信息化时代档案管理之我见

张淑妍

摘 要：为党管档、为国守史、为民服务、为史存鉴。这是档案人的神圣职责！档案管理责任重大、使命光荣、前景广阔。信息技术的发展和广泛应用，给档案管理工作带来了新形势、新课题、新思考、新实践、新要求、新契机。文章从信息化时代档案管理的地位和作用着手，以云技术实现档案信息资源共享、人工智能技术在档案管理领域的应用、实现了档案信息化建设等方面探索利用，希望有所借鉴参考。

关键词：信息化时代;档案管理;利用

档案管理的重要性不言而喻，有人认为档案管理是为经济建设而服务的，积淀之厚重，这有点偏颇。笔者认为：档案管理能为经济、政治、国防、外交、文化、社会、生态乃至人民生产、生活提供最真实、最原始、最简单、最直接的指引。毕竟，历史是过去的事实，而现实是未来的历史。

从事档案工作的人都知道，档案管理是一项非常繁琐、枯燥乏味，而且还很容易出错的工作。近些年，随着档案事业的发展，档案种类也日益多样化，再加上信息技术的发展和广泛应用，传统的档案管理方式和技术已经无法满足需求，而且还会出现诸多问题，这给档案管理工作带来了新的思考与实践。

一、信息化时代档案管理的地位和作用

档案的产生离不开人类生产与生活的各项碎片化的数据、影像、图纸等原始资料的留存，而档案管理必须坚持以人为本、服务于人的宗旨。而单个人是这个社会结构中的一个单细胞，众多的单核细胞记录成有血有肉的社会综合体。以往我们仅从行政横向记录和管理各行各业档案管理，而社会各项专业行政部分专业管理很难跨行业跨专业进行比较、分析、采集。当今社会是高速发展的社会，社会化分工愈来越细，但彼此又有一定的关联，而这关联往往造成档案利用上的脱节。医疗卫生有医学档案，城乡建设有其房产、建管质量等相关档案，交通建设又有其一套档案，企业单位又有企业一类的档案。诚然这些档案作为专业领域是必须的，但各专业之间差异较大，看似各类档案分门别类似乎花费许多人力财力，但这些档案之间共同点似乎很少有人作出前瞻性的综合分析，未提取相关有用数据。因此，切实发挥档案的实际效用似乎不同。信息化大数据时代，数据成为重要的战略资源。在电子办公深度与广度不断拓展的进程中，人类对数据“精、准、深”的要求日益突出。在基于数据决策、依赖数据管理等“以数据说话”的理念日益深入人心的大环境下，作为大数据的关键组成部分――档案大数据的地位和作用也逐渐凸显出来，它是大数据重要维度即历史维度数据的核心，在各个领域都有很好的应用前景。档案是人类社会的真实记录，是社会的宝贵财富，是重要的历史文化遗产，在人类记忆、文化存贮、社会教育、文化传播、资政决策、知识产生、社会调解等方面发挥极其重要的作用。笔者认为档案信息化建设管理迫切需要提上日程，在人力、物力、财力等方面加大投入，达到档案信息化管理的目的，实现档案极致的利用价值。

