“双一流建设”背景下高校二级管理学院档案建设的问题和对策研究

甄贞

摘  要：“双一流建设”背景下，对高校二级管理学院档案建设提出了新要求。本文从校院两级管理体制下高校档案管理现状展开，从高校档案管理模式和结构、档案信息的提供和利用、学院档案工作建设三个方面提出了高校档案管理面临的问题，并根据实际情况提出了系列优化途径和对策建议，包括建立学院档案管理制度、无纸化电子档案途径、学院档案主题结构的搭建、电子档案的安全性建设。本文提出学院和学科发展档案亟待建设，并提倡学院建立数字化档案馆，摆脱传统纸质档案“堆砌”而浅于挖掘和利用的现状，使档案实现高效利用和服务师生的最终目标。

关键词：高校;二级管理学院;档案管理;电子档案

中图分类号：G641    文献标识码：A    文章编号：1673-7164（2021）22-0008-03

2015年，国务院正式颁布了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》[1]。高校以“双一流”建设为抓手，积极推进校院两级管理体制改革。校院两级管理体制改革，即将学院人权、事权、财权，由学校统一管理下放至学院自主管理，使学院成为责、权、利统一的办学实体[2]。学院档案管理应紧跟双一流建设步伐，从学院实际需求出发，建立为二级学院服务同时具备自身特色的档案管理制度，记录学院和学科发展的历史和现状，借助信息化建设平台共享电子档案管理成果，为教师、学生提供专业和便捷的个性化服务。

一、高校档案管理面临的问题

（一）高校档案管理模式和结构单一化

高校档案管理长期服从和依赖于校级统一管理模式。从档案生成途径来看，学校将行政管理部门的档案列为重点，各归口部门按照岗位职责生成大量重复性的规章制度、工作通知和发文。教师人事档案转入学校后，以各行政管理部门为档案材料生成的归口单位，分别建立业务档案材料后，归入人事档案管理和保存。学校行政档案和人事档案多以纸质材料为主，统一存放于档案室。一旦档案发生丢失、遗漏、损毁，会造成不可挽回的损失，后果严重。

（二）档案信息提供与利用不便捷

高校普遍采用传统纸质材料归档，存在电子档案配套不健全的问题，档案信息化建设水平参差不齐。纸质档案生成周期长，教师个人申请阅档的行政审批步骤烦琐。高校各部门业务资料单独生成，大部分过程材料不归档，因而无法记录全部业务环节。部门间的信息不交换，无法实现同步更新，档案信息利用率不高。

（三）学院档案管理亟待建设

部分学校的人员和物力配置不足。高校招聘专职档案管理人员多集中在行政管理部门，如学校档案馆、图书馆、学籍管理部门、人事部门等。学院档案工作多由管理岗位人员兼职承担，未配备专职的档案管理人员，档案管理工作的主要任务是完成各部门分配下来的业务归档工作。部分学院存档条件简陋，固定资产配置少有专业档案库房或档案柜，存档内容不能体现学院人文精神和内涵。业务档案和人事档案无法集中体现各学科特色及其发展历史。因此，二级学院档案工作亟待加强，学院应收集和珍藏学院创建、建设历程的档案，整理学科发展规划的历史和进程，提炼学科特色，由学院建档实现长期保存。

二、高校二级管理学院档案建设对策

（一）学院档案管理的制度建设

学院档案管理工作的落实主要取决于相关制度建设，制度建设完善后则需落实到位。一方面，学院应遵循学校统一领导，切实完成行政管理部门下达的各项档案管理任务，完成资料收集、整理、分类、登记和保管，做好基础工作。另一方面，二级管理学院应探索档案分级管理制度，充分发挥学院机构设置紧凑、二级学科集中和优势突出、学院与教师和学生联系紧密、学院内部各部门合作性强便于领导等特点，制定与学院发展步骤相符合的档案管理计划，优化档案管理主体结构，灵活增设档案管理内容，简化档案查询流程，提高档案信息的利用率和服务质量。任何制度建设都是逐步完善的。学院应立足教师、学生、学科发展，建设符合学院特色和需求的档案管理制度，不可过度依赖校级档案管理制度。学院可以成立档案工作领导小组，对档案工作进行整体部署，组织开展档案员业务培训和调研工作，明确档案管理人员岗位和职责。

（二）学院档案建设的主要途径

高校档案多采用纸质材料存档，纸质档案数量巨大，档案材料生成周期长。高校档案管理工作要投入大量的人、财、物力，完成材料收集、整理、归类、保存的一系列工作。对档案管理人员、档案室设备和设施的专业性要求很高。二级学院应以电子档案为主要途径，并与高校现有OA业务系统无缝对接，实现档案信息的长期无纸化保存和数字化查询。一方面这能避免数据重复采集，资料重复归档，提高整体管理效率;另一方面，能实现高校行政办公档案资料数字化，提供便捷查询路径，提高利用率，从而弥补学院人力、物力和场所不足的弱势。

