法律事务部门如何做好合规管理工作

郑鸣

国有企业是引领国家经济发展的主导力量，承担着生产公共产品、建设重大工程项目、推动国家技術创新、引领经济发展的重任。而由于国有企业掌握着国家重要资源，产品与国民生产、生活紧密相关，社会影响度和关注度极高，一旦出现违规行为，社会负面影响范围大，并随着混合所有制改革不断深入推进、国际化程度不断提高，近年来对国有企业的合规、诚信经营能力及水平的要求已达到了前所未有的高度，做好企业合规管理工作的重要性及必要性已逐渐成为国有企业管理者的共识，合规管理职能及机构的设置随之亦成为企业做好经营管理亟待解决的基础问题之一。为此，本文将试对合规管理及法律事务两者的差异以及易混同点进行对照阐述，以期为传统法务工作者进一步明晰概念、理清管理思路、有效开展合规管理工作提供有益参考。

一、合规管理的基本概念简述

合规管理在理论研究领域仍是个较为宽泛的概念，并且在不同行业间阐述的侧重点有所不同。管理通常认为，合规管理是指企业在严格执行相关法律法规及企业内部规章制度的基础上，根据经营发展的需要，制定合规管理机制、培育合规企业文化，建立并运行覆盖全员、全流程的现代企业内部合规控制体系的管理控制过程。现有的国家相关规范性文件中，《央企合规指引》规定合规管理是指“以有效防范合规风险为目的，以企业和员工经营管理行为为对象，开展包括制度制定、风险识别、合规审查、风险应对、责任追究、考核评价、合规培训等有组织、有计划的管理活动。”

二、合规管理与法律事务的差异

1.管理依据及工作目标的差异。合规管理的基础依据是“规”。对于 “规”的范围，《央企合规指引》中包括法律法规、监管规定、行业准则、企业章程、规章制度及国际条约、规则，《境外合规指引》中列举包括法律法规、国际条约、监管规定、行业准则、商业管理、道德规范和企业依法制定的章程及规章制度等，在我国证监会、银监会、保监会的相关文件中要求相关企业的经营活动及内部员工的经营管理行为需符合行业公认并普遍遵守的职业道德和行为准则、自律性组织的行业准则以及诚实守信的道德准则，而国际标准化组织（简称ISO）及其他部分国际组织则进一步认为合规义务还包括合规承诺。由此可见，“规”的涉及面非常广，既包括法律、行政法规、部门规章及其他规范性文件、行业规范和自律规则，又包括公司内部规章制度，还包括诚实守信等普遍遵守的职业道德和行为准则、合规承诺等，在国有企业，党员除了遵守上述范围的“规”之外，还必须严格遵守党纪法规。而法律事务的依据是法律法规、监管机构规定、行业惯例，尤其是前两者。法律事务工作依据属于合规管理依据的重要组成部分，但不是全部。

合规管理以有效防控合规风险为目的。根据《央企合规指引》，“合规风险”指企业及员工因不合规行为，引发法律责任、收到相应处罚、造成经济或声誉损失以及其他负面影响的可能性。而法律事务围绕防控企业法律风险的工作目标而开展。法律风险是指由于企业外部的法律环境发生变化，或由于包括企业自身未按照法律规定或合同约定行使权利、履行义务，而对企业造成负面法律后果的可能性。可细分法律环境变化风险、违法风险、违约风险、侵权风险、怠于行使权利的风险、行为不当的风险等。

合规风险防控包括了法律责任、经济损失、声誉等一切负面后果产生的可能性。法律风险关注的是负面法律后果，即法律上的责任或制裁。合规风险与法律风险有交集的是法律法规以及广泛意义上的监管政策，属于合规管理的核心部分而不是全部内容。例如，企业某项对外采购事项未按企业内部决策程序规定通过即予以实施，其中不履行决策程序的行为属于合规管理的范畴，而签订及履行采购协议的情况，属于法律事务需要关注的风险点;又如企业对外服务窗口的人员不遵守企业关于统一着装的工作规范，该类行为就属于合规管理范畴，而不属于法律事务管理的范畴;而如企业在出现纠纷时，在诉讼或仲裁中选择了诉讼方式，又可能因公开审理导致企业声誉的影响，则属于法律风险，与合规没有关系。

2.工作原则上的差异。合规管理要求体现全面性工作原则。由于合规管理的范围既包括了外部的法律法规、监管规定、行业准则、道德准则，又包括企业内部的章程及各项规章制度。在一个管理规范的企业中，合规要求必然覆盖企业各业务领域、各部门、各级子企业和分支机构、全体员工，贯穿决策、执行、监督全流程，履行的是全员合规责任制，各岗位人员均有其对应的合规责任。而即使合法性要求应贯彻于企业管理的各方面与全过程，但由于法律本身就是最基本的规则，企业内部大多数的活动更多的是体现在法律允许范围之上的“自治”安排，企业更多的是在与对外产生合同关系、行政管理关系、或者纠纷诉讼的各方及过程中显现出法律风险评估需求。因此，法律事务在日常内部管理中并不像合规管理工作般鲜明的体现出全员参与、全过程管理的特征。