二、云技术为未来档案信息化管理提供有力支撑

利用云技术将档案信息资源整合，达到档案信息资源共

享的效果。档案需要搜集、整理、分类、筛选、归档、利用，综合使用为人类带来更多便捷。以往大多数档案都是人类生产、生活等轨迹的记录，往往滞后很多。等档案归档、分类、建册以及很多数据信息化已是少则一二个月，多则三五月之后的状况了。纸质化的档案在调档时需要时间，分门别类的搜寻，除了档案管理人员，非专业人士很难协助。回望2020年突发新冠肺炎疫情。1月23日，武汉市紧急召开专题会议，决定由中建集团在汉子企业中建三局牵头，武汉建工、武汉市政、汉阳市政等3家企业参与，参照北京“小汤山”模式，十天内在武汉市蔡甸区火速建设一所可容纳1000张床位的医院。当年北京“小汤山”医院的所有资料、图纸档案的调用速度直接决定了新医院能够开工建设的速度，并实现快建投用。当今世界时不我待，云数据，大数据已为我们档案信息化管理提供了相关的物质、技术支撑，为档案利用实际及时、即时管理提供了先决条件，当今社会综合生产效率的高低决定了社会发展的速率，我们不妨尝试或设想一下，先从个人档案实时管理开始摸索这种可能性，以小见大、以点为线、以线为面勾勒出档案信息化管理未来发展的新模式。结合当今大数据、云数据从社会单个细胞的每一个人、每一个单位的生产生活等记录开始，逐步实现档案信息化管理。这样才能在云技术的支撑下，实现档案信息化管理的现代化。

三、人工智能技术使档案信息化管理更加多元化

人工智能技术在档案管理领域的应用，档案管理实现数字化、网络化、智能化，档案使用的便利化，笔者认为应将系统管理理论导入与应用到档案管理中去，给我们呈现出一种完全不同的情景。就像手机APP应用权限需要得到管理一样。以往，我们习惯于对服务提供商无限地信任，几乎很少人会思考我们是否授权过度、提供的信息会不会被用到本不该用的地方。应用程序一上来就请求摄像头、通讯录、麦克风、定位等一系列权限，一登陆就要求绑定手机、填写生日性别等一系列个人信息，用户普遍都是直接授权填写。这些APP应用服务商由此获取到了各种用户的信息，随即加以利用。根据以往浏览偏向有针对性的向用户推荐信息，例如根据用户的位置提供周边环境信息等等以此增加应用的服务质量。但这些用户资料也可能会被滥用，如：定位位置的同时也是在对用户进行跟踪，获取用户具体住址之类的信息。更甚者，用户信息会被泄漏。例如：2014年12月25日上午10：59，乌云网发布漏洞报告称，大量12306用户数据在网络上疯狂传播。本次泄露事件被泄露的数据达131653条，包括用户账号、明文密码、身份证和邮箱等多种信息，共约14M数据。本次泄露事件被泄露的数据以明文方式传播，一旦不法分子利用，试图登陆相关账号的其他平台账号，可能会操作涉案人员的经济损失。所以信息安全必须得到保障，需要有相应的管理规范。同样的，档案的信息使用也必须出台相对应的法律法规。不同的档案信息，应具有不同的安全保护级别，具有不同的查看权限。公共资料部分可以实时调阅、对比、分析，获得个人及整个社会准确数据，做出对应政策的调整，以此指导社会生产、生活的良性健康发展，档案管理部门迎来了不可多待的历史机遇，应认真做好档案信息化管理工作。

四、加强档案信息化建设实现档案最大化的利用

档案信息化的建设是各个单位在档案管理方面发展的必经之路。信息共享能够推动和提升各单位的工作效能和快速办事。树立档案信息化管理的意识，明确认识档案信息化管理的必要性和重要性;在档案信息化建设中，以人、财、物的三个方面云做好档案信息化建设，更好地服务于人们对档案利用的需求。首先要单位领導的重视，加强档案管理人员信息化建设方面的能力培训，提高档案信息化管理的水平;其次是要加大档案信息化建设的设备设施的投资，如：信息化的网络建设、信息化库房建设、计算机、扫描仪、磁盘等硬软件的投资。物质的投入，使档案信息化建设能够顺利地展开。再次就是在档案信息化的保管利用中，要强化档案信息化管理利用的安全，保证档案信息化管理的正常运行和开发利用。

五、总结

在信息化时代，档案管理不光看其效益，应更看重效用，物以致用、精实管用才是档案管理的最终目标，当今社会发展极快，若想实现中华民族的伟大复兴，弯道超车，任重道远，档案信息化管理未来可期、未来可待。

参考文献：

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[2]李雪梅.信息时代做好企业档案安全管理工作的思考.[J]智宝图时代，2019（08）：158.

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