基于内部控制的高校科研经费管理探讨

孙逸昊

摘  要：高等学校是科学能力发展的中坚力量，是科技研发的排头兵。科研经费的管理对促进科学技术发展有着深远的影响。随着“创新驱动发展”战略的持续推进，高校内部缺乏一套针对科研经费进行管理的内部控制办法。从COSO理论框架五要素出发，分析科研经费管理中存在的问题，并针对性地提出优化改进的措施，以此促使形成积极的科研经费管理机制，可以有效降低科研经费使用风险，保障科研经费合理合法地使用，并提高科研项目的效用。

关键字：高等院校;内部控制;科研经费

中图分类号：G717.5                              文献标识码：A               文章编号：1672-0105（2021）01-0059-04

A Study on Internal Control of Research Funds Management

--Taking G Vocational Colleges as an Example

SUN Yi-hao

（Zhejiang Industry & Trade Vocational College， Wenzhou，325003，China）

Abstract：  Universities are the backbone of the development of national scientific capabilities and the vanguard of scientific research development. The management of scientific research funds has a profound impact on the promotion of scientific and technological development. With the deepening of the strategy of the reform of “decentralization， management， service”， colleges and universities lack a set of internal control methods for the management of research funding. Starting with the five elements of the COSO theoretical framework， this article analyzes the problems of scientific research funds and propose optimized measures， which can promote the formation of scientific research funds operation management mechanism， reduce the risk of scientific research funds and guarantee the proper and legal usage of scientific research funds. Also， they can improve the effectiveness of scientific research projects.

Key Words：  universities;internal control;research funds

一、引言

高等院校是國家科技创新体系的重要组成部分。近年来，我国高校内部控制体制在不断地发展完善，但现有的高校科研经费管理水平仍然滞后办学水平，科研经费管理进一步成为社会关注的焦点。虽然早在2014年国务院就发布实施《行政事业单位内部控制规范（试行）》，但由于高校组织结构的特殊性，高校内部控制建设难以得到有效开展。2019年十三届全国人大二次会议的政府工作报告提出，大力简除烦苛，使科研人员潜心向学、创新突破。2020年，李克强总理在国家科学技术奖励大会上提出要进一步深化科技领域“放管服”改革，进一步完善科研经费管理、拓展包干制试点。如何在合规的基础上大力松绑科研经费报销繁杂的问题，平衡好放、管、服三者之间的关系是高校诸多部门面临的问题。

G高校为浙江省属公办院校，于2019年入选国家“双高计划”建设单位，望在未来五年内，优化学校运行机制。因此，以深化科技领域“放管服”为背景，本文尝试从COSO理论框架五要素进行科研经费管理改进探讨，提出构建新型科研经费管理环境、加强科研经费管理的风险识别与评估、做好科研项目经费的控制活动、改进科研经费监督与评价等科研经费管理优化措施，形成一个可行的科研经费管理思路，旨在优化G高校内部科研经费管理水平，进一步落实科研经费“放管服”政策。

二、文献基础

高校内部控制研究方面，宋文秀（2011）阐述了完善高校内部控制制度的必要性和紧迫性，高校内部控制制度的建立需要遵循制衡性原则、适应性原则、有效性原则、成本效益原则，内部控制建设应聚焦内部控制五要素（董必荣等，2013），王玉洁（2016）在此基础上提出了高校内部环境应包含组织文化、组织框架、人力资源等。风险评估要求关注开展业务活动过程中发生损失的可能性，风险控制活动以业务关键节点进行设定，信息与沟通则是其他四要素相互传递的基础，起着桥梁的作用，而监督是内部控制实施效果的保证（刘永泽，2013）。

科研经费管理优化研究方面，夏菁（2017）提出可以在科研项目不同的阶段采用不同的策略。在立项时做好评估，在执行时强化监察，结题时注重成果转化与激励评价。对于不同阶段发现的问题应树立绩效管理观念、健全检查监督机制等措施加以解决（赵善庆，2015）。伦宗健（2020）认为强化高校科研项目经费核算是科研经费管理的关键，以会计核算理清经费管理思路，优化科研经费财务管理流程。陈洋琴（2020）提出利用财务共享信息系统解决高校科研经费“报销繁”问题，从效率上提升科研经费管理水平。韩蕾和胡冰（2019）从“放管服”改革的政策与理论出发，要求加强制度建设、重视科研创新、优化监管方式，同时做好放管服改革加减法。

综合所述，高校对于内部控制的建设可在COSO五要素的基础上结合自身科研特色加以补充改进。对于经费的管理，在“放管服”的大背景下，需要多维度、多层次地从会计核算、信息化水平、人员素质、审计监管等方面进行剖析破局。

