现代科技在施工企业办公室管理中的应用

李晓娟

摘要：施工企业要想在当前激烈的市场竞争环境中占据一席之地，既要保证工程建设的质量优势，又要让办公管理跟上时代发展的步伐。办公室在施工企业中的主要作用是为企业上下级沟通提供平台，管理文件、档案和公章，确保各项建设项目的顺利开展。因此，如何将现代技术应用到施工企业的办公室管理中，是本文的重点。

关键词：现代科技;施工企业;办公室管理;应用

引言

施工企业的办公管理必须跟上科技不断发展的时代的发展。为了解放办公室旧的管理思想，必须应用相应的现代科技管理方法。借助互联网技术等现代科技手段，把握工作的方方面面，创新管理，使施工企业的办公管理效率更加高效，推动各项工程更上一层楼。本研究对施工企业办公管理中采用的现代科技手段进行了探讨和分析。

一、施工企业办公室管理的特征

1.服务性

建设单位属于综合服务部门，在施工现场担任党政领导的助手，在上传配送、左右联系、综合等方面负有重要的法律责任。 同时，也为建筑工地和基层提供服务。

2.辅助性

及时收集、掌握和反馈当地业务单位、总部、施工现场等多方面的培训信息。在展开综合分析后，妥善解决其中尚存的主要关键问题，拟定相应的解决方案以供党政领导参考，让作出正确的战略决策。

3.事务性

建筑业务的主要特点是任务多，与建筑业务管理任务有直接联系的相关管理任务应归入工作范围。

4.综合性

在建设项目中，办公室可以直接或间接参与并了解几乎所有与建设运营相关的任务，具有一定的灵活性和适用性。

5.机密性

办公室应是施工企业党政领导的助理。此外也负责起草和把守重要的机密信息，对于公司的文电查询运转、印信档案管理、通讯等等工作加以负责，带有极为高的实时性。

6.政策性

就国家的相关法规，现场各项监督机制的拟定、下发、督办等等工作，均对于办公室业务人员有着较高的要求，特别应是在产业政策方法论上。

二、办公室管理在施工企业管理体系中的作用

1.桥梁纽带作用

现代施工企业办公室主要应是连接企业工作人员与各业务部门和广大公司员工的桥梁。它应是企业展开日常运作的纽带，也是决策、指挥、协调的部门。首先，办公室在领导的关键决策过程中起着重要的沟通和协调作用，其次，总部必须在决策中处于中心位置，这样才能充分了解实际情况，制定出更加科学合理的方案。 但是，该计划的实施需要办公室工作人员的积极配合和积极指导和准备。

2.参谋助手作用

办公室管理可以为领导提供更全面、更多样化的相关信息，研究施工企业的工作，提出关键决策意见和有效建议。 因此，办公室经理必须具备扎实的经验和技能，以及足够的洞察力，才能充分发挥员工助理的作用。 你还需要学习如何观察文字和颜色，这样你才能完全做到。 了解施工企业的实时动态，对其进行配置，实现资源优化，发现潜在问题。 同时，要为长远发展提前做好准备，具有一定的远见和创新能力，能够充分发挥多学科的职能。

3.综合协调作用

综合协调的主要目的是保证建筑企业内部活动的正常有序发展。 他们还需要相互协调配合，减少损失，找到内外融合的契机。施工企业各部门也要有良好的大局意识，正确处理问题，高度重视集体利益，从长远利益出发，统筹谋划，合理解决问题。

4.窗口服务作用

在处理文件时，秘书处应认真对待其服务作用，增强对服务的兴趣。同时，他们必须具备良好的公关能力，能够连接内外部，改善内外部关系，处理内外部问题。

三、在施工企业办公室档案管理中应用现代科技

在建筑公司的办公室管理中，档案管理是一项非常重要的行政工作。 檔案中的档案资料是单位为满足其职能活动需要而创造的保存价值的内容，包括合同、科技、文献资料等。 最新的文件管理技术可以更科学、更合理的方式收集和管理不同类型的文件。 将电子档案应用于施工企业办公管理，可以大大减轻办公管理人员的工作量，无需无休止的打字，无需管理复杂的档案，更好地收集档案，通过编辑和调查提高工作效率。

在施工企业的电子档案管理中，电子档案的管理可以极大地方便科技人员对档案的开发和再利用，在一定程度上可以提高施工企业的市场竞争力。 在档案的使用方面，档案管理人员可以通过网络共享档案，相关人员可以在自己的电脑上访问档案资料，进一步节省了时间，提高了办公管理质量。 在施工企业的办公管理中，采用电子档案管理，提供优质的档案查询管理服务，是建立施工企业信息中心的主要方式。

四、在施工企业办公室文件管理中应用现代科技

在施工企业的办公管理中，传统的文件管理方式是文件主要以纸张作为文件信息的传播媒介，文件要由领导签字并流通，浪费纸张资源和人力资源。不同部门之间在存储或使用文件时存在许多难以发现的问题，并且也难以完全恢复借用的文件。利用现代技术实施电子文件管理，可以有效解决建筑公司办公文件管理的各个环节，包括代发、会签、备案、处置、保管等方面的问题。此外，它可以集中存储文件，携带方便，方便文件创建者创建文件。它还可以快速执行文件搜索，也可以做可以快速部署的事情。凭借这些优势，可以执行键盘写入、直接从屏幕读取文件以及通过网络发送和接收文件。

此外，除了使用最新技术存储电子版本的文件外，还可以建立电子文件管理系统，确保电子文件的完整性、可用性、可靠性，以及收集、存储、处理和应用电子文件等等。 流程管理，使管理规范化，长期安全存放，达到文件高效使用的目的。

五、在施工企业办公室行政管理中应用现代科技

为基层施工企业提供服务是办公室管理的基础服务，简化申请人的申请流程是这项管理任务的主要任务。 将现代技术应用于行政管理，可以通过网站建设为各种应用提供便利条件，可以减少行政部门的人力，降低行政成本。 要实现申请人办公的高效化，无纸化办公是有效的方式之一。

企业可以通过网站建立行政管理系统，申请者无需奔赴多个部门办公支持，实现网上受理和处理具体申请，有效降低企业行政和部门成本。 在建筑公司办公室的管理过程中，可以引入电话、视频会议等新媒体管理方式，并应用于公司会议。 这不仅节省了一定的会议和差旅费用，而且提高了会议效率。

六、在施工企业办公室印章管理中应用现代科技

在施工企业的办公室管理中，做好印章管理是办公室经理最基本的职责。

在施工企业的经营管理活动中，印章有权行使职权，是明确公司各项权利义务的证明。印章使用管理是保证印章利益的关键，保证企业及其经营管理的安全。考虑到印章使用的安全性，印章的使用需要严格的审批，审批流程较为复杂，需要经过部门负责人、总经理等各级领导的审批。该技术对施工企业印章进行管理，主要基于公司内部网络或总部运营平台，申请在线打印，基于审批登记系统实现印制管理。通过这个在线印章申请系统，印章使用人员现在可以在线申请，当审批人在线批准一般职责时，系统会自动生成印章使用登记表，印章管理员可以填写印章统计信息。随时对相关印章的使用情况进行企业整体经营情况分析。

结束语

在施工企业办公管理过程中，为了在激烈的市场竞争中提高企业自身的竞争力，同时确保工程建设的质量优势，企业办公管理是与时俱进的。 通过互联网技术等现代科技手段，对各方面工作进行创新管理，可以进一步提高施工企业的办公管理效率，使企业各项工程的施工工作更上一层楼。

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