3.工作内容的差异。在规范的合规管理工作体系中，合规管理部门的主要工作包括起草合规管理计划、制度，组织开展合规风险识别、预警，参与企业重大事项合规审查和风险应对，组织开展合规检查和考核，对制度流程进行合规性评价，督促违规整改和改进，指导所属单位合规工作，受理违规举报，组织或参与违规事件调查，组织或协助业务部门开展合规培训等工作。工作强调组织统筹、协调、全面推动合规管理体系运行的功能。而法律事务的主要内容则包括对重大经营决策提出法律意见，起草或者参与起草、审核企业重要规章制度，管理、审核合同，参加重大合同的谈判、起草，参与企业的分立、合并、破产、解散、投融资、重组、上市等重大经济活动，办理企业工商登记以及商标、专利、商业秘密保护、公证、鉴证等，负责知识产权保护工作，开展法制宣传教育，提供法律咨询，参加企业诉讼、仲裁、行政复议，选聘及管理外部律师等。相对于在合规管理中的统筹管理角色，法律事务属于具体的业务工作。

4.工作机制的差异。合规管理工作作为企业内控工作的重要组成部分，要求以标准化、流程化、常态化的管理模式运作，根据相关指引性文件，企业由业务部门、合规管理部门、检查评估部门组成合规管理的“三道防线”，开展闭环管理。各业务部门是第一道防线，业务部门负责人承担合规管理第一责任，作为第二道防线的合规管理部门的职责是明确责任、风险评估、制定标准、推进实施，除此之外还包括由董事会合规委员会、审计部门等组成第三道防线，开展监督检查、评价工作。三道防线各司其职，合规管理部门在其中主要发挥“督导员”的角色。而法律事务工作无论是纠纷处理、合同审核、法律咨询、工商事务办理、知识产权管理等工作，发起大多源于个案，事件处理并不体现体系化、标准化、流程化，工作一般因应相关部门的需求而“被动”介入，较少通过主动调查去发现法律事件。法律事务部门通过参与企业日常合同交易过程，发挥“运动员”的角色，对其提供的法律意见独立承担责任，对企业经营发挥支撑保障作用。

5.对人员执业能力要求的差异。由于合规管理涉及企业管理的全范围及全过程，对合规管理工作人员能力更强调对企业各项业务的熟知以及工作中的综合研判、协调处理、组织统筹能力。而法律事务管理人员要求对法律法规的熟悉，强调专业知识的掌握及运用能力。另外，法律事务由于离不开个案处理，在合同谈判、应对诉讼仲裁等方面相对“个性化”，法务人员在事件处理中需发挥较强的主观能动性，相对而言，合规管理工作相对程式化、标准化。

三、认识差异、找准定位，做好合规管理工作

1.从根本上转变工作理念并强化业务管理知识的积累。法律事务管理部门人员需从长期的保障服务工作理念转变为主动管理理念，工作立足点从提供支持转变为积极改善企业管理、保障企业健康发展，工作需从单一的法律风险防控到融合内控、风控、法律风险防控、合规、监察、审计等多系统控制、服务、监督、保障等工作，不断加强对企业各项业务的深入了解，增强合规管理的统筹推进、研判、评价、提出改进措施的能力及水平。

2.确保合规工作开展的独立性。对于结构复杂、工作繁琐的国有企业而言，建立科学、系统、有效的合规管理制度体系，需要大量的时间和精力。法律事务管理部门要牵头做好这项工作，必须确保部门内有足够的人力保证合规管理工作的开展。在开展合规管理工作时，应立足于发挥组织、协调、推动的牵头管理作用，而在开展法律事务工作时，则应坚持自身既是法律风险管理的第一道防线，又是遵守企业法务等相关制度的义务主体的工作思路，避免因工作思路的混淆而削弱了两项工作各自的开展力度，影响工作实效。

3.搭建管理体系，扎实做好合规管理工作。一是建立完备的合规管理制度体系。包括制定全员遵循的合规行为手册、结合业务具体情况制定专项合规管理制度并植入业务流程、探索合规管理的考核制度等，将合规工作融入业务、合规责任落到实处。二是建立健全的合规管理运行体系。结合企业实际，搭建合规管理三道防线，并建立跨部门联动机制。牵头部门发挥合规部署、任务分解、政策支持、检查评估的作用，并督促业务部门按照部门职能、岗位、业务单元梳理各业务线的合规风险并履行好“管业务管合规”的“第一道防线”责任。三是实施合规动态管理机制。遵循“制定年度计划——计划运行——运行中进一步发现和收集企业合规风险——整改改善——提出合规管理完善方案——制定下一年度合规管理计划”的闭环式管理方法，充分实现企业合规管理的有效運作和持续改进。四是优化合规管理人才体系。基于合规工作的特点，培养熟悉企业业务、具备综合处理合规问题的合规人才。在集团总部建设及所属企业设合规专员，从上至下贯彻合规要求，加强信息沟通，发挥合规人才队伍的作用。同时加强培训，在岗前培训及员工日常培训中应开展专门的合规知识培训和技能培训，建立熟悉企业自身情况又具有复合素质的合规人才队伍。