三、高校科研经费管理存在的问题

（一）管理制度滞后，控制环境偏弱

国家对科研经费管理制度在不断更新，学校的内部管理制度是做好科研经费业务活动工作的重要前提。多数高校的经费管理制度并不完善，对于科研立项至结题的各项流程有待优化。在经费建档方面，一般高校采用的是“经费到账-认领开票-建档报销”的模式，科研人员需要同时走财务处与科研处的流程。在G高校经费管理中，科研管理部门对科研经费的初始化建档缺少及时性的管理，学校没有单独到账通知的公告，而是基于出纳在银行对账后进行电话询问，无法将经费到账管理提升到日常化的水平。在业务层面，参与科研的老师往往没有及时支付科研经费，降低了科研活动的成效和科研管理的效率。更甚者在科研项目结题时还未进行到账申报，导致科研经费使用产生问题。

（二）风险意识淡薄，评估流于形式

高校在科研经费管理时往往缺乏应有的风险意识，无法识别和评估“申报立项-签订合同-结题验收”这整个科研活动的经费管理中会出现什么样的风险，不了解在科研活动的进行过程中如何降低科研经费使用的风险，在对科研经费使用的认识上缺乏积极性。且在参与科研的老师之中，不乏缺少专业财务法律知识之人，他们将经费支出认作为数字游戏，对校外环境的诱惑与风险无法具有很好的风险识别能力。例如G高校在经费报账中发现存在不能报销的票据，而科研人员对此并不知晓，拿过来的票据进行报销也偶有发生。此外，科研项目的经费管理常常受学校领导的重视程度所左右，提高了风险识别的难度。

（三）科研经费管理的控制活动不规范

科研经费的控制活动往往根据校内科研制度与财务制度进行。财务制度一般适用校内日常业务活动报销使用，并不完全适用于科研活动的管理。G高校之中，财务制度也不完全适用科研经费报销，财务制度与科研制度对于科研经费的支出的规定并不完全统一，其中就存在可以打擦边球的漏洞。其次，虽然G高校已经执行“放管服”，但校内各类学科存在发展规模差别，加上科研项目经费执行的多重复杂性，执行尺度难以做到整齐划一，难以把握“放”跟“管”之间的尺度。

（四）科研管理部门的信息系统不健全

虽然G高校已陆续进行信息管理系统的优化，但各个部门之间的信息仍然相互独立，未能实现各部门信息的传递与共享。学校缺乏健全的科研信息传递系统，当科研经费支出发生问题时，科研人员与科研管理部门不能及时地进行沟通，科研项目人员往往需要其他人员帮助来进行信息查询，他们依靠在各部门间奔波，查看项目执行情况，沟通效率较低，浪费大量时间。在G高校中，经调查，大致存在三類科研信息管理问题。第一，科研经费的税费支出和管理费的计提先于科研系统，由于时间差，容易造成科研经费的超支使用;第二，由于存在不同系统的相同项目会出现不同项目名称的情况，导致科研人员对剩余经费情况不能完全准确地把握;第三，假如发生科研项目名称未按照合同名称录入、财务人员系统数据录入错误未及时调整、科研部门人员报账错误等情况，则会导致科研系统与财务系统经费支付不一致。健全的科研信息传递与沟通在整个科研经费过程中起着重要的作用，信息沟通受阻不利于科研项目的执行验收。

（五）校内科研经费监管不到位

学校对于科研评价标准往往倾向结果，注重科研项目申报与验收，把握不好“管”的界限。评价的结果也是倾向结题效率和论文发表数量而不重视科研经费在科研项目进展过程中支出的合理性与及时性。其次，高校内部审计部门对科研项目审计往往不到位，内部审计部门无法发挥事前监督的作用，校内也缺少一套考核科研经费支出合规性的专用制度。因此，监管部门与其他职能部门之间难以形成监管合力，无法对科研人员进行综合评价并形成约束激励机制，弱化了审计对科研经费进行监管评价的效果。

四、基于内控视角的改进高校科研经费控制的途径

（一）构建新型科研经费管理环境

学校应该严格执行国家法律法规，完善科研项目管理制度，保障科研合同和科研成果的正当法律权益。此外，为落实“放管服”要求，学校应该加大改革力度，精简管理流程，构建宽严并济的科研经费管理环境。

优化校内科研经费管理环境可以从提高科研人员主体素质着手，科研项目管理人员的专业性对学校科研经费活动有着直接的影响。学校管理层应当提升对科研经费支出的重视程度，印发科研管理工作手册，让各位科研人员知道科研经费支出的各项办法，支出活动严格按照各项规定操作执行。对于校内科研人员，学校应不定期开展讨论会，就国家最新法律法规和校内更新执行制度进行有针对性的培训，分析解决近期各位科研人员所遇到的问题，提升科研经费使用人员的内部控制知识水平，树立科研人员的风险意识，强化科研经费内部控制环境。

