采办管理工作中存在的问题及改善措施

王世亮

摘要：本文中简要探讨了企业在现阶段采办管理工作中存在的问题，再结合实际情况，提出了完善企业采办管理工作的具体措施，希望借此为提高企业采办管理工作质量提供些许参考意见。

关键词：采办管理;问题;改善措施;制度

我国企业在经济快速发展的大背景下，企业内部管理结构正不断完善，使得企业内部组织形式变得越发复杂。因此企业需要加强内部管理机制，保障企业在经济市场中健康可持续发展，企业尤其需要在采办管理工作中制定完善的采办制度，健全企业在采办管理工作中的沟通机制及采办流程，减少企业在采办工作中耗费的成本，确保企业在市场竞争中取得优势地位。

1.现阶段企业在采办管理工作中存在的问题

1.1企业采办管理工作中体系不健全

我国多数企业在市场经济的发展中，只是一味的注重基本采办制度的建设，但是忽略对采办管理工作的具体操作流程和操作步骤进行研究。例如部分企业在采购预算制度和预算审批制度不健全的前提下，就开展采办管理工作，并且多数企业与采办管理工作相对接的监督管理部门在工作中存在玩忽职守的行为。甚至部分企业即使存在采办制度和采办管理工作操作流程，但是在实际的采办执行阶段仍存在较多的问题，如采办管理工作中采购成本和管理费用耗费较多、采办工作中无法满足客户需求、采办工作中检验标准不严格、采办工作中送货渠道不稳定等，而这些问题就造成企业的采办管理工作无法适应当下激烈的市场竞争环境。

1.2企业采办管理工作中沟通机制不完善

采办管理工作中的沟通机制不完善，是多数企业在采办工作中存在的问题。沟通管理可以说是采办管理工作中的重点环节，在企业传统的采购管理发展模式下，采购部门多数时间以独立的形式执行采购任务，造成采购部门与其他部门接触时间较少，这不利于企业采购管理工作的综合发展，也给企业的采办管理工作带来一定的滞后性，导致企业采办管理工作效率较低。此外，需求部门在制定采办策略的时候，很少与采办部门进行沟通，造成采办人员在接手采购需求后再与需求部门反复进行澄清和沟通，导致采办时效大大折扣。应对措施：需求部门在制定采购策略的时候，应加强同采办人员的沟通，减少后期的时间消耗，此外采办人员也应加强专业技术的培养，有助于快速了解需求部门的核心需求，同时可以协助需求部门对相关的技术要求进行把关，更好的完成整个采办进程。

1.3企业采办管理工作中需求管理不规范

企业在开展采办管理工作的过程中，如果对所采购的项目技术了解程度不足或是企业只是依靠曾经合作过的供应商完成裁判工作，那么就会造成企业在采办管理工作中存在着盲目性和倾向性，这种倾向性的行为就会为企业日后的裁判工作埋下隐患。

同时我国多数企业在采办管理工作中缺乏筹划思想和采购理念，这就造成企业在采办管理工作中往往以零散型的方式进行采购，但这种采购方式批量较少，容易造成采购人员在实际的工作中疲于应付，进而导致采购项目出现失误，为企业日后的采购活动带来安全隐患。

2.完善企业采办管理工作的具体措施

2.1建立科学有效的采办管理制度

企业在采办管理工作中，采办管理人员不能一味的根据自己的意愿在市场中开展工作，采办人员需要结合当前市场的发展趋势和企业的生产特点及实际需求，进而制定出符合企业发展规律的采购计划，而这就需要企业建立科学有效的采办管理制度，进而规范企业的采办工作流程。在这过程中，企业需要明确采办部门中各个工作人员的权利和责任，进而规范现有的采购流程，使规章制度可以落实到实际的采办工作中。采办工作人员还需要在采办工作结束过后，对采办的整体过程做好记录总结工作，重视采办工作中的经验积累，为日后的采办管理工作提供些许借鉴。同时，还要建立供应商管理的大数据库和评价标准体系，要尽量把评价标准量化，定期对各品类的供应商进行测评，并根据测评结果进行分类动态管理，定期进行优胜劣汰，进而强化供应商的服务意识和产品质量意识。在投标中，还需要将相关制度进行整合后发送给供应商，以便供应商能够了解制度的变化，同时减少投标过程中的无端错误。

2.2推动企业采办管理工作的标准化进程

为了进一步推动企业采办管理工作的标准化管理，企业需要建立协调的内部运行机制，这对企业采办管理工作尤为重要。通过完善的内部运行机制才可以明确企业采办管理人员在工作中的职责和权利，确保采办工作人员按照工作条例开展采购工作。同时企业还需协调采办业务的整体流程，确保采办工作中各个环节符合企业的业务工作流程，降低采办工作中存在的资源浪费问题。企业只有依靠标准化的采办工作流程，才可以在最大限度上规范采办行为，防止采办工作人员工作中出现侥幸心理，实现采购计划与实际操作间的相互平衡，为企业获得更大的经济效益。

2.3优化企业采办管理工作流程

企业在采办管理工作中，还需根据实际情况优化采办管理工作流程。采办工作人员需要结合自身业务特点，对所开展的采办任务根据具体的采购要求合理分类，针对不同的产品制定出相对应的采购方式，并且在采购过程中还需简化传统的采购流程。需求部门应重视采办需求计划的制定，眼光不仅关注于近期的生产需求，还需从企业远期发展的技术与物资需求方面提前做好谋划，以保证企业发展的活力与竞争力。具体思路就是需要采办人员提前介入，不仅仅是采办策略的制定，还需跟进企业对新技术需求的跟进，然后提前开展市场调研，将产品技术需求传送给相关的制造企业，带動整个产业的技术升级，最终服务于企业的需求完成。此外采办工作人员还需在工作中恪守法律制度，严格规范采办工作流程，进而在保证采办工作效率的基础上，提高采办工作质量。

3.结束语

随着我国经济水平的快速增长，我国企业针对当前市场经济格局制定了针对性的发展计划。多数企业管理者对采办管理工作给予了高度的关注，通过完善采办工作流程，便可以管理好供应商与自身之间的关系，促进部门之间的交流沟通，确保企业在市场竞争中处于优势地位。

参考文献：

[1]王琴.浅析企业采办工作存在的问题及对策[J].中国石油和化工标准与质量，2019，v.39;No.491（09）：99-100.

[2]文晓亮.事业单位财务档案管理工作中存在的问题及改进措施[J].办公室业务，2020，No.332（03）：109-110.