档案使命感，向本部门工作人员传达学习相关的档案知识，提高本部门工作人员的归档意识，学会鉴定归档范围外具有保存价值的电子文件，做到应归尽归，为电子文件回“家”引路。

四、电子文件的共建共享

目前，学校正在大力开展“数字化校园”建设工作，“数字化”建设的过程都存储在各业务系统所依托的服务器上，资料查询也借助业务系统。实际上，这些电子资料都是学校建设的历程，档案作为学校历史的记录者与见证者，应该参与其中，承担起记录“数字化”建设结果的重任，对电子文件实行集中统一管理。

（一）电子文件的建设者和享用者

每位教职工都是学校电子档案的建设者，电子文件由教职工负责导入档案管理系统，并对文件的真实性负责。同时，每位教职工也是学校电子档案的享用者，教职工能通过档案管理系统的档案借阅功能查阅需要的档案资料，无需来到档案存放地查阅，还能同时为多人提供同一份文件，大大提高了档案利用的效率，以此实现电子文件共建共享。[3]

（二）电子文件的保密管理

电子文件的共建共享还存在工作秘密、个人隐私及知识产权等方面的问题。因此在档案管理系统的权限管理和审批流程管理中都进行了相关设置，属于工作秘密或涉及个人隐私的信息不对外公开查阅，在档案借阅的模块只提供检索目录，不显示具体的电子文件内容。在知识产权保护方面，除开归档部门同意外，档案查阅流程中还应加上知识产权当事人审核步骤，经过本人同意才能查阅。

档案资源信息化建设是档案资源开发与管理的一个重要发展趋势，规范电子文件的管理，实现电子文件和纸质文件的“双套制”归档，是适应新时代档案资源开发利用的要求，能推动档案信息化工作的开展，为高校数字化档案馆的建设奠定有力的基础，节省档案数字化扫描的费用，有助于实现电子文件信息资源的共建共享，不断提高档案部门的综合服务能力和档案管理水平。