企业档案工作问题与对策研究

赵洪涌

摘要：档案管理是一项非常重要的工作，最大程度地挖掘档案资源，可以为管理者提供决策参考，让各项的资源分配更加的科学，在管理制度方面也会更加的规范，以此来最大程度的提升企业的管理能力，让企业在改革中做到最好的蜕变。在档案管理中，依旧存在着一些问题，比如思想落后、工作滞后的情况等，下文中，主要依据现阶段的问题，展开的策略分析，仅供参考。

关键词：企业档案;工作问题;相对策略;方法研究

引言：

档案管理的工作，会出现在整个企业发展的过程中。有着系统性以及管理性，在科学的管理模式下，档案管理会给企业带来最真实的信息，也能帮助企业做到科学的资源配备，这就为企业的发展以及方案的执行有了更多的指导。企业在对档案管理的过程中，对于理论方面的运用要大于实践的运用，这就让档案管理工作失去了好的实践基础，有的管理人员的实际能力是不足的，这就导致整体的管理效率非常低下，和理想的状态有很大的差距。

一、在企业档案中存在的问题

1.档案工作没有受到重视

企业档案是整个企业活动中的最真实的反馈，在对维护企业和员工的权益上，有着不可取代的作用。目前阶段，受到了经济效益的影响，企业中的负责人会把更多的注意力放在研发、生产等阶段上，对于档案部门的观念就是，用到的时候就记起来了，在不用的时候，完全不闻不问，这样的情况下，档案工作没有得到应有的重视，这对档案工作的实际操作以及资金的投入产生了巨大的影响，资金方面的不到位[1]，会导致档案部门设备的陈旧，这会影响到档案人员对待工作的积极性，然后出现恶性循环。

2.文件材料的收集走到了瓶颈期

企业文件中的材料，所涉及到的范围广、其中的内容也很多，这会在各个部门中进行流传。在业务部门中，他们普遍的观念就是“要把重要的资料留在自己的手中”，这一观念是错误的，同时也造成很多的文件没有得到合理的管理，即便是档案部门的归档时间很长，但是在各个业务部门进行归档的工作时，依旧是我行我素，对于紧急情况下的突击检查是可以蒙混过关的，但是其主要的问题是归档资料不完整，有的部门仅仅是在清理库房的时候，才能做到把陳旧的归档材料进行清理，这样的情况对于整个档案部门来说，是非常不利的。

3.档案部门和企业活动的不融合

假如把企业比作是一个大树，那么各个职能部门以及生产的单位就是大树的主干以及枝叶的部分，档案管理工作就是那根向上蔓延的藤。这一比喻说明了在档案工作和企业的活动中紧密相连的关系。只有企业活动顺利的开展，才能更加顺利的完成档案管理的任务。档案工作中存在着一系列的制度，但是在实际的开展中，会有很多的外界因素的影响，所以，档案工作的管理也会变得没有实际意义。在企业的项目以及产权的变动中，档案部门没有被编制在内，这就导致了档案部门没有办法参加工程的验收，久而久之，就会有即便是工程完工了，但是档案资料还没有归档的情况发生。

4.档案管理在监控方面不健全

档案工作中，要具备完整的目标管理制度，这样才能改变档案部门的太过独立以及效果不佳的模式，档案目标管理考核，一方面要考查档案部门;另一方面也要对业务部门进行考核，不仅仅要对基层单位进行考核，还要对公司的总部进行考核。档案部门在制定出相关的制度后，要依据公司方面的大力推广以及业务方面的积极配合，来生成严格的规矩，这样就有效的解决了账外文件的收集问题、档案管理的困难部门等，档案工作因此顺利的开展，拒绝了恶性的循环状态，让档案工作的管理走上了良性循环的开展。

二、企业档案工作中的有效策略

1.改变管理思想

首先，企业要对档案管理工作的意义有所了解，清楚这一工作对企业的发展有正面的影响，并且采用媒体的形式向企业做出广泛的宣传，这样可以让各个部门以及各个职工都能对档案有更深刻的理解，以此来增加各个部门之间的配合，也为档案管理工作的顺利开展奠定了基础。其次，企业可以依据档案管理的具体特点以及所包含的内容来管理人才，并进行科学的配置，以此来构成合格的管理队伍。可以开展集中学习的模式，让员工学习到新型的管理技能，尤其是信息技术的相关内容，企业可以邀请一些专业人士来公司做讲座或者进行实际的指导，这样可以有效的提升管理人员的专业能力，以此建立信息化的队伍。

2.实现信息化的技术建设

在企业中可以最大程度的使用信息化技术以及网络技术、或者是下载的软件，来构建服务中心，构建资源共享的平台，以此来打造全面的服务工作。此外，在进行数据的选择中，要确保对基本的建设中的成本[2]，在时间的调整下，保证信息传递的有效性。在数字档案的管理中，实际的数据的记录，也进行了大的成本的划分，其中最为重要的是采用信息技术来对档案进行管理，比如有重要意义的图片或者是视频等，做好相关的备份文件，以此来避免在网络出现问题的时候，出现信息丢失的情况。

3.优化管理制度

企业要依据自身的实际情况，在正常法律范围内，构建合理的工作机制，以此来优化档案管理系统，把管理工作中的相关制度划入到工作的流程中，此外还要对责任的分工进行严格的把守，以此做到约束相关人员的行为，还要增加激励机制，做到具体的赏罚分明，保证管理工作的顺利开展。这样可以完善管理体系，采用合理的管理模式来提升管理工作的效率，至于企业内部的其他部门，也可以依据这一规范来对自己的科室进行约束，并且各个部门要展开同步的管理模式，以此来实现资源的共享。

总结语：

以上就是在企业档案中，存在的问题以及要解决的相关策略。首先是在企业中，档案工作并没有受到企业的重视，在文件资料的收集中，也存在着相关的问题，档案部门和企业的活动没有有效的融合在一起，这也就对企业的完整性造成了很大的影响。在管理工作中的相关策略，首先要改变管理者的思想，加入信息化建设，实现新科技的运用，对管理制度要进行完善，以此来提升企业档案的管理效率。

参考文献：

[1]郭娜.浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（14）：129+133.

[2]刘华.企业档案编研工作信息化面临的问题与对策[J].兰台内外，2020（18）：39-40.