建设项目档案管理规章制度体系建设与实践研究

刘雪飞

摘要：建设项目是一项复杂工作，为了提高项目建设效率，要做好相关内容分析工作。下面就从建设项目档案管理规章制度体系建设与实践入手进行探究，希望文中内容对相关工作人员可以有所帮助。

关键词：建设项目;规章制度;档案管理;图像资料

建设项目个体会存在一定差异，会遇到各种不同类型问题，为了能够更好解决遇到的各项不同类型问题，要在严格遵守相应法律法规基础上，适当结合建设项目情况，构建合理的档案规章制度体系。

一、档案管理在建设项目中起到的作用

档案能够全面、精准记录建设项目中各项信息和数据，其对于建设项目来说发挥着重要作用。建设项目档案呈现不同方式，通常可以利用文字、数据表格、图像、音频等资料进行记录[1]。通过音频、图像档案各项资料能够生动、全面描述建设项目中各项信息数据，这对于提高建筑单位档案资料存储来说意义重大。借助科学有效的档案管理体系，为日后监督检查工作开展提供支持，也可以实现对建设项目经验的总结。

现阶段，档案管理作业形成了缜密的工作体系，多数企业都制定了与实际情况相符的档案管理作业制度，档案管理作业对于提高档案管理效率来说具有指导意义，而且能够促进经济发展[2]。因此，相关管理人员要提高针对档案管理工作的重视程度，相关人员在开展档案管理作业时，要不断对作业方法、方式进行创新，不断学习新知识，对自身业务能力进行强化，进而使档案管理水平得到进一步提高，为建设项目作业开展提供强有力的支持。

二、建设档案管理规章制度体系需要遵循的原则

（一）符合相关法律法规

国家档案局采用宏观管理的方法管理档案，而档案馆则负责在日常工作中贯彻自己的规章制度。可见，建设单位要根据自身情况构建合理的规章制度，既需要符合建设项目本身，也要符合国家颁布的各项规章制度、法律法规、标准等内容。坚持这一原则非常重要，可以进一步提高档案工作规章制度的执行力[3]。

（二）系统性

从系统角度出发构建档案工作规章制度体系，对档案工作中涉及的各项内容进行全面分析，明确档案作业中各个环节之间的关系，全面分析不同档案的不同点和相同点，进而形成良好的规章制度[4]。

（三）综合性与可操作性

构建档案作业规章制度体系要在依据相应法律法规基础上，具有综合性和可操作性。所谓综合性就是完成档案全流程管理任务，而可操作性就是依据规章条款要求，进一步完成档案管理工作。

三、档案管理规章制度体系建设与实践

（一）文件控制程序

本程序旨在确保各参与单位的文件是根据准确、及时、安全的数据传输而制定的，主要包括审批程序、管理职责、传输流程、管理方法与要求。例如，参加单位在文件控制方面需要做好具体工作，各类文件如何传输、流转，以及文件形成后如何科学管理等，各项内容都应在该程序中体现[5]。需要注意的是，在该程序中，要注意档案管理规定的各项衔接，确保各项文件执行之后，能够合理归档，最大程度减少重复工作。

（二）文件编码原则

该原则是为了规范文件实体管理而制定的，主要包括以下几项内容：

（1）构成

将文件属性合理纳入编码中。

（2）标识

采用字母、数字，或者字母与数字相结合进行标识。

（3）规则

如何将各种标识串联起来。

文件编码通常利用项目代码、来源、单元代码、序列代码、文件类型代码等多项内容共同构成，单元代码要与WBS编码保持一致，序列代码通常都是文件最低一级类目流水号，编码可以依据项目特点确定，不同代码可以利用“-”连接符进行连接。编码规则一般都依据项目不同形成文件类别而定，例如项目管理文件、技术文件、函件等，不同类型文件的编码规则也会存在一定差异，要依据不同类型文件规则，对编码规则进行确定[6]。

（三）管理档案的具体规定

建设工程档案管理是与建设工程其他工作相关的一项重要的基础性工作，制定档案管理条例可以为建设项目档案管理的顺利开展提供规则。具体工作内容和范围涵盖档案管理的全过程。制定档案管理的各项规定通常都依据《档案法》、地方档案作业条例与行业主管部门档案管理的内容而定。建设项目档案管理规定可以对相关法规条款进行细化分析，完成相应补充工作[7]。主要包括的内容有总则、档案管理职责、档案的收集、整理、保管、统计等各项工作。档案管理规定是整个单位管理工作开展的总纲领，在对条款中各项内容进行确定后，通常要依据档案作业流程进行制定，方便日后相关工作的开展。

（四）各项材料收集归档制度

该项制度是项目文件材料的形成、归档、积累和档案的准确、完整、系统的各项内容的保证。主要包括归档职责、范围、要求、时间等多项内容。针对归档范围要依据相应国家的各项规定，全面结合项目进行确定。对于文件归档要坚持“谁负责、谁归档”原则，归档时间分为及时归档、定期归档等各项内容。

