科技期刊青年编辑提高工作效率的实践与思考

[摘要]青年编辑作为科技期刊编辑队伍的新生力量，具有专业基础扎实、思维活跃、应变能力强等优势，但由于工作时间短、经验少等原因，青年编辑存在工作效率不高的问题。如何发挥优势、克服劣势，提高工作效率，快速成长为一名优秀的科技期刊编辑，是摆在每个青年编辑面前的现实问题。本文以《应用生态学报》编辑部工作为例，依托笔者10年的编辑工作经验，从编辑实务工作出发，从重视初审精准送审、制作规范化模板、创新编辑加工方式、科学统筹编务工作、做好总结和知识积累五个方面阐述青年编辑提高工作效率的具体办法和实践举措，以期为科技期刊青年编辑提升综合素质和工作能力提供借鉴。

[关键词]科技期刊;青年编辑;工作效率;编辑加工

一名优秀的科技期刊编辑，既要有相关学科的专业知识，又要有出版专业知识;既要掌握数字化出版知识，又要熟练运用现代化信息网络平台处理技术;还要有良好的协调能力和沟通能力[1]。刚入职的科技期刊青年编辑，大多是理、工、农、医等专业出身，具有专业基础扎实、思维活跃、应变能力强等优势，但由于其工作时间短、经验少，需要花大量的时间学习编辑出版理论知识，熟悉出版发行工作流程，掌握具体的编辑校对工作方法，并进行编辑出版专业课题的申请和研究，还要不定期地参加专业学术会议，学会约稿、组稿，与专家、作者、读者沟通。同时，随着科学技术的快速发展，多数科技期刊都在增加期刊页数或提高出版频率，而很多科技期刊编辑部人员紧张，编辑往往身兼数职，导致编辑的工作量成倍增加[2]，常处于超负荷工作状态。因此，如何在有限的时间里发挥优势、克服劣势，提高工作效率，快速成长为一名优秀的科技期刊编辑，是每个青年编辑亟须解决的问题。

《应用生态学报》创刊于1990年，是应用基础研究类生态学科技期刊，在传播我国生态学创新研究成果、促进国内外学术交流与合作，培养人才及推进生态学发展等方面做出了重要贡献。笔者以《应用生态学报》编辑部工作实践为例，依托笔者10年的编辑工作经验，从编辑实务工作出发，详细阐述青年编辑提高工作效率的具体办法和实践举措，以期为科技期刊青年编辑提升综合素质和工作能力提供借鉴。

一、重视初审精准送审，保证稿件高质量

审稿是期刊编辑工作的首要环节，审稿效率和质量直接影响期刊的论文发表周期和稿件质量，进而影响期刊的学术质量和水平[3]。一些科技期刊编辑每月都会收到大量来稿，但绝大部分都需要退稿，最后只采用少部分优质稿件。例如，《应用生态学报》的年来稿量在2000篇左右，年发文量480篇，退稿率为76%。在初审和送审阶段，编辑如果不能快速精准地识别优质稿件及找到对口的审理专家，无形中就会增大后续工作的难度。因此，重视初审精准送审对科技期刊青年编辑提高工作效率起到举足轻重的作用。

（一）掌握审核技巧，提高初审质量与效率

对审稿专家来说，初审稿件质量的提高可以塑造期刊良好的形象，避免占用专家的时间资源。对作者而言，初审稿件质量的提高可以有更多的时间进行修改。科技期刊青年编辑要尽量提高初审效率，但不能一味地追求速度，而忽略质量。要达到以上要求，科技期刊青年编辑除了要有较强的责任心、敏锐的判断力、扎实的编辑技能和精湛的学科专业水平[4]，还要掌握一些提高初审效率的具体操作方法。