此外，加快校内信息化水平建设，开发智能平台可以有效缓解科研经费支出繁杂的问题。信息化水平的建设可以有效减少人为因素的失误，简化业务流程。智能报销平台可以将各类标准嵌入系统，节省人工成本，降低失误风险。信息化建设还可以加强支出信息的沟通效率，例如借助手机预约、票据扫描、商旅平台对接等手段，形成动态统计分析管理，实现各类业务的业财融合一体化管理，进而使得科研经费支出更加合规。信息化技术可以让科研人员更加充分准确地利用科研项目执行信息和支出情况，使科研人员之间可以共享科研数据及信息，从技术上增强高校管理科研资金的实时性与有效性，化被动式管理为主动式管理。

（二）加强科研经费管理的风险识别与评估

学校科研经费管理目标的设定是风险识别与评估的前提，科研经费风险评估的起点需要跟学校科研经费管理的目标相结合。根据科研经费管理总目标，划分管理子目标，根据目标设立风险识别的特征，建立完善的风险评估系统。

风险识别与评估的效率对科研经费管理起着重要作用。高校内部首先应该根据自身的管理特点来建立系统性的风险评估机制，及时将风险系数降低到可接受的水平，控制科研经费支出失误概率。而针对可能发生的重大风险，进一步完善风险预警与应对机制，能快速反应形成可采取的控制频率、责任部门、补救措施等，避免造成学校科研经费损失。

具体来讲，在科研项目立项时，由科研项目归口管理部门成立评审小组组织评审，对经费方案的可行性、计划的科学性及金额的合理性进行综合评价，对存在的内部风险与外部风险进行评估，特别重大的项目还可委托外部专家或机构等第三方进行评审。在科研项目执行阶段，财务部门应该将报销制度固化于信息系统，据实报销科研项目的票据，并对项目建立动态预警机制，对于偏离正常值过多的项目，及时与科研项目负责人沟通，落实资金支出的责任。科研项目验收前，审计部门也需要对科研经费进行审计，评估经费支出的合规性。

（三）做好科研项目经费的控制活动

高校应抓住改革契机，主动参与深化“放管服”改革，清理、修订新旧制度，完善各项规章，抓好顶层设计，促使科研管理由上而下激发活力，提升改革满意度。科研处作为科研项目管理业务的归口管理部门，需要参与各类科研项目的组织申报及过程管理，牵头实施各类控制活动。负责从项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入卷的全程管理。

从科研项目开始到验收，实施各类控制活动以保证经济业务的真实性、完整性和及时性，是科研经费管理活动中不可缺少的环节。在支付审核上，需要有科研人员公务卡实付记录，以防套取现金;在材料和资产采购上，需要有材料入库单和资产验收单，采购过程保证公开透明;在差旅费报销上，需在保证真实性的情况下根据差旅标准进行衡量。对于各类业务控制活动，高校既要避免管的过严，影响科研经费支出，也要避免把关不严。要做到“放”而不乱，给与科研人员更多的自主管理权，盘活科研活力。与此同时，校内职能部门需要根据最新政府文件，立足于“最多跑一次”改革，按项目类别编制经费管理指南，为科研人员提供办事指引，切实给科研人员服务，提升协同办公效能。

（四）改进科研经费监督与评价

第一，完善科研经费绩效考核机制。应坚持“以教师为本”，探索出一种以提升性评价为主、奖惩性评价为辅;质量评价为主，数量评价为辅的创新激励评价模式。对于科研人员的考核，不仅考虑科研项目的执行与结题情况，还要重视科研项目经费投入及产出匹配情况，以促进资源的合理配置。对于综合评价绩效较好的科研人员，在职级职称的晋升与项目申报上给予更多的考虑。用科学的奖惩机制为保障来强化科研环境，可以提高科研人员的积极性，确保科研工作可以有序开展，建立以评促建的科研生态。

第二，内外部审计是保证高校资金支出合规的重要保证。高校应当建立专业的审计队伍，扩大内部审计的职能范围，规范工作程序，提高审计工作质量。必要时，聘请外部高级审计人才，强化审计部门的督查力度。审计部门还要跟财务部门、科研管理部门紧密配合，建立部门间有效衔接、相互反映、相互促进的机制。通过加强审计管理工作，分析科研经费执行情况与资金和实物资产的购置情况。对于在审计过程中发现的监管盲点，要及时提出改进建议，积极做到接得住，“管”得好，健全符合科研经费管理的支出环境，提高科研经费使用效益。

五、结语

高校科研经费管理是一项系统性工程，G高校及其内部相关职能部门应继续按照“放管服”系列精神，根据自身科研特点，从内部控制建设的角度出发，建立创新科研管理运行机制，提升管理和服务水平，激发科研人员工作活力，提升自身整体科研实力，为建设科技强国添砖加瓦。

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（责任编辑：王国银）