（五）分类编号

分类编号是档案管理中一项重要内容，其对于确保档案管理作业的有序开展来说意义重大，一旦确定，可以依据具体情况适当扩充，但是不得随意对其进行更改。进行档案分类编号制定时，应当以《工业企业档案分类试行规则》、《档号编制规则》和行业主管部门档案分类的具体内容作为核心依据，将所有档案视作分类对象，全面结合管理特点和档案内容，让各类不同材料之间形成有机联系，从而为后续开发利用、科学管理提供支持。档案分类编号规则主要包括类目设置、档号编制等各项内容。设定类目要包容建设项目的各项档案，不得出现無类可归情况，并且要对类目可扩充性进行充分考虑，为后续档案管理作业开展提供支持。

分类编号需要保持验证，不同类之间不得相互交叉，同一层次的分类标准需要保持一致，上位类内容需要大于下位类内容;分类编号要保持相对稳定，类别名称要保持稳定;对于难以确定属于哪一类项目档案的规定通常采取约定俗成原则，对其应当被归入到哪一类目进行确定。对于类目标识通常可以采用字母或数字表示，字母或数字在具体组合上可以依据特定方式表示。对于数字组合可以采取“双位制”“八分制”，具体采用何种方式主要由同一级类目数量确定。

（六）文件材料与档案整理规范

针对建设项目来说，该项规范主要包括以下几项内容：

1.归档要求与整理细则

建设项目是一项复杂工作，该项工作在具体开展过程中会涉及大量内容，会产生大量数据，项目档案产生的形成产生于整个项目建设的全过程中，因此，档案形成整体跨度时间长、涉及多个单位，文件种类多且复杂，具体管理作业开展的难度较大。国家对建设项目档案管理内容十分重视，制定了许多不同类型规范。建设单位为了更好地执行国家制定的各项规范，要严格依据不同行业、国家的各项规范，全面结合自身具体情况，制定建设项目档案管理规范。该项规范主要包括：项目文件形成积累、质量要求、收集时间等多项内容。

2.整理设备仪器文件材料细则

现代建筑项目规模不断扩大，项目也逐渐变得更加复杂，这也就会导致建设项目中会应用大量设备仪器，各项设备仪器性能会对建设项目质量、进度等各项内容造成直接影响，考虑到设备仪器管理十分特殊，这在一定程度上决定了部分档案需要采取单独方式管理。考虑到国家对于设备仪器档案管理缺少针对性的管理标准，因此，建设单位在进行此项标准制定时，要依据该类型文件形成相应规律，结合企业实际情况界定哪些档案是仪器设备档案。部分仪器、设备、压力容器等需要专门管理设备，相应的文件材料要放在设备仪器档案中，完成相应管理工作，例如，压缩机、机组、各类泵等材料都要归入到设备仪器档案库中。该项规范主要包括仪器、设备文件材料形成积累、编目、整理、归档等多项内容。

3.整理作业照片细节

作业照片与一般经营管理作业形成照片存在一定差异，其直接体现建设项目的施工过程。针对该类型照片管理方法与经营管理作业形成照片管理方法存在一定差异，应当依据建设项目施工过程中开展管理，而对于经营管理作业形成的照片，通常情况下要采取年度方式完成相应管理工作。作业照片的内容主要包括建设项目开展前的整体面貌情况、施工开展时重点部位的具体施工情况（以建筑项目中的隐蔽工程、重点控制点、质量事故等各项内容作为重点内容）、建设项目开工典礼等各项内容。开展整理工作时，要依据工程项目（或单位工程、单项工程、装置单元）进行分类整理。对于建设项目中的纸板照片，依据工程项目单独组册装订，对于数码照片要依据工程项目情况，单独建立文件夹，而且对于每个文件都要赋予一个指定的文件名称。需要特别注意的是，照片说明要包括地点、时间、人物、背景等各项内容。该项细节主要包括：建设项目照片积累归档内容、具体整理原则、照片质量、整理步骤方法等多项内容。

四、结束语

在新时期快速发展背景下，要提高对建设项目档案管理作业的重视，不得松懈，要严格依据建设项目特殊性，以及整个行业发展情况，不断探索，从而获取到先进的档案工作方法、管理模式，同时，还要注重体系和制度建设，从而使建设项目档案管理作业时效性能够得到进一步提高。

參考文献：

[1]张亚柏.提升工程项目档案规范化管理水平的对策[J].城建档案，2021（06）：61-62.

[2]饶笛，李文媛.浅议工程建设项目档案管理中的档案服务外包工作[J].城建档案，2021（01）：56-57.

[3]刘辉敏.工程建设项目档案创新管理的建议措施研究[J].兰台内外，2021（01）：25-27.

[4]陈韩锋.新时期重点工程建设项目档案管理对策探究[J].办公室业务，2020（24）：133-134.

[5]王一鸣.强化建设项目档案全过程管控 做好项目档案工作[J].城建档案，2020（12）：54-55.

[6]范琪琪.提升建设项目档案规范化管理水平对策探析[J].机电兵船档案，2020（05）：69-70.

[7]刘辉敏.浅谈做好基本建设项目档案管理工作的措施[J].办公室业务，2020（16）：106-107.