科技期刊编辑要快速阅读文章题目和摘要，判断文章内容是否符合刊物宗旨，是否属于刊物的报道范围;查看研究方法中的试验时间，判断数据是否陈旧，是否符合期刊对文章时效性的要求。如《应用生态学报》要求来稿文章的试验时间一般不能超过5年;大体浏览文章内容，篇幅不可过长或过短。文章过长，可能是因为语言不精练，图表与正文文字重复;文章过短，可能是因为研究内容不够丰富。但随着科学的不断发展，单篇文章研究的内容越来越丰富，《应用生态学报》目前刊出的文章平均为9版，而10年前为7版。科技期刊青年编辑在初审时，需要审查文章的研究方法是否正确，处理的重复数量是否够多，是否为假重复，是否有空白对照等;查看文章结构是否符合刊物的要求，研究项目是否完整，层次是否清晰;判断研究文章内容是否具有创新性，对可能有内容重复的稿件进行查重检测;要求作者提供查重报告，可以制作一份《導师/通讯作者确认函》（图1），提高来稿质量，间接地提高初审效率。

（二）遴选审稿专家，精准送审稿件

对一篇来稿，如果科技期刊所选的审稿人不合适，可能会影响、延误该稿件的正常审阅，甚至会得出不恰当的审理意见，进而影响对稿件的客观评价，严重时可能会抹杀一篇好文章或者让一篇没有价值的文章得到发表[5]。科技期刊选择专业方向对口、审稿速度快、水平高的审稿专家可以大幅提升审稿效率，缩短文章的刊发周期。为此，科技期刊编辑需要花时间和精力遴选审稿专家，对审稿专家库实施动态管理，将对提高审稿效率起到事半功倍的效果，具体措施如下。

编辑可以通过参加行业会议、打电话、发邮件等方式联系专家，不定期地拜访专家，实时关注高校和科研院所关于人才、学科带头人、优势特色学科的动态新闻，了解相关专家的最新研究方向或擅长领域，补充完善外审专家库。对由于各种原因无法参与审稿或审稿效率低、质量差的专家，编辑要及时标注，或者将其从审稿专家库中删除。此外，编辑在送审过程中，不要在短时间内多次邀请同一审稿专家审稿，以免增加专家的工作负担，引起专家反感。专家接受审稿工作后，若未按时返还稿件，编辑要通过邮件、电话、短信、微信等方式了解审理情况，若专家拒审，编辑要及时更换其他专家审理稿件。

《应用生态学报》审稿工作采用“编委责任制”，编辑从原来的一篇稿件送审2位外审专家，改为一篇稿件选择一位研究方向对口的责任编委，由责任编委负责审理稿件和送审工作。采用编委责任制后，《应用生态学报》的审稿速度有了很大提高，拒审率下降。经过审稿编委评审通过的论文的学术质量均有所提高。

初审和送审之后，对质量达不到期刊标准的稿件，编辑一般会有两种处理结果：退稿或退修。若稿件按退稿处理，编辑要将外审专家和编辑部的意见及时反馈给作者，明确说明该文章尚未达到本刊的发表要求，建议改投他刊，或建议修改后重投本刊，避免作者因不明缘由致电询问，给自己增加工作量。对退修的稿件，编辑也要给作者提供外审意见和编辑部意见。外审意见可以帮助作者修改问题，完善文章的具体内容;编辑部意见是根据刊物的刊出要求，对稿件的格式提出修改要求，编辑可以直接向作者提供论文格式的修改模板。

二、制作规范化模板，指导作者规范稿件格式

科技期刊青年编辑工作效率不高的一个重要原因就是稿件编校效率不高。在实际工作中，有的青年编辑经常会收到与标准化要求相去甚远、不符合期刊出版要求的退修稿件，进而在格式修改上花费大量时间。还有的青年编辑因为与作者沟通文章格式问题不畅，反复退修稿件而耽误很多时间。因此，青年编辑有必要引导作者掌握科技论文的写作要点，遵循期刊的论文写作规范。对此，本文提倡科技期刊青年编辑将“事事亲力亲为”的保姆式服务方式，改变为“授人以鱼不如授人以渔”的指导式服务方式，进而提高稿件的编校效率。

《应用生态学报》由4位编辑承担一期近400页，一年12期的出版任务。在这种大工作量的情况下，编辑在加工稿件的过程中，亟须给作者提供一个行之有效的论文模板，让作者修改论文格式。然而，在论文格式加工方面，有的编辑部没有制作具体的投稿模板;有的只是在“征稿简则”“投稿须知”“稿件要求”“作者须知”等通知中体现一些简略的要求[6];有的编辑部通过投稿须知把论文格式做成要求，但项目过多，信息分散，作者需大幅度来回翻屏才能找到所需信息;有的编辑部虽然有投稿模板，但提示信息不全，使作者对模板厌倦或根本不参照模板，导致文章格式问题较多[7]。本文提出的改稿模板，是指每个编辑针对自己负责编辑加工稿件的研究领域，制作包含常见问题的论文模板。具体方法是选择一篇格式规范的典型文章，用批注、红色字体标记、高亮颜色等形式说明文章格式要求。

