建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

王娟

摘要：随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，在实际施工中企业需要结合实际情况做好档案资料的管理工作，并完善资料管理体系，基于此，本文对建筑工程资料及档案管理现状以及建筑工程档案资料有效管理措施的应用措施进行了分析。

关键词：建筑工程;档案资料;管理

在工程开展中，文件与档案管理贯穿始终，对建设成果产生着直接的影响。若是管理不当，将会阻碍工程项目顺利开展。因此，积极探索行之有效的工程项目文件与档案管理措施具有重要的现实意义。

1 建筑工程资料及档案管理现状

1.1 专业人才稀缺

档案管理对从业人员的要求较为严格，建筑工程建设所形成档案，其内容往往十分专业，要想使资料及档案得到科学管理，将相关工作交由专业人员负责是前提。现阶段，管理人才稀缺的情况尚未得到缓解，建设单位聘请人员中，从未接受过专业培训的比重较大，这部分人员既不具备坚实的基础，同时也不具备丰富的经验，只有在专业人员的指导下，才能完成各项任务，换句话说，如果专业人员没有向其提供指导，归档不齐等问题的发生频率，将会出现较大幅度的提升，后续工作也会受到相应的影响。

1.2 管理意识薄弱

在工程规模持续提升的当下，转变管理意识势在必行，但仍有部分管理人员，没有对自身观念进行更改，认为对工期紧张的建筑工程而言，无论是前期准备，还是施工管理，均较整理资料及管理档案更加重要，从而选择投入较少时间，用来搜集和管理资料，其自然无法得到充分发挥。此外，还有少数建设单位将搜集资料的时间放在施工后，由此而引发的问题，不仅是效率难以达到预期，还包括资料不全、缺少应有时效性等。

1.3 建筑工程档案资料管理的信息化程度不高

目前，很多企业在建筑工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用及实现全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些极为重要的档案资料，目前还停留在纸质管理模式中，纸质档案受到天气等自然因素影响较大，在潮湿的环境中容易腐烂，严重的会导致无法修复，在一定程度上致使重要档案信息的缺失。另外，纸质档案保管还面临一个重要问题就是在需要时，难以较快查询，降低了建筑工程档案管理人员的工作效率。实现建筑工程档案管理信息化，不仅可以保存一些重要的档案信息，还提高了档案查询速度。

2 建筑工程档案资料有效管理措施的应用措施

2.1 利用计算机进行资料整编

公司要紧随社会发展的潮流，将高科技积极引入公司办公中。传统纸质资料填写前期表格制作麻烦，且表格复印需要花费资金，表格空位有限，在具体填写中容易出现字数超出的情况，而且由于纸质资料难以修改，最终收集资料中经常会有涂鸦错字，影响整体美观，增加审阅难度。同时，纸质材料难以保存、运输困难，在人事变动或者公司变址中经常会出现资料丢失情况，不利于后期资料提取，在产生财务纠纷时，相关人员难以提供原始材料，导致企业经济损失，影响公司发展进程。相关人员可以使用计算机进行资料收集和填写，该方式减少了纸张浪费，规范了表格填寫方式，明确了具体工程实施情况，而且可以有效避免材料丢失，也方便管理人员进行存储。同时，资料保存时间变长，增强了对已结束工程的保障时间，可以有效减少偷工减料等情况的出现。

2.2 完善建筑工程档案资料管理制度

在开展建筑工程档案资料管理工作时，政府部门应该牵头建立一套科学、有效的管理制度与管理法规体系，这些规章制度应符合当前形势，具有一定的可操作性，在建筑企业经营过程中能够提升其档案资料管理水平。同时，建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在建筑工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。

2.3 提高建筑工程档案资料管理人员能力

建筑施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起建筑施工企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。

2.4 于“互联网+”思维加强档案信息化管理制度建设

目前，结合实际工作状况，制定了科学完善的档案管理机制，开发出一套为基础设施“个性化定制”的工程项目信息化监控平台，实现全程电子化管理，优化企业资源配置，降低管理成本，规范管理流程，提高管理效率，同时为领导层做决策提供基础数据支撑。此外，档案管理人员应不断更新档案利用方式，明确档案工作的政策要求，充分认知制度所起到的引导性作用，严格按章办事。首先，重视档案编研工作，提高主动服务意识。档案利用是一项非常复杂的内容，不同人员具有不同的档案查阅权限，因此要对档案进行深层次的管理，不断健全和完善网络安全系统，做好目录编制工作。其次，丰富档案资源。档案的收集与整理是一项持久的工作，要充分认识到档案收集的周期性特点，定期主动搜寻相关文档，完善档案接收机制，将分散于个人和部门人员手中的档案及时接收过来，进行整合。并借助先进的网络技术手段，完善信息共享机制，建立标准化的数据接口，消除信息孤岛，提高档案资源利用效率，尽可能收集有价值、重要性强的档案，突出档案管理的有效性。

2.5 建立完善的管理措施

建筑企业应该重视工程档案的管理工作，积极完善相关管理措施，使档案管理人员可以进一步掌握施工进度，核实资料内容。政府的有关部门应该针对企业的发展现状制定部分法律法规，督促建筑企业进行档案管理制度的完善。政府制定的法律法规应该符合大部分企业发展的实际情况，并且应该具有一定的可行性，可以帮助企业进行管理制度的完善。企业档案管理员工应该充分对档案资料进行重视，对施工现场全面了解，经常勘察现场，科学制定档案管理计划。

3 结束语

随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。

参考文献：

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