浅析高职院校档案管理工作

谢晓光

摘要：档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。它真实的记录了学校各项实践活动，通过档案，我们可以更好的了解过去，分析现在，预知未来。对高校的发展起着重要的作用。文章阐述了的档案管理工作存在的问题，解决档案管理工作存在问题的措施。

关键词：档案管理、存在的问题、措施

1.高校档案的重要作用

档案的重要作用是指档案价值的内在与外在和具体表现形式。档案产生于丰富的社会实践中，能够广泛地满足社会需求，因此，它的作用是显而易见的。

1.1档案对教育教学具有参考作用

学校档案产生于学校的形成、发展、变化的全部过程，同时又贯穿于学校教育教学工作及起组织管理的各个方面，档案真实的反映了学校的教学管理，运行的发展轨迹，是学校重要的的信息资源，学校教育教学的管理形成离不开作为载体的学校档案，是积累和丰富学校教学管理的有效手段。研究和整理学校档案，可以深刻理解本学校的特点以及自身发展规律。

1.2搞好档案管理工作，能调动教职工的工作积极性

档案真实的记载了一个学校的历史，也汇集了每位教职工的历史。档案管理的核心是人的管理，人的管理就是保护管理对象的工作积极性，学校档案是学校历史的记载，它汇集了教师的各种资料，也是对教师劳动的认可，管理好档案又是一部光荣的历史它无疑增强了教师的自豪感，对每位教师的的成长起到鞭策和激励作用。

1.3 档案管理教工作是教学科研的可靠资料

任何一种教学和研究都必须以广泛占有资料为基础，以资料的真实可靠性为前提。在教学和科研活动中，档案不但能通过原始的记录提供直接的借鉴，而且可以通过分析、概括、总结、实验等手段获得间接的参考，为各类教学科研活动提供可靠、详实的资料。

1、档案管理工作存在的问题

1.1档案管理理论缺乏创新

档案管理是一项具体管理、服务性、政治性于一体的工作，很多学校的管理者对于其管理的重要性并没有给予充分的认识，对于档案认识还停留在传统管理的思想范围内。这就使得高校的档案管理工作难以得到发展，高校档案管理工作看似简单，其实是一项复杂的工作，它做起来的细节繁琐，需要老师们一点一滴进行梳理，需要老师进行细致归总，管理意识的淡薄让相关人员难以投入较大的精力进行整理，无法让档案的管理达到高校的程度

1.2档案管理手段缺乏创新

我国高校管理大多采用的是人工记录的模式，信息化进入高校以后，虽然档案管理工作也出现了信息化技术创新，但是其创新的范围也仅僅局限于信息的录入，对于其它方面的管理则较少涉及。加上学校的配套设备不完整，档案管理工作人员的积极性不高，档案管理手段没有达到实质性的变化。高校对档案管理人员的激励制度不足，也让档案管理者工作积极性不高，进行手段创新的动力不足，这都难以让档案管理的手段进行革新。

1.3服务意识缺乏创新

现在的高校，在开展档案管理工作时，管理工作人员缺乏服务意识是一个普遍现象。很多高校处于被动服务状态，主要原因是管理人员缺乏专业技能，他们对档案管理的工作意识淡薄、缺乏责任心，导致开展档案管理工作受阻，加之有的高校的领导没有意识到档案管理工作的重要性。师生对档案管理人员意见等原因，造成了档案管理人员的工作懒散。

2、解决档案管理工作创新的措施

2.1引进先进的管理理论

要提高高校的档案管理工作。首先要改变档案管理的意识，充分认识到档案管理工作的重要性，领导要高度重视的档案管理工作。领导要深入到档案管理一线工作中去，了解档案管理在学生学习，就业过程中发挥的积极效用，重新认识档案管理工作的工作重点。其次，高校领导要对档案管理人员进行相关的培训，规范对档案工作的正确认识，让档案管理工作朝着既定的目标顺利进行，能够让档案管理工作更加具有成效。最后，档案管理者无论从管理的角度还是从工作人员的角度，都要挖掘档案管理层次的内涵，并将内涵与服务连接在一起，提升档案管理工作的服务意识。

2.2创新服务方式

在服务方式创新的过程中，就要改变以往传统的服务方式，加强改革创新，高职院校根据自身的情况，结合技术设备和相关的管理理论知识，充分挖掘潜能，不断的进行完善及创新，运用多样化的服务模式去服务不同需求的用户，切实以服务对象的实际需要为主，强化服务意识，不仅要满足社会发展的需要，也能保证符合服务对象的实际要求。在其创新的过程中，要积极学习管理经验，不断提供员工思想素质，为档案管理工作顺利开展提供打下良好的基础。

2.3提升服务意识

想要保证高校档案管理工作能够顺利进行。首先工作人员要有一定的服务意识。高校提升档案管理人员的服务意识包括：认知意识和责任意识，高校档案管理人员要清楚自己应该做什么，清楚档案管理工作的重要性和必要性，这样才能端正工作态度;高校要加强档案管理人员的培训工作，定期组织档案管理人员进行培训，让他们意识到档案服务管理工作的重要性，并且制定相应的考核制度，对工作人员进行不定期的考核，主要考核理论知识。充分调动管理者的服务热情，可以实行奖惩制度，被服务对象对档案管理者进行评价，被服务对象的评价决定档案管理者的待遇。这一决定对提升档案管理者的工作热情起到了一定的积极作用，也为服务对象提供了更加优质的服务。

结束语：

高校档案管理的工作效率提升与服务意识、服务方式、管理理论有着非常紧密的联系。要顺利发展高校的档案管理工作，必须要积极采取措施促使高校以及管理人员对档案管理工作引起高度的重视，提升服务意识，完善档案管理制度，为提升高校档案管理质量打下坚实的基础，让档案管理更好的为广大师生服务。

参考文献：

[1]余芳.高校档案信息化安全策略探究[J].中国管理信息化，2018.09.

[2]武锋.浅议当前高校档案管理工作创新[J].教育与职业，2012（5）

[3]王焱.谈如何做好高校档案管理工作[J].黑龙江档案，2015，（01）