浅谈公立医院档案管理

陈紫飞

摘要：公立医院档案管理工作十分必要和重要，在现代医院改革发展的新形势下，如何加强档案管理工作，为医疗工作服务，提升医院工作水平，值得分析与探讨。

关键词：公立医院;档案管理;问题;对策

档案管理包括资料收集、整理、归档、保存、借阅、销毁等，公立医院档案反映了医院各项工作运行情况，对于医院的发展有着至关重要的作用。本文分析了当前公立医院档案管理存在的问题，提出了加强档案管理质量的对策。

一、公立医院档案管理存在的问题

（一）档案管理工作意识淡薄，专业水平不高

（1）有些公立医院不够重视档案管理工作，认为档案管理工作与医院医疗业务工作相比，档案管理不能为医院带来盈利，就是普通的事务性工作。（2）没有设置专门的档案管理岗，由办公室人员兼职，投入的时间精力不足。（3）有些档案管理员没有接受专门的档案管理知识培训，不掌握文书立卷的基本要求和主要方法，专业水平不高，档案管理能力不强，在进行归档时，将医院高层部门的档案如期归档，对医院级别较低部门的档案，认为只要集中存放，应付检查就行了，造成档案管理工作薄弱。

（二）档案管理制度不健全，更新不及时，执行不到位

（1）公立医院档案归档范围很广，档案管理包括收集、归档、管理、移交、销毁等环节，由于档案管理制度缺失，重点环节的管理没有相关规定及规范的流程，造成无章可循，尤其是档案的归档分类、归档时间、归类整理方法等要求不清晰，医院其他部门工作人员无法正确归档，以致于在工作人员查阅和利用档案时，出现档案查找不全面或档案出错的现象。重要价值的档案丢失，可能会影响各部门人员今后的发展，造成不必要的麻烦。（2）监督及奖惩制度的缺失，也造成管理人员在进行档案归档的各个环节中存在不严密、不规范、太随意等不良现象。

（三）档案管理基础工作不牢，设施不齐全

档案收集工作是档案管理的基础，医院各部门工作人员的配合是做好档案收集工作的關键。（1）医院各部门人员对档案管理工作不理解，在日常工作中不注重档案材料的收集。由于档案收集不完整，并且未进行及时有效的补充整理，导致档案资料不齐全，档案管理存在风险，容易产生纠纷。（2）个别医院没有设置专门的档案室，没有统一保管，各类档案保管分散。（3）有些档案室“六防”设备不齐全，导致档案材料潮湿、霉变、虫蛀，不利于档案的长期保存，档案资料的美观整洁及完整打折扣。

二、公立医院加强档案管理质量的对策

（一）加强档案管理人员培训工作

档案管理人员在档案管理中起着举足轻重的作用，决定公立医院档案管理工作的整体水平，因此，医院应加强档案管理人员和其他部门人员档案管理业务的培训。（1）提高政治站位，重视档案管理工作，要树立档案管理工作抓得好，就能为医院事业发展贡献一份力量的意识。（2）加强档案管理理论的学习，每位管理人员都必须掌握相关知识，包括档案的收集、分类、归档整理、借阅、销毁等，熟悉工作流程、操作细则。仅靠理论知识教学是远远不够的，为减小误差，在进行培训时要与具体实践相结合，根据工作要点对档案管理人员进行实践操作。档案管理人员也要加强其它专业领域知识的学习，如会计档案管理、病案管理、基建管理等，扩大知识面，熟悉各类档案管理的要求，努力掌握科学的管理方法。（3）进行现代化管理技术的普及。公立医院档案管理工作较为复杂，档案涵盖的范围广，必须跟上现代医院管理步伐，运用信息化管理手段，使用档案管理系统。通过培训，让其逐渐了解档案管理工作的主要流程以及具体操作，逐步提高专业素养。

（二）建立规范化的档案管理体系

档案管理工作内容广泛、环节繁琐，因此应从档案管理制度的出台、实施、完善，档案管理人员岗位职责，档案信息的安全化处理与维护等方面建立健全档案管理体系。（1）建立完善档案管理制度。制度应涵盖档案管理部门及其他部门的职责、档案的分类、整理归档、借阅、保密、鉴定与销毁、档案室管理等内容。（2）及时收集、整理、补充、更新档案材料，按照档案管理相关要求对收集的材料进行审查，审查合格后才予以归档。（3）明确档案管理人员职责，科学安排、详细规划，加强干部队伍梯队建设，注重培养教育，提高档案管理工作效率。（4）做好档案信息的安全化处理与维护。信息技术作为当前医疗事业发展的主要手段之一，电子档案逐渐取代纸质档案。但由于网络的灵活性较强，容易出现漏洞，经常有不法分子对医院档案进行盗用，档案管理安全性存在较大风险。因此，医院应积极推进档案信息资源平台建设，扩大档案资源在医院各部门的共享覆盖面。同时，要加强对档案管理系统的安全维护，确保档案信息的安全。

（三）加强对档案管理工作的宣传普及

（1）医院领导要发挥带头作用，重视档案管理工作。首先要加强对档案管理工作的调研了解，帮助解决在管理过程中存在的实际问题。其次还要注重对档案管理工作的宣传普及，使医院职工认识到档案管理工作的重要性，档案管理与自己以及医院的发展密切相关，要责无旁贷并积极配合档案的收集与管理工作，确保顺利完成医院的建档工作。（2）高质量的档案管理工作，需要各部门工作人员的重视和配合，在平时工作中注意收集分类归档材料，促进档案管理工作标准化、规范化。

档案管理是公立医院各项工作的重要组成部分，档案管理水平一定程度上反映了医院管理水平。因此，医院应重视档案管理工作，使档案管理及各部门工作人员逐渐具备档案意识，注重档案的收集、利用和管理，为公立医院事业发展助力。

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