网络时代高校档案管理信息化模式研究

臧敏

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，信息技术被广泛应用于各个领域，在极大程度上改变了人们的生活方式，为人们的日常工作、生活带来便利。档案是高校发展和教学的真实历史记录，是总结经验、制订计划、完善管理的基础。因此，提高档案管理的完善性和工作效率是目前高校档案管理工作的第一要务。信息时代的发展对高校档案管理工作提出了新的要求，档案管理信息化是高校档案管理工作发展的必然趋势。随着高校档案管理工作涉及的范围逐步扩大及其复杂程度不断提高，高校档案管理部门也开始重视通过信息化建设去提高档案管理水平，助力档案资源得到良好管理且充分开发利用其价值。有鉴于此，本文以网络时代为背景，对高校档案管理信息化模式的开展策略展开了研究。

关键词：网络时代;高校;档案管理;信息化;模式研究

高校档案管理是为招生、科研、教学和其他各项工作服务的重要事项。做好档案管理工作，提升档案管理效率，是高校现代档案管理工作的重要任务。在社会体制不断优化的今天，高校档案管理信息化建设，是我国高校教育教学、科研工作开展的有力支撑。高校学生档案、教师档案繁多，在管理上有许多复杂而烦琐的程序，在传统管理模式中，造成了许多的负担。以信息技术为导向开展的档案管理模式具有高效能、共享性特点，增强档案管理的实效性。信息化时代下档案管理工作与信息化技术的融合已成发展趋势。高校档案源自长期的教学、科研、管理等各项工作，是一笔宝贵的信息财富。做好高校档案管理工作，既可以让学校的发展留下痕迹，也可以为总结教训、调整策略、解决问题提供依据。

一、以教学和科研为中心的创新原则

高校应该始终坚持以教学和科研为中心的创新原则，关注人才的培养与发展，在档案中详细记录好教学与科研的相关事迹，本着为学生负责、为教师负责的态度，将与教学和科研的相关事项进行系统的整理、归纳。在传统的高校档案管理模式中，过程与步骤十分烦琐，并且记录也不好保存，随着时间的推移，很难进行再次检索。如果时间相隔过久，很容易导致记录的丢失，耽误正常使用，造成不必要的损失。得益于信息技术的发展，高校档案管理模式有了崭新的面孔，不再是纯“人工”操作，而是有了机器的“加持”，使得操作更加简便，并且电子存档的模式更加“人性化”，易于存档、调档。当有需要时，通过固定的方法，能够使得信息再现，从而为有需要的人员提供便利的服务。这样能够大大减轻人力的负担，提高工作效率，并且延长了档案保存的时间，可谓一举多得。

因此，高校应该紧跟时代潮流，注重创新的原则，不能故步自封，应该及时引进位于科技前沿的管理模式，不断优化本校档案管理的模式，为本校师生、毕业生提供更多便捷。一方面高校应该关注本校的教学方面，做好人才培养的工作，提高教师的水准，引进高层次人才，做好人才储备工作，这样才能够为学生良好的授课质量提供保证和保障，相信在优秀教师的带动之下，学生能够获得更多的启发。另一方面高校应该关注本校的科研方面，鼓励教师、学生、职工参与到科研创新的队伍之中，参与到各种竞赛比拼当中，在完成日常的教学、学习工作之余，投身于科研事业，拓宽社会视野，锻炼适应于社会发展的各种本领。高校要将教学和科研的各项档案详细、系统的规整，增强教职工和学生参与校内管理的信心。这样一来，通过坚持以教学和科研为中心的创新原则，有利于增强校内的创新氛围，完成更多办学指标。

二、标准化管理体系的建立

高校档案管理是一项十分烦琐而复杂的工作，同时又不失严谨，各部门应该力求科学、合理，完善各项管理标准，使得各项管理工作“有理可依”“有章可循”，这样也有利于校内人员明确高校信息管理的规定，从而更加积极主动地配合其工作。高校有必要致力于标准化管理体系的建立，完善各项规章制度，在追求档案管理信息化的道路上，“以理服人”。高校人员众多，下设各种学院、学部，在管理工作上本就十分复杂，而档案管理又需要细化各个环节，这就加大了高校的工作负担。在网络时代下，虽然相关的程序有所简化，但是仍然要走好常规的路线，否则会出现很多程序漏洞，泄露人物隐私，给别有用心之人可乘之机。因此，高校应该重点加强标准化管理体系的建立，明确各项规章制度，虽然档案管理追求信息化，但是仍然不能放弃应有的要求、标准。

高校之间应该促进交流，相互学习，在实现档案管理信息化的过程中，经过不懈的努力与探索，完善各项标准，完成查漏补缺。在实践中，高校应该根据教职工、学生的要求进行相应的调整，在追求简化、便捷的同时，不能放弃对高标准、高质量的要求，不能一味地追求便捷。除此之外，高校之间还可以对此进行沟通，相互借鉴，找到更加行之有效的途径。在理论支持的基础之上，完善实践标准。高校之间应该本着开放、包容的心态，及时联系。比如，高校之间可以开展主题讲座，邀请专业人士进行讲解，学习相应的管理模式、技术。除此之外，高校之间还可以开展专题会议，请校内的相关人员做工作汇报，然后进行热烈的讨论，鼓励各方踊跃发言。这样一来，通过标准化管理体系的建立，有利于高校档案管理信息化的工作更加科学、合理，在此基础上，进行完善。

三、加强基础设施建设

基础设施是高校实现网络化、信息化建设的重要支撑，随着经济水平的提升，人们的生活质量有了很大的提高，各项基础保障也逐渐完善起来。高校在这一方面也应该有所作为。信息化、网络化的道路离不开基础设施的加持，高校应该完善校内網络的建设，为广大教职工和师生提供便捷的“校园网”，实现资源的共享。档案管理信息化的实现还有很多道路要走，并且随着时间的推移，管理的模式和要求都在发生着变化，这就需要相关部门跟上节奏。高校不仅要实现基础设施的信息化，还要实现人员管理的信息化，要让教职工、师生具备接受信息化管理的意识，增强应对各种信息风险的本领。众所周知，学生档案流动性、变动性较大，传统的管理方法具有很多弊端，难以保证其实用性、真实性。因此，高校务必要加强基础设施建设，提供各种用于信息化管理的设施，在基本保障方面做好措施。