论档案信息化建设创新的必要性

黄雪玲

摘要：随着信息社会发展的深入，我们进入了信息化时代，各行各业也都迎来了新的变革。在信息化的浪潮中，各类新媒体和网络的繁荣使得信息化呈现出“爆炸式”的增长，对于社会职业活动特别是档案管理行业造成了很大的影响，其工作内容和方式都实现了颠覆性变革。为了更好适应信息化时代，档案从业者必须革新自身的理念和方法。我以自己在档案馆这几年工作实践为例，谈一谈信息化背景下档案信息化建设路径和方法。

关键词：档案管理;信息化;转型;路径

中图分类号：TU 文献标识码：A 文章编号：（2021）-07-138

随着电脑使用的普及，大量数据存储于电脑之中，大量的、重要性的数据资料如何进行管理成为档案管理者的一个难题。这就要求现代档案管理行业必须不断革新自己的工作理念和工作方法，能够立足社会信息化这一背景以及档案职业的特点，积极探索档案管理工作的新出路、新方法，为此档案信息化建设势在必行。

一、充分认识档案信息化建设的重要意义

档案信息化建设具有重要的意义，充分认识这一举措的意义，是开展这一项工作的前提。

首先，档案信息化建设是档案管理行业转型的关键，决定着这一行业的生死存亡。只有立足时代背景、主动拥抱新技术，才能够为传统的档案管理行业注入新的活力，才能够拓展档案管理的功能，进而延长这一行业的“生命周期”。

其次，社会形势的发展要求我们推进档案信息化建设。进入21世纪，我们迎来了信息化时代，信息在数量上呈现爆炸式增长，在形式上呈现电子化趋势，档案作为信息的一种重要表现形式，必须与时俱进改革自己的工作模式才能够满足时代对于信息管理的要求，因而信息化建设是档案管理工作开展的重要手段。而且，随着社会广大民众的信息意識也在不断增强，公众对档案信息特别是涉及民生的婚姻档案、户籍档案、退休职工档案等的查找需求上升，开展档案信息化建设则可以为民众快速、异地查档提供极大的方便，这样充分发挥了档案信息化作用，极大方便了民众的查档需求。

最后，档案信息化建也是增强档案安全的一种措施。传统载体档案在数字化后，接下来的一系列整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作都不用再去查阅纸质档案，我们就可以对档案进行封存管理，这样一来减少了因接手过多造成的泄密、人为损害以及自然侵害，从而最大程度保障了档案的安全性。

二、加强网络道德建设，规范档案管理工作

对于一个行业来说，健全、完善的环境是其发展最重要的一个外部支撑。一方面，我们需要不断完善档案法律法规建设，明确每一个机构各自的职责，保证各个部门之间的业务沟通，尽量减少工作纠纷，避免互相扯皮的情况。另一方面，我们也需要加强网络道德规范建设，如果更多人能够自觉去遵纪守法、遵守行业规章、发扬道德精神，就一定可以规范档案行业管理，促进其信息化建设的推进。

在人们日常交往中，道德规范吸收了人类社会实践中的有益纪念馆与，对于规范人们的行为、观念，督促个体反思自身有着重要的作用。在网络普及的现代社会中，无论是社会发展、企业运营还是个人生存几乎都离不开互联网。在档案管理的信息化建设中，无论是扫描存档、编码入库还是信息检索也要经常用到互联网，我们必须加强对民众的网络道德建设，引导他们不去做黑客、不去窃取信息，树立尊重知识产权、保守秘密、不传谣不信谣、不传播有害信息的良好习惯，才能为档案工作的开展提供一个良好的环境。

三、转变档案工作理念，提高从业人员信息素养

传统的实体保管工作者的内容侧重信息的保存，信息化背景下档案工作者的重心在“管理”，并在管理的基础上去学会在海量信息中进行挖掘和开发，工作者要一改之前被动服务他人的状态，学会主动去进行管理。在日常的档案归纳、存储、编纂工作之外，工作者要走出办公室，要能够深入生活，了解大众的信息需求，并作出一些预测，为他们提供更高质量的信息服务。而要想实现这一目的，就需要工作者在熟练掌握档案实体管理的专业知识和技能之外，主动去学习一些计算机知识和技能、新媒体宣传和策划知识等，以满足信息化建设的需求。

四、引入信息技术和设备，推动档案信息化发展

档案的信息化发展推动了档案管理工作模式的革新，表现在工作的手段上就是大量自动化办公设备、信息技术软件、网络互联系统、大数据技术甚至人工智能的应用。可见，我们要想适应信息化建设的步伐，就需要立足的实际和条件去不断强化信息技术手段的应用，提高整个行业的工作效率。

首先，在信息检索方面，为了在茫茫信息海洋之中快速检索到有价值的信息，为查阅者提供更为便捷的服务，那么信息检索技术的引入势在必行。在实际的应用中，无论是联网检索还是脱机检索，检索基础的核心和根本都在于数据库系统以及检索系统的建立。为此，我们必须积极开展检索系统的建设，设置更具人性化的标引。其次，要强化信息采集和通信技术。面对类型多样、形式多样、主题多样的档案信息，信息采集工作需要一套更为先进的信息收集和传输技术，如目前投入研究的光电扫描技术、光纤通信技术等。另外，在信息存储方面，我们在现代社会的u盘、光碟、磁盘基础上，我们要不断探索云存储技术等。

总之，档案的信息化建设要适应新时期民众档案需求的发展，其优点是分工合理、责任明确，最大化地提高了档案信息的利用率。同时，档案的信息化建设也为档案管理这一行业注入了新的活力，推动这一社会职业的新发展。

参考文献

[1]刘雯雯. 区域性档案信息资源共享平台建设研究[D].云南大学，2012.

[2]韩东. 档案信息化建设若干问题研究[D].吉林大学，2011.

云南省昭通市绥江县档案馆 657700