人事档案管理在人力资源管理中的运用研究

摘要：习近平指出，人才是创新的第一资源。我国生产年龄人口不断减少，就业弹性大增，人才培养面临许多新课题。一个科学、合理的人力资源管理体系不仅可以有效地建立组织的管理框架，还可以使组织内部的部门与部门、人与人、物与物、组织与组织的关系更加协调一致，有效地提高员工的工作效率和组织运作效率，达到降低管理成本的目的。文章对如何有效地利用人力资源档案管理，充分发挥新时期人力资源档案的内在潜能，对其持续改进提出了几点见解。

关键词：人事档案管理;人力资源管理;运用

引言

怎样适应新形势、新要求，提高人力资本水平，有效利用人力资源档案，大力支持高质量发展，是人力资源管理部门必须考虑的问题。要使每位员工的价值最大化，为单位创造无限的财富与价值，人力资源是不可或缺的工作。人力资源部门可以在单位内合理配置人力资源，保证各单位员工都能实现效益最大化。要提高人力资源管理部门的工作效率，就必须提高对人力资源档案的依赖程度。人事档案的管理能够帮助并推动人力资源管理部门人员的合理调动和工作安排单元的可持续发展。

1人力资源档案管理在人力资源管理中的重要作用

1.1科学、合理地分配人力资源

人力资源档案可以提高人力资源管理部门的工作质量，使每个员工的工作价值得到充分发挥，人力资源管理部门和其他内部管理部门也是机组日常管理的重要部分。可以说，人力资源管理对单位未来发展趋势有直接影响。人力资源与单位其他资源也存在着差异，随着时代的发展，合理配置人力资源始终是单位内部管理的重要任务。利用人力资源档案管理，人力资源管理部门可以更全面地了解员工的基本信息，对各行业的人才短缺进行调查，从而科学合理地配置内部人力资源。提高人力资源管理工作质量，提高单位效益。

1.2为人力资源管理决策阶段作出决策提供参考

人事档案管理部门具有单位内所有人员的基本信息，包括人员的工作能力、个人基本信息、工作经验等。为今后决策阶段的反应提供参考，例如人力资源管理等。比如，单位在实施绩效考核制度时，员工的内部考核直接影响到员工的晋升与薪酬。所以，认真、全面、系统地对员工进行评估，是对员工未来和单位未来的发展。单位对员工的评估，大多数是基于员工日常工作表现和同事间的评估。

2人力资源管理应用中人力资源档案管理的主要问题

2.1采用人力资源管理的后勤方法会降低人力资源管理的效率

大多数单位的人力档案管理方式都是比较落后的。而在开发背景下，管理人员不能充分利用信息技术，人力资源文件管理效率低，不能准确把握人力资源文档的细节。一是人事档案管理系统的功能比较简单，只能输入人事资料，无法深入了解人事档案的细节，因而无法发挥其真正的价值。随着信息技术的发展，管理人员在信息管理方面没有采用传统的纸质文件，人力资源文件的管理效率会下降。

2.2我国大多数单位并没有正确认识到人事档案管理的重要性

人力资源档案的管理也容易被忽视。在实践中，由于单位没有建立一个完整的人力资源档案管理体系，人力资源档案的最大价值并未得到发挥。大部分单位在人事档案管理工作内容、工作流程、职责分工等方面都没有落实，缺乏统一合理的人事档案管理体系。此外，单位人力资源档案管理中，由于人力、物力、财力等方面的投入较少，人力资源档案管理质量不高，工作效率低下。

3人力资源档案管理应用手段分析

3.1人力资源档案管理应该使用最新管理方法

在信息技术飞速发展的背景下，传统的人力资源档案管理已不能适应单位的发展。所以，设备必须采用最新的管理方法对人力资源文件进行管理。第一，减少纸张文件。传统的人事档案由于单位的发展存在很多弊端。具体来说，检索纸质文件需要花费时间和精力。此外，许多文件与我国制定的环保理念不相适应，作为人事档案管理的管理者，必须减少纸张档案的数量，全面实施数字化电子档案管理。其次，在计算机网络信息技术的帮助下，人力资源档案管理部门需要建立一个更加专业化的人力资源档案信息数据库，建立专业化的人力资源档案信息数据库，可以克服传统文件占用很大空间的问题。

3.2提高檔案管理人员的专业性和全体员工的档案管理意识

人事档案管理者必须具备良好的工作素养，才能保证对人力资源档案进行科学、合理、标准化管理。为提高人力资源人事档案管理人员工作能力，进行业务培训。人事档案管理人员既要明确各项档案管理制度、档案管理制度和法规、档案管理标准，还应提高专业技术水平，熟练使用各种计算机软件，提高人力资源档案信息管理的效率。人力资源档案管理者必须不断学习高级知识，以适应人力资源管理工作的需要，最后，必须广泛宣传档案管理的重要性，以确保本单位的所有人员正确认识档案管理对于人力资源管理发展的重要性，并全面执行存档管理准则和政策。

结语

人力资源管理在单位长期的发展过程中起着重要的、广泛的管理作用，并能帮助单位实现巨大的经济增长。在人力资源管理过程中，人事档案能有效提高人力资源管理部门的工作质量，一直是人力资源管理中的一个重要环节。传统的人力资源管理随着时代的发展已经不能适应开发，所以在人力资源管理工作中要充分利用人力资源档案，提升人力资源价值。

参考文献：

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[2]郭丽萍.民营企业人事档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务.2020（13）.

[3]王姝.人事档案管理在人力资源管理中的运用[J].人才资源开发.2020（22）.

作者简介：周文（1989.02-），男，湖南人，大专。研究方向：事业单位人事档案管理