例如，编辑可以对中英文摘要和图表做出对应的批注;批注说明数据保留小数点的位数，以及对字体、字号、斜体、空格的要求;批注说明对公式符号及图表格式的要求;用红色显示固定语句和数理统计方法;用高亮颜色突出对全国地图的要求，等等。编輯还可以在文末附上各种类型参考文献的范例，并说明数量要求。此外，编辑还可以做一份包含常见政治问题的自查模板，同时发给作者，提高政治审查质量。一份高质量的模板可以引导作者按照文章每一部分的要求检查、修改自己的论文，使论文更加符合出版规范。这样，编辑在接下来的编辑加工阶段中也会心情舒畅，不用浪费时间修改格式，而是重点针对文章中的专业问题进行修改。

三、创新编辑加工方式，提高编辑加工效能

长时间坐在电脑前修改电子版稿件，不利于编辑的身体健康，且看电子稿件不容易发现文章中存在的问题。但编辑若在纸质稿件上修改，修改完成后还需要将改动处誊写到电子版稿件上，给自己增加工作量。为解决以上问题，笔者建议科技期刊青年编辑可以先通读文章的电子版，对格式问题较多，有内容需进一步修改的稿件，退回作者修改，并对有问题的地方做出批注。对格式比较规范、大体内容不需改动的稿件，编辑可以将其打印出来，设置5号字、1.5倍行距，在纸质稿上用红笔进行修改，尽量做到字迹工整、修改符号清晰。修改完成后，编辑利用扫描或手机拍照的方式，通过电子邮件、微信、QQ等方式将图片传给作者，请作者利用审阅-修订模式，根据纸稿中编辑做出的修改誊写在电子稿上。这种方法允许编辑不依靠电脑，在任何方便的场合都可以对纸稿进行编辑加工。若作者有疑问，可以标注出来，与编辑进一步沟通。当编辑再次拿到修改稿后，通读全稿，查缺补漏，重点解决作者的存疑之处，这样可以极大地提高编辑的工作效率和稿件质量。

四、学会“十指弹琴”，科学统筹编务工作

编务工作即编辑负责协调编辑部各方面的运作的总称，是编辑工作的重要组成部分。同时，编务也是联系编辑部与读者、作者、审稿专家的纽带。编务工作包括作者稿费和审稿专家审稿费的发放;作者数据库和审稿专家数据库的维护;收发电子邮件、接打电话，解决作者和审稿专家的问题;录用证明的开具;期刊档案、资料的保存;定期将数据上传至各大数据库及编辑部官网，等等。虽然现在一些期刊出版单位的编务与编辑工作已经分离，不需要编辑再去处理编务工作，但很多规模不大的出版单位因为人员受限，往往由责任编辑兼职编务工作。如《应用生态学报》编辑部只有4名编辑，编辑既要承担编校工作，也要承担各种编务工作。由于编务工作繁杂，责任编辑在负责编校稿件的同时还要兼顾编务工作，影响编校效率和质量。因此，科技期刊青年编辑要学会“十指弹琴”，科学统筹编务工作。

（一）善用网站采编系统

随着信息时代的到来，编务工作的内容也在发生变化，如稿件的登记、催审等环节已经可以通过网站采编系统自动完成。对稿件处理进程，编辑要明确截止时间，并公示在投稿系统中，使作者可以随时了解稿件的处理情况。编辑还要定期修改完善投稿模板，制定退修模板，把作者和读者提出的常见问题进行分类、总结，制定相应的解决方案，做成固定的回复内容，或将典型问题的回复公布在网站上，节省双方的时间。相关人员也可以在编辑部内部建立一个快速响应作者诉求的机制，这样既可以有效提升服务作者的工作效率，又可以增加作者黏性[8]。

