浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

王娟

摘要：建筑施工资料管理是项目建设过程中较为重要的工作，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，基于此，本文对建筑工程资料管理现状以及建筑工程档案资料有效管理措施进行了分析。

关键词：建筑工程;档案资料;管理

建筑工程檔案资料属于建筑企业的宝贵财富，是建筑企业在施工过程中经验与施工技术的积累，在建筑工程管理中发挥重要的作用。有效地对档案资料进行管理，不仅可以提升建筑工程的质量，还可以提高企业的经营利润。

1 建筑工程资料管理现状分析

从目前的情况来看，我国很多的建筑企业管理人员依然采用以往传统的观念和模式展开相应的工作，并没有真正的做到与时俱进，从而使得建筑企业的经营管理工作始终无法满足当今时代的要求。不仅如此，由于不具备现代化科学的管理理念，从而始终无法真正做到为企业的效益考虑，通常只是一味的注重经济效益的最大化，并没有对技术资料管理工作的重要性有所认识。当前，我国大部分的建筑企业在日常经营的过程当中，并没有针对建筑工程资料管理制定完善的管理制度和体系，从而使得工程资料在管理过程当中非常混乱，很多资料不能及时的收集，相关资料很难收集齐全，其真实性也不能得到切实的保障。如果这些问题不能得到及时有效的解决，势必会导致工程各方之间产生诸多的矛盾，不仅阻碍工程建设任务的顺利开展和进行，同时也会对后续的工作造成极为严重的影响。

2 建筑工程档案资料有效管理措施

2.1 完善建筑工程档案资料管理制度

在开展建筑工程档案资料管理工作时，政府部门应该牵头建立一套科学、有效的管理制度与管理法规体系，这些规章制度应符合当前形势，具有一定的可操作性，在建筑企业经营过程中能够提升其档案资料管理水平。同时，建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在建筑工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。

2.2 保证建筑工程档案资料管理质量

①要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订;②所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷;③合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。

2.3 及时做好技术资料的记录，保证其真实性

由于工程技术资料本身会展现出建筑项目的实际施工情况，所以资料管理人员在整理技术材料的时候，一定要紧跟施工的开展进度。即在建筑工程开始进入实际施工之前，建筑单位需要组织专业的资料管理人员对技术资料进行管理，同时还要把分部分项工程质量评定等一系列的原始记录进行有效的收集，保证工程进度与各项资料始终保持在同一进度，以此来保证技术资料内容的真实连贯。其实对于建筑工程技术资料的归档管理工作来说，最为重要的就是资料的真实性，如果资料真实性难以得到保障，那么在后续的管理过程中，就会出现资料管理人员在原始记录上进行后补造假等一系列现象。这样一来如果建筑工程项目出现了质量问题，工程技术资料就会因为后补造假等情况出现混乱的局面，最终还会产生错误判定等一系列问题。所以资料管理人员在对技术资料进行归档整理的过程中，一定要注意使其与施工进度保持一致，做到实事求是、认真严谨，以便资料自身的真实性及准确性可以得到保障。

2.4 提高建筑工程档案资料管理人员能力

建筑施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起建筑施工企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。

2.5 积极开展文件档案管理信息化建设工作

在工程项目文件与档案管理中，应该对新时代发展形势进行了解，加强对信息化技术的重视，创新以往的档案管理思路，将信息化机制纳入到大型工程项目文件与档案管理中，促使信息化与文件、档案管理相结合，进一步强化信息化建设。具体而言，需要以信息化技术、互联网技术为支撑，建立与自身发展模式相符的计算机网络平台，不断优化文件、档案管理系统，促使各个软硬件良好运行，进而打造全新的工程项目文件与档案观管理格局。在此模式下，不仅能够降低相关工作人员的压力，减少其工作量，而且还有助于提高文件、档案管理工作效率和质量。此外，在进行相关操作系统的引入下，应该注重数据的实时更新，为计算机网络平台良好运行创造优越的环境，减少管理问题发生，确保管理效果。在计算机信息网络技术的运用中，可实现资源共享，能够保证文档信息服务及时性。为了提升文件、档案的社会价值，还需要借助相关的科学技术将其变成活的信息，提高相关资源利用率。在推进工程文件、档案管理信息化进程中，需要注意的是，网络具有较强的开放性，在一定程度上对文件与档案安全造成了威胁，容易造成数据丢失、窃取等问题。因此，应该不断完善计算机信息管理系统，强化对文件档案的保护，做好相关的防范工作。为了加快大型工程项目信息化建设步伐，需要注重相关系统软件的开发。要想确保软件的可行性，满足现代文件与档案的管理需求。相应的管理人员需要介入到系统软件开发环节，以促使软件功能更加完善和健全，具有优越的性能，增强信息数据质量，确保信息数据的准确性、全面性，真正提升工程项目文件与档案管理的信息化水平。

3 结束语

综上所述，在重视“互联网+”思维的同时，也要加强在信息化活动中形成的具有保存价值的各类照片及声像档案，强化常规收集。并通过档案信息全面掌握人才资源的开发和利用，为工程质量快速争创“平安工地”“优质工程”提供实力支撑，为公司资质升级提供软实力支撑，为现代化企业建设作出更大的贡献。

参考文献：

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