用友U8总账系统期末自动转账功能的应用

赵 颖

（郑州升达经贸管理学院，河南 郑州 451191）

总账作为用友ERP-U8 实现财务业务一体化的核心系统，有着强大的功能，能够进行初始设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算和期末处理。对于初始化和日常业务处理功能，使用者基本上都可以充分利用，但对于期末转账功能的使用，大部分使用者仅仅局限于少数业务的自定义转账、汇兑损益和期间损益结转，使用效率较低。文章根据期末自动转账的内容和特点，对工业企业的期末业务进行系统定义和规划，以供使用者参考。

1.用友U8 总账期末自动转账内容概述

总账期末处理中的转账是指在总账系统内部，把一个或多个会计科目的余额或发生额结转到一个或多个会计科目中，分为转账定义和转账生成两个步骤。转账定义是设置自动转账分录，将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算方法录入计算机的过程。转账生成则是根据转账定义由系统自动生成凭证的过程。期末自动转账的业务对象是企业日常或期末的一些规律性、重复性较强的业务，包括制造费用、完工产品成本、销售成本、未交增值税的结转、分期费用的摊销、汇兑损益的计算、期间损益的结转、所得税的计提和结转、本年利润的结转，以及盈余公积的计提与结转等。以上业务每期都要发生，并且对应的会计科目以及科目发生额的计算方法是固定不变的。根据不同业务的数据来源选择对应的转账方式进行转账定义，之后每个期末通过转账生成操作自动生成相关凭证，达到“一劳永逸”的效果。自动转账的类型根据业务特点分为自定义转账、费用摊销及预提、销售成本结转、售价销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转、对应结转和自定义比例结转等八种。

2.企业期末转账业务概述

鉴于工业企业期末业务更为全面，具有更好的代表性和概括性，本文选择工业企业作为业务对象。假设某工业企业在用友U8 系统中仅启用了总账、固定资产两个子系统，在进行总账期末业务处理前固定资产折旧已经生成凭证并且记账；流转税中企业的经营范围只涉及到增值税；有外币业务，存在需要按期在一年内分摊完毕的报刊费用1200 元，月底所有产品都完工入库；期末需要处理的业务包含报刊费用的摊销、制造费用、完工产品成本、销售成本、未交增值税的结转、汇兑损益的计算、期间损益的结转、所得税的计提和结转、本年利润的结转，以及盈余公积的计提与结转。上述业务中有月末业务，也有季末、年末业务，但对于自动转账定义的时间没有影响，只对转账生成的时间有要求，按照业务发生时间在月底或者年度进行生成即可。

3.期末业务转账定义

报刊费用的分摊：报刊费用的分摊可以使用费用摊销和预提功能，前提是企业针对预付的报刊费已经填制了凭证，分录为“借：预付账款 1200 贷：库存现金（或银行存款）1200”。打开“转账定义”—“费用摊销和预提”，业务类型为费用摊销，录入编号、摘要、凭证类别，选择上述凭证作为待摊销凭证，待摊科目必须为待摊销凭证中的科目，本例中为“预付账款”，结转期数为“12”。设置转入费用科目“管理费用”和待摊金额为1200 元，其他项目系统会根据待摊凭证数据自动生成。

制造费用和完工产品成本的结转：期末制造费用的余额应该全额结转到生产成本中。根据前面假设，该企业产品期末全部完工入库，应将生产成本的余额全部结转至库存商品科目。这两笔业务都是将某一科目的期末余额结转到另外一个或多个科目，既可以自定义转账，也可以通过对应结转实现。本文分别使用两种方法进行解析。制造费用的结转步骤为打开“转账定义”—“对应结转”，（凭证类别、编号、摘要等内容文中不再赘述）转出科目为“制造费用”，转入科目可以根据实际情况设置。本例中假设甲产品、乙产品各占50%，则转入科目分别为“生产成本—制造费用—甲产品”和“生产成本—制造费用—乙产品”，转入系数均为0.5。完工产品成本结转步骤为打开“转账定义”—“自定义结转”,根据“借：库存商品JG() ；贷：生产成本 QM(生产成本,月)”分录内容进行转账定义设置。

结转销售成本：如果企业库存商品、主营业务收入和主营业务成本三个科目的明细科目结构完全一致，都设置了数量核算，且核算单位相同，销售成本的结转就可以直接使用自动转账中的销售成本结转，设置“库存商品”为库存商品科目，“主营业务收入”为销售收入科目，“主营业务成本”为销售成本科目，转账生产时系统将自动计算出结转月份的销售成本。

结转未交增值税、计提城市维护建设税和教育费附加：未交增值税是根据增值税几个明细科目的借贷方余额的差额得出，公式为“未交增值税=销项税额-进项税额-已交税金+进项税额转出”，可以通过自定义转账进行设置。借方科目为“应交税费—应交增值税—转出未交增值税”，公式为“QM(销项税额，月)-QM（进项税额，月）-QM（已交税金，月）+QM（进项税额转出，月）”。贷方科目为“应交税费—未交增值税”，公式可以使用差额函数CE()或结果函数JG()。城市维护建设税和教育费附加分别等于本月流转税之和的7%和3%，本文企业只涉及增值税，可以直接进行自定义转账设置。