（二）科学统筹编务工作时间

编辑可以根据自身的办公习惯来安排工作内容，如利用工作效率较高的上午时间进行编校工作，将初审送外审，处理退稿、退修的稿件等工作安排在下午，去印刷厂、邮局、银行等事务可以安排在午休饭后的时间。

（三）制定工作清单，安排工作步骤

编辑可以在下班前制定第二天的工作清单，第二天一早处理完邮件后，补充清单。其可以按照重要又紧急的事情、重要但不紧急的事情、紧急但不重要的事情、不重要又不紧急的事情，有先后顺序地完成工作，这样不容易遗漏工作，零散小活可以利用零散的时间完成，不用浪费时间。另外，编辑每天要留出弹性时间，工作不要安排得太饱和，这样能够应对突发的紧急工作。

五、坚持勤学苦练，及时做好总结和知识积累

相对老编辑，经验不足是科技期刊青年编辑最大的弱项。为了弥补这种不足，青年编辑除了培养编辑工作流程上的技能，掌握提高工作效率的窍门，提高实务操作能力，还应坚持勤学苦练，不断探索、积累、沉淀，及时更新知识，了解期刊所涉及学科的发展动态，突破自己专业的局限，广泛吸收新知识。这样才能在编辑工作中游刃有余，得心应手，实现工作效率和质量的双提高。

为此，科技期刊青年编辑要不断地学习积累本期刊所需要的科技知识，坚持博览群书，经常浏览各种学术期刊网站、报纸杂志;要积极参加行业学术会议，了解行业发展的前沿信息，不断扩大专业知识面，提高知识储备量;要定期参加新闻出版单位和科技期刊编辑学会组织的编辑技能培训，学习相关的政策法规，关注新闻出版业的最新动态，及时了解业内发展现状，学习借鉴优秀的编辑同仁的工作经验和工作方法;要注重在平时工作中多方面学习、借鉴作者的研究思路和工作成果，多角度分析研究专家的评审意见和审稿技巧。

同时，青年编辑还要养成及时记录、积累的好习惯，把编辑加工稿件过程中遇到的新名词、新知识记录下来;把自己的所学、所思、所悟记录下来，梳理成自己的经验方法;把浏览、阅读的有关书籍、文章的出处记录下来，以便在需要时查找、核对;还要把经常用到的一些網站收藏下来。如专业中英文词汇的翻译可以查询CNKI翻译助手;植物拉丁学名可以查询中国植物志网站;动物拉丁学名可以通过中国生物多样性信息交换所的动物名称数据库查询;微生物拉丁学名可以通过中国科学院微生物所得微生物物种编目数据库查询;地图的审核可以利用国家地理信息公共服务平台“天地图”的“地图服务”和自然资源部网站“标准地图服务”等。久而久之，这样既能提高自己的写作能力和科研水平，也能实现在与作者感同身受的基础上更好地完成编辑加工和服务保障工作。

六、结语

当今，随着信息网络技术的发展和科技期刊不断发展的要求，科技期刊青年编辑只有提高工作效率，才能争取出更多的自由时间，激发自身的潜能，使工作焕发活力。

[参考文献]

[1]梁丽.自主学习：科技期刊编辑再教育的一种有效途径[J].编辑学报，2014（05）：488-489.

[2]刘慧洁.编校过程中原稿问题的预测及快速发现[J].中国科技期刊研究，2006（06）：1216-1218.

[3]李晶.发挥青年编辑优势 提高高校学报审稿效率[J].编辑学报，2018（06）：607-609.

[4]张淑敏，辛明红，段为杰，等.如何提高稿件初审环节的工作质量与效率[J].编辑学报，2014（04）：354-356.

[5]傅晓琴，张君晓，李嘉，等.科技期刊稿件送审专家系统的研制[J].中山大学学报论丛，2000（01）：84-86.

[6]张淑艳，张镅，闫杏丽，等.投稿模板的制定与应用现状分析[M]//华东地区高等院校自然科学学报编辑协会.学报编辑论丛.上海：上海大学出版社，2013.

[7]刘铁英，毕莉明，程爱婕，等.期刊投稿模板中引导功能的设置和优化[J].科技与出版，2014（10）：54-56.

[8]孙菊.科技期刊建立作者诉求的快速响应机制的研究[J].中国科技期刊研究，2019（02）：111-115.