数字背景下科技档案信息的建设与管理

刘旭华

摘要：随着互联网技术的发展，科技档案的管理逐渐向网络和信息化流动。在新情况下，科技档案管理工作还需要从现实中分析现有问题，改变传统的科技档案管理模式，以适应时代的发展，要意识到实现科技档案管理的重要性，并且要结合信息讨论可执行科技档案管理的新方法。本文通过分析科技档案管理中存在的问题，提出了相应的解决方案，以供参考。

关键词：数字背景;科技档案

引言

科技档案信息资源的存档与利用能够最大限度释放科技档案中多种技术信息的能量，为多项业务的更好展开提供有力支持。就当前的情况来看，利用科技档案中的信息资源获取更高经济效益与社会效益迫在眉睫，强化档案信息融入实际项目研发已成为重要任务，对科技档案信息资源的开发利用进行优化势在必行。

1信息化时代科技档案管理的意义

信息化在网络计算机等多个领域快速发展，科技领域也不例外。科技档案管理的信息化使得档案种类比以往更多，但基于科技的实际应用，档案的分类与管理也变得更加容易。由于电子档案不是普通的纸质档案，所以也不必担心长期保管会损坏档案。为了方便档案的記录与翻阅，科技档案会被准确录入计算机。以往传统的档案需要大量工作人员对其进行归类与存放，这不仅仅会占有大面积的空间，还会消耗较多劳动力，但科技档案不会占有空间和消耗劳动力。科技存档为了确保档案的安全性，需要定期处理档案。

2科技档案信息化所存在的问题

信息化科技档案管理与传统的档案管理模式不同。因为管理模式的概念和内容比较新，所以当前档案管理人员要综合性理解信息科技档案。另外，一些工作人员也对科技档案的信息化概念管理有着强烈的抵触心理，这种想法使得信息化科技档案管理变得困难，不能促进科技档案管理的革新。科技档案管理没有软件和硬件的支撑就不能走信息化道路。目前，用于科技档案管理的软件和硬件大部分包括网络、计算机和档案管理系统。存档可以在计算机上大量提交，但实际上存档管理系统并没有被完全利用，对于科技存档管理的特定分类并没有那么明显的界限，数据库的规模也非常有限，具有整理缺乏、单一类型、标准化低等问题。科技档案管理信息化的设备、计算机设备的使用、系统的使用、持续的充实和数据库的整备都是科技档案管理信息变革的关键。系统效率低下、分类不完全、不充分利用信息化技术等也是信息化科技档案变革所遇见的难题。信息化科技档案与普通档案不同。科技存档往往与科技有着重要联系，而其则需要完整的规章制度来管理。但是，科技档案在现实中大多缺少完整的规章制度。这种现象的原因在于信息化科技档案管理的相关工作人员不制订规则，不用规章制度来对信息化技术档案管理来进行规范，这就使得信息化科技档案变得杂乱无章。

3科技档案管理的创新研究

3.1优化调整档案管理工作与服务模式

1.着重进行资源收集。科技档案的形成并非将所有信息简单汇总，而是要经过一套专业化的收集与整理，在大量的原始资料中提取具有现实价值的信息资源，并依托一定的规则进行归纳总结，最终保存于安全区域，为后续的信息资源查询、利用提供支持。在收集科技档案资源的过程中，要着重保证材料中信息的完整性与准确性，检查核对相应技术内容的验收报告，确保技术的可用性与实效性，维护科技档案的现实价值，避免在后续信息资源的开发利用中提取出无效技术。2.完善档案整编工作。将零散的资料整编为规范化档案，完成有序化梳理，为后续档案保存与提取利用工作创造更好条件。实践中，可以充分发挥出计算机系统、信息技术的优势，依托专业的系统软件完成对分散无序信息的整理，并自动形成目录，方便后续存档与应用。3.优化工作环境建设。将档案开发利用工作列入年度工作计划，制定或修订有关项目管理、成果奖励等一系列办法、规定，将科技创新列入绩效考核体系中。通过这样的方式，能够达到优化档案创新工作环境的效果，推动科技创新工作氛围更好形成，提高组织内全员的档案意识。

3.2建立健全信息反馈机制

在开发利用科技档案信息资源的过程中，需要信息反馈机制的支持。实践中，主要在相关管理系统的支持下，对科技档案信息资源的实际应用情况进行反馈，并结合不同信息资源在重要程度方面的差异性，完成科技档案信息资源开发利用过程的优化调整，以此达到强化档案资源利用效率的目标。为了实现上述目标，可以从以下几方面入手建立健全信息反馈机制：针对科技档案资源设定专门的记录簿，在其中详细登记不同档案资源的类型、使用目的以及使用频率，并参照这些信息明确不同类型科技档案信息资源的实际利用率;对科技档案利用情况落实跟踪式的调查，积极与相关信息使用人员展开沟通交流，第一时间获取更为准确的信息反馈;档案管理人员要加大经验交流、沟通的频率，确定科技档案信息资源的利用规律，推动科技档案信息资源开发利用工作的升级。

3.3扩大档案管理工作服务范围

在信息时代，科技档案管理的革新，应该扩大经营服务的范围和创新方法。首先，为了扩展基于网络技术应用的搜索功能，需要科技归档管理的相关部门进行管理，管理部门的负责人可以通过该功能直接进入服务信道，获得必要的档案信息和数据。另外，将基础信息资料纳入视野，科技档案部门应构筑完整的科技信息网络，通过网页的内容和科学合理的结构将其纳入档案管理。这样就方便科技档案管理部门的职员和科学研究人员通过网络有效地询问信息。从这样的观点来看，服务功能的扩充给文件管理负责人带来了很大的便利性。另外，在扩大科技档案管理服务范围的同时，不应忽视相关法令的重要性。在建立档案信息网络的过程中，必须严格遵守相关条款，确保内容和结构的合理性和正当性。在执行思想革新工作时，首先要采取措施提高经营者的思想水平，在经营者的指导下，使所有员工形成高度的文件管理意识。同时，文件管理者必须定期开展文化活动，以定期宣传科学技术文件管理创意创新的重要性。最终激发员工的创新意识，实施科学和技术文件管理的意识形态水平的改善。其次，为了加强科技存档管理理念的创新，管理者也可以提高员工对科技存档管理理念革新的关注度，并且为科学技术文件管理水平打好基础，促进员工协助档案管理人员工作[1]。

3.4加大研发投入，提高科技档案价值

科技档案资料的研究价值极高，是单位发展的无形资产。合理地开发与利用能够更好地指导工作与发展，为其创新改革提供有价值参考。在开发科技档案过程中，必须要保证其能更好地指导实践，能为员工提供便捷的搜索方式，发挥档案价值，同时还要确保文档的质量，提高其服务价值。另外，通过信息技术的运用，构建完善的信息系统，提高其信息化水平[2]。

结束语

综上所述，科技档案管理工作内容繁琐，工作量大，相关工作人员不仅要做好搜集、整理、移交归档、开发应用等工作，还要确保档案保存和制度建设的完善性。同时，要借助科技优势，以更先进更系统的手段来开拓档案管理思路，推动档案管理现代化进程，开创新局面[3]。

参考文献：

[1]张进香，李宇.科技档案信息资源开发利用研究[J].办公室业务，2021，{4}（12）：103+119.

[2]宋贞勇.信息化时代科技档案管理的创新研究[J].信息记录材料，2021，22（06）：130-132.

[3]李军.档案科技助推档案管理现代化[J].办公室业务，2021，{4}（06）：124-125.