浅析文书工作与档案管理工作脱节现象

雷静

摘要：论文从文书工作与档案管理工作中存在的脱节现象出发，通过对这些现象的深入分析，进而汇总、分类对应的问题。针对所述的几类脱节现象，利用现存的文献资料及社会上存在的新闻材料，再将现实现象对照理论依据分析说明。最后提出做好文书工作与档案管理工作的衔接工作建议。本论文根据新档案法《中华人民共和国档案法》中补充的条例为背景，适当的以这些内容做参照。

关键词：文书工作;档案管理工作;电子档案;脱节现象

一、文书工作与档案管理工作

（一）文书工作与档案管理工作的基本流程

文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成，处理和管理的程序、手续等。文书的形成、处理需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切都是文书工作。根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关地公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保管公文，正确地发挥公文地作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务、为社会主义现代化建设服务。档案管理工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度;科学地管理档案，大力开发档案信息资源，逐步实现档案管理地现代化，使档案管理工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。其中文书工作包括发文工作和收文工作两个方面，发文工作的流程为起草，审核，签发，复核，登记，印制，核发。收文工作的流程有签收，登记，初审，承办，传阅，催办，答复。档案管理工作流程为文件材料的价值鉴定，文件材料的收集，归档文件的装订，归档文件的分类，归档文件的排列，归档文件的编号，归档文件的编目，归档文件的装盒，排架。

（二）文书工作与档案管理工作的联系

文书工作是档案管理的基础。我们知道文件的档案是由文件的组合形成的。因此，文书工作的质量不仅直接影响其自身的日常工作和企业管理的效果，而且对文件从后续流动转化为档案后的质量也有基础的影响。档案由各种文件构成，所以文件工作的质量，如语言文字能够有效维持的时间、格式的统一性、语言的严密性和文件形成风格的连续性等都是形成文件后直接影响未来使用质量的关键。

二、文书工作与档案管理工作的脱节现象

（一）文书工作与档案管理工作人员的违纪

仝卓曾是一名崭露头角的歌手、影视演员，1994年出生在山西临汾，毕业于中央戏剧學院，参与过多档综艺节目的录制。2020年5月22日，仝卓在直播中声称，2013年参加高考时用了某些手段，把往届生的身份改成了应届生，以伪造的应届生身份参加了解放军艺术学院、中央戏剧学院等学校专业考试，同年6月参加高考并被中央戏剧学院录取。此外，请托时任临汾市尧都区委组织部副部长赵国华、时任临汾市第二中学副校长段玉河等人，弄虚作假，严重违规，为仝卓办理了中共预备党员虚假手续。

（二）电子文件与电子归档的加入

《计算机网络技术在企业档案管理中的应用》一文中阐述了计算机网络技术在档案管理中的优势主要体现在有利于档案信息的高效回收整理，有利于节约管理成本，有利于实现信息共享。计算机网络技术在企业档案管理中的具体应用主要包括构建网络化的档案信息管理系统，加快档案管理一体化建设，实现企业档案的数字化管理，实现企业档案信息资源的高效共享。

近年来，随着“互联网+”经济的蓬勃发展，档案管理工作也提出了越来越高的要求，在“互联网+”背景下，文件信息的数量和种类越来越多，文件信息的载体也越来越多，纸质文件中电子转换为文件，大数据时代下应做好新时期的文件管理工作，满足企业的生产经营和管理决策需求及机关单位的行政管理，实现各种信息资源的高效共享，统一文件管理标准。

现阶段，很多单位的档案管理工作仍存在很多问题，主要是以人为的管理为主，整体工作效率下降，要想转换成能够利用文件资源的信息资源，就要善于开发和利用信息资源，使单位要应用于管理的各个方面。

三、做好文书工作与档案管理工作的衔接工作

（一）文书工作及档案管理工作人员的素养

增强档案管理者的专业能力素养，作为管理者，必须具备自己专业的档案管理能力和相关素养以及知晓并严格遵守《中华人民共和国档案法》。档案管理能力是指能够将文书工作的专业知识和相关专业知识运用到管理工作中的能力。而且，专业的管理素养是指工作责任感、诚实的工作态度、工作执行心理等质量，这些在单位的管理管理工作中发挥重要作用，使文件收集和保管工作顺利进行，以此为基础，使相关企业的主管部门对文件管理人员进行全面了解，根据管理人员的实际工作情况和阶段性绩效评价目标，制定合理、适合档案管理者的专业教育计划方案，通过专业有效的培训，对教育内容进行先进的要融合管理思想理念，使管理者在较短的时间内掌握专业的文件管理知识功能，提高自身的工作素养，同时在教育结束后进行科学的评价和评价，有效地把握教育的效果。如果发现不足之处，就要通过完善来提高管理者自身的专业能力素质。

（二）文书工作及档案管理工作的制度

科学改善单位文件的收集和保管方式，同时还要做好定期的检查工作，保证文书档案资料的真实性以及完整性，并且兼顾到每一个工作细节，使得各个部门以及整个企业对文书档案的需求得到有效的满足。第三，提高硬件设备的完善性。企业要引进信息化的管理设备以及先进的管理理念，加强文书档案管理工作的信息化建设，提升文书档案收集与归档的高效性。

（三）文书工作及档案管理工作的监督

在外部监督上各行政区可制定自己区域的相关规定进行监管，在原有的行政区域划分上对各级各类单位进行法律监督管理，设置纪律检察进行专人专管。在内部监督上各单位要认真贯彻执行下发的文件，结合单位实际情况及时调整单位结构人员，改正错误的工作方法，学习先进的工作方式与工作技术。做到正确领悟文件精神，有效接收文件指示，带领相关档案部门人员共同学习。指定专人负责单位档案工作的检查，对工作态度从好到差的人员进行合理的赏罚。

（四）电子文件及电子档案的解决方式

一是建立安全的网络机制，加强资金投入，相关机构在综合监督执法文件管理工作时，应加强资金投入，重视文件管理工作，在工作过程中，应将性能较好的软件和选择硬件设备，真正发挥文件管理的价值和作用，并在管理过程中建立相应的惩罚机制。

二是加强两者之间的共存性，纸质文件将在未来很长时间内不会被淘汰。电子档案管理也不会垄断信息管理的前列。两种方式必须随着信息技术的发展，在较长的时间内生存下来，共同完成文件信息的管理任务，他们共同生存的原因主要有以下几点：首先，电子文档的出现是在参考纸文件的基础上形成的。在很多情况下，电子文档的管理和完善要借鉴纸文件管理的经验和教训。

三是加强两种文件管理方式之间的相互作用，在纸质文件与电子文件共存的基础上，一定会出现较多的沟通机会。

四、结 论

综上所述，上至国家部门下至工作人员要全面重视文书档案管理工作，在国家法律条文和文件规定之下，档案管理人员更应全面重视档案管理工作，积极运用各种现代化信息技术，建立完善的文书工作与档案管理工作体系。

（嘉兴学院南湖学院 314033）