1. 学院档案主体结构构建

主体结构构建应从学院档案建设需求出发，力求“精巧”而避免“庞杂”。从整体上可由三部分构成，即业务档案、个人业绩档案、学院和学科发展档案。

（1）学院业务档案。高校要对学校行政管理部门现有业务档案做细致补充和逐步完善。以科研项目档案为例，科研项目的档案管理从立项到结项，历时长达数年，且科研、财务、学院多个对口部门需协同管理。现有科研项目档案多侧重于立项材料的归档。科研项目初次申请、立项后的项目调整、项目中期检查和后期结项、结项成果、项目后期拨款，这些过程材料容易忽视，无法保障其完整性。教师在科研项目经费报销和调整过程中，常常要从立项起提供一系列的过程材料。学院应从教师实际需要出发，细致梳理过程材料生成电子档案，填补业务档案真空区，为教师提供准确业务信息和个性化服务。

（2）学院个人业绩档案。个人业绩档案是在教师人事档案的基础上，对个人业绩档案做“立体化”的整理和补充。自全国事业单位启动全员岗位聘用制以来，人事管理从以身份管理模式转换成岗位聘任管理模式。对高校而言，教师个人业绩档案应将教师的师德评价、教学成果、科研水平、获奖情况、社会影响力等集中反映出来。现有的人事档案对个人业绩的记载和保存，基本仅局限于岗位聘任或工资变动归档材料，由个人填写存档表格，获奖证书、科研成果、科研項目、教学履历、社会影响力等原始材料都不存入纸质版的人事档案中。教师如查询个人业绩和历史发展情况，要借助于学校各行政部门开发的多个管理系统，如岗位聘任与职务职称变动要借助人事管理系统查询，科研成果和项目要借助科研管理系统查询，教学和课程要借助教务管理系统查询。因此，学院可为教师开发个人职业发展的业绩档案，扫描原始资料、过程资料，形成以个人为存档单元组卷、以各项业务为编目的电子档案。充分发挥电子档案查询高效、使用便捷、信息准确、保存时间长的特点，实现无纸化办公信息流转，打破学校各业务归口部门合作“僵局”和归档材料的“真空区”。

（3）逐步建设学院和学科发展档案，成立学院数字档案馆。我国高校学科水平和竞争力成为国家高等教育资源配置的主要依据。然而，长期以来，高校校史、年鉴和沿革、学校发展规划的记载主要依赖学校档案馆，其传播范围有限，研发和利用程度不高。学院学科建设内容涵盖师资队伍建设、学科专业建设、科学研究、研究生培养、社会服务等多方面。学院和学科发展档案亟待建设。安徽师范大学为适应校院两级管理体制和档案工作发展需要，规范学院档案工作，提高学院档案管理水平，在各学院及附属单位设立了档案分室[3]。

学院可以围绕重点学科，组织人员开展档案资料征集和档案编辑工作，并逐步迈向档案研究和开发阶段。开始阶段，学院组织院史档案资料征集、院史征文等活动，激发教师和学生的热情和主动性。发动广大毕业生和校友，鼓励将个人经历和学院发展历史相结合，记录和撰写院史、学科发展史，着重记录具有时代开创性的重大事件。建设阶段，逐步规划学院数字档案馆的建设蓝图，旨在传播学院文化和展示学科特色，突出展示学科活动和各类学术研讨会议，集中展示科学研究和社会服务成果。研发阶段，开发独具学科特色的代表作成果档案库，为教师和学生共享专业性强的学科研发成果;还可迈出本校大门，建立学院学科同行专家信息库，为教师与专家交流提供更多选择。

2. 电子档案的安全性建设

随着大数据技术的运用与发展，提高防范数据安全风险能力势在必行。伴随大数据的广泛发展，用户的隐私信息可能存在泄露风险。学院应增强对档案管理人员的安全和保密教育，同时为档案管理者提供网络安全技术培训，熟悉电子档案管理系统和安全防护系统的使用。尤其是要强化网络安全意识，通过技术手段创造安全的网络环境，提高电子档案的安全性[4]，为教师和学生提供稳定和安全的电子档案服务。

三、结语

随着“双一流建设”的持续推进，校院两级管理体制的改革也在不断深化。一流学科建设是以各二级管理学院为单位开展的，学院档案是高校档案工作的重要组成部分。建立二级管理学院档案制度，是学院和学科发展的客观需要，更是以服务教师和学生为原则的行政管理工作创新。高校档案工作要主动谋划和主动作为，给予二级管理学院支持并推进学院和学科档案建设，以适应新时代下对学科的要求，实现学校与学院档案工作的协同发展[5]。

参考文献：

[1] 中华人民共和国中央人民政府网站. 国务院关于印发统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案的通知（全文）（国发〔2015〕64号）[EB/OL]. （2015-11-05）. http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-11/05/content_10269.htm.

[2] 任湘，胡德勇，王京京，等. 高校校院两级管理研究综述[J]. 高等农业教育，2018（06）：31-36.

[3] 李小丽. 高校无纸化电子档案影像管理系统的构建[J]. 河北软件职业技术学院学报，2021（03）：15-18.

[4] 朱力. 校院两级管理体制下高校档案工作的实践与思考[J]. 蘭台纵横，2019（07）：75-76.

[5] 石贞贞. 高校电子档案管理模式研究[J]. 社会发展，2021（03）：86-87.

（荐稿人：韦文华，贵州师范大学教育学院教授）

（责任编辑：胡甜甜）