汇兑损益结转与期间损益结转：汇兑损益结转-期末将调整汇率录入外币设置后，在转账定义的汇兑损益界面设置凭证类别，将“财务费用—汇兑损益”设置为汇兑损益入账科目，选择“是否结转汇兑损益”。此处需注意在录入总账期初余额时，如果外币科目有余额，必须将人民币余额和外币余额同时录入，如果只录入人民币余额，结转时会默认其外币余额为零，导致汇兑损益计算错误。期间损益结转-企业每期期末都要进行期间损益的结转，其设置只需在“转账定义”—“期间损益”界面设置凭证类别为转账凭证，本年利润科目为“本年利润”。根据业务需要，企业可能需要进行两次期间损益结转。

计提所得税费用与结转所得税：计提所得税费用-在计提所得税费用前，期间损益结转凭证应该首先记账。所得税费用的计提利用自定义转账设置，金额等于本年利润科目的净发生额*25%。具体分录为“借：所得税费用CE()或者JG()；贷：应交税费—应交所得税JE(本年利润，月)”。关于结转所得税费用，和其他损益类科目一样，其期末余额应该结转到本年利润科目。其结转方法较多，比如可以再次进行期间损益结转，此次结转对象只有“所得税费用”一个损益科目；所得税费用作为损益类科目，其结转前的发生额即为余额，因此可以通过对应结转进行设置，转出科目设置为“所得税费用”，转入科目为“本年利润”；自定义转账“借：本年利润 CE()；贷：所得税费用QM(所得税费用，月)”。考虑到操作难易程度，笔者认为第一种方法最优。

结转本年利润和提取盈余公积：结转本年利润-本年利润结转是将“本年利润”的余额结转至“利润分配—未分配利润”科目。本年利润的结果正负都有可能，如果通过自定义结转设置公式，需要根据每期结果调整借贷方，一定程度上影响了转账定义使用的连贯性，因此笔者认为最好方法是进行对应结转，转出科目设置为“本年利润”，转入科目为“利润分配—未分配利润”。如此一来，不管“本年利润”余额在哪方，都不影响转账功能的使用。提取盈余公积-年度末，企业净利润在弥补了以前年度亏损后，剩下的要提取法定和任意盈余公积。盈余公积提取分两种情况，每种情况对应的取数公式不同。第一种是企业当年净利润在弥补以前年度亏损后仍有余额，应该以弥补完亏损后的剩余净利润为基数计提盈余公积，此时剩余净利润表现为“利润分配—未分配利润”的贷方余额；第二种是企业不需要弥补以前年度亏损，应该以当年实现的净利润为基数计提盈余公积，账面上表现为“利润分配—未分配利润”科目的贷方发生额。因此，企业应根据实际情况设置两个转账定义：

第一种情形：弥补亏损

借：利润分配—提取法定盈余公积 QM（利润分配—未分配利润，月，贷）*10%

利润分配—提取任意盈余公积 QM（利润分配—未分配利润，月，贷）*相应比例

贷：盈余公积—法定盈余公积 JG(利润分配—提取法定盈余公积)

盈余公积—任意盈余公积 JG(利润分配—提取任意盈余公积)

第二种情形：不需弥补亏损

借：利润分配—提取法定盈余公积 FS（利润分配—未分配利润，月，贷）*10%

利润分配—提取任意盈余公积 FS（利润分配—未分配利润，月，贷）*相应比例

贷：盈余公积—法定盈余公积 JG(利润分配—提取法定盈余公积)

盈余公积—任意盈余公积 JG(利润分配—提取任意盈余公积)

结转盈余公积：期末应该将提取的盈余公积结转至“利润分配—未分配利润”科目，结转金额为当期提取金额即“利润分配—提取法定盈余公积”和“利润分配—提取任意盈余公积”的借方发生额。可以进行自定义转账设置：

借：利润分配—未分配利润 JG()

贷：利润分配—提取法定盈余公积 FS（利润分配—提取法定盈余公积，月，借）

利润分配—提取任意盈余公积 FS（利润分配—提取任意盈余公积，月，借）

4.期末转账生成业务处理程序的确定

期末转账生成针对的是已经记账的凭证，如果凭证未记账，则不包含在结转范围内，鉴于部分期末业务之间的关联性，转账生成的顺序必须严格按照账务处理程序进行。例如：汇兑损益和期间损益结转，汇兑损益凭证生成后“财务费用”科目的发生额会影响到期间损益的结转数据，因此在进行期间损益结转前，必须将汇兑损益所生成凭证进行审核记账，才能保证数据正确性。通过对期末自动转账功能的充分利用，严格按照业务处理程序进行凭证记账和转账生成操作，能更为有效、快捷地进行期末业务处理，保障数据正确性。