基于文件连续体理论的人事档案管理模式探析

钱德凤 燕慧

摘 要：我国现行人事档案管理模式已经不能适应大数据时代人事档案事业发展的需求。文章从形成背景、本土化意义和实践基础等方面论述了文件连续体理论本土化的可行性，主张基于文件连续体理论创新我国人事档案管理模式，建立全国人事档案信息中心，并提出智慧化人事档案馆的设想。

关键词：人事档案管理模式；文件连续体理论；本土化

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（以下简称“十三五”规划）中明确提出要“实现以信息化为核心的档案管理现代化”“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”[1]。然而直到今天，我国人事档案管理仍以人工管理为主，管理手段落后，利用效率低下，无法适应大数据时代发展需求。实践发展离不开理论的指导，我们迫切需要引入先进的档案学理论，构建适合中国国情的人事档案管理模式。

20世纪90年代，澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德在电子文件研究基础上提出了文件连续体理论，指出“文件是往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，主张从文件形成到作为档案保存和利用的全过程采用连贯一致的管理方式[2]。从管理内容上看，人事档案本质上是记录连续生命过程的文件集合，也可理解为一个“生命连续体”。因此本研究主张将文件连续体理论本土化并运用于我国人事档案管理实践。

一、变革现行人事档案管理模式的必要性

近年来，江苏省教育主管部门在受理高校教师资格申请时，通过与公安系统联网筛查，发现有一些申请人存在违法违规记录，不符合教师资格申报条件，因而陷入了“两难”境地：一方面，引进人员已完成引进手续，成为高校正式员工；另一方面，教师资格申请不通过意味着新教师不具备主讲资格，不能承担教学任务。造成这种情况的根本原因是人才引进前未进行全面的人事档案审核，而现行人事档案管理模式也使得档案审核无法做到“面面俱到”。

1. 现行人事档案管理模式不利于档案利用

人事档案实行由各级组织人事部门统一领导、分级管理、档随人走的管理模式。当个体发生工作单位变动时，其人事档案随之转移管理。这种管理模式的优点是可以为用人单位提供一套完整的反映个体经历的记录材料，缺点是具有一定的“封闭性”，具体表现在以下四个方面：一是大量民营、独资或合资企业虽然不具备人事档案建档权和管档权，但是却有档案利用需求，这种集中管理方式不利于该类单位或组织人力资源信息开发利用。二是随着人才竞争激烈化，用人单位可以通过限制“调档”来防止人才流失，将人事档案变成了控制人才的工具。三是用人单位通过重新建档的方式引进人才，“弃档”或“死档”现象日趋普遍。四是人才引进缺少事前档案审核环节，容易留下隐患。建立人事档案的根本目的是为了全面把握人才各方面发展情况，便于人才的任用，上述四种情况均不同程度限制了人事档案效用发挥，背离了人事档案管理的初衷。

2. 现行人事档案管理模式造成历史记忆不完整

德里达说：“档案概念自身，庇护的是对所谓本源的记忆”“即指向的是原初，最先、最主要的、最原始的，简而言之即开始。”他认为文件是得到记录的信息，一经产生就有了保存的价值，只要有主体需要将其存放下来，那么文件就可以被认定为档案[3]。我国现行人事档案管理模式决定了人事档案形成的历史记忆是不完整的。首先，人事档案一般由用人单位在学生档案的基础上整理形成，而学生档案主要包括大学及以上学习经历材料以及部分中学阶段材料，因此建立基础是不完整的。其次，人事档案中的材料主要来源于用人单位，和个体紧密相关的其他社会机构往往不作为人事档案来源机构，如公安、社保等机构，档案材料收集范围局限于组织人事部门对个体的认可和评价文件，体现个体特质和社会性的文件不在收集之列，如个人征信报告等。再次，收集方法主要依赖“坐、等、靠、要”，被动的工作方式无法保证收集信息的完整性。最后，“价值鉴定”使得许多原始文件在鉴定过程中被人为“过滤”。因此，现行管理模式下形成的人事档案是不完整的历史记忆。

3. 现行人事档案管理服务对象具有排他性

王英玮指出，人事档案主要和四类人员紧密相关：人事档案所有权人、管理人、相对人和第三方使用人[4]。首先，人事档案归国家所有，各级各类组织人事部门作为国家授权的职能机构，是人事档案的直接所有权人。管理人则由人事档案管理机构及其工作人员组成。所有权人和管理人直接承担人事档案的建立和管理职能，是人事档案的直接服务对象。其次，相对人指档案主体本人。相对人虽然直接或间接参与了档案中大部分材料的形成过程，但是在建立和管理人事档案过程中并不享有参与权、知情权、建议权和申诉权，人事档案总体上对相对人是神秘的，并不直接服务于相对人。另外，第三方使用人是指因某些特殊需求而需要利用相对人档案的群体，如相对人的亲属或为相对人作传记的人员等，他们需经组织人事部门同意才可利用相对人的档案。而现行人事档案管理只是为了满足组织人事部门的需求和利用，对相对人和第三方使用人等服务对象具有排他性。

4. 现行人事档案管理手段不能适应大数据管理需求

被誉为“大数据之父”的美国数据科学家维克托·迈尔·舍恩伯格将大数据概括为“一场生活、工作与思维的大变革”。2014年大数据就被写入了我国政府工作报告，大数据正引领着我国各行各业的变革与转型，大数据战略已经上升为国家战略[5]。何嘉荪说：“大数据都是档案”[6]。在大数据背景下，文书档案和科技档案等已陆续实现数字化或数据化管理，而人事档案因其特殊的管理体制，仍以手工管理为主。档案工作者们被束缚在纸质档案的收集、整理、加工和编目工作中，虽然已使用计算机辅助档案编目和电子信息采集，但总体管理水平较低。这种落后的管理手段，显然无法适应具有“海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据類型和价值密度低”等四大特征的大数据管理需求。

二、文件连续体理论本土化的可行性

20世纪80年代，随着电子文件的广泛使用，我国提出要实施“文档一体化”，为文件连续体理论的本土化运用提供了可行性。

1. 文件连续体理论的形成

文件连续体理论的发展经历了半个多世纪，澳大利亚是其形成、发展和壮大的主阵地。在该理论提出前，文件生命周期理论[7]普遍适用于传统的纸质文件管理。随着电子文件的出现和普及，文件连续体思想开始萌芽。20世纪50、60年代是文件连续体思想的萌芽阶段，档案界开始重视档案管理与文件管理的连续关系。1985年，加拿大档案学者杰伊·阿瑟顿在档案工作者年会上详细论述了连续体的概念，强化了文件管理的动态性、阶段性以及关联性。到了90年代，弗兰克·阿普沃德正式提出“文件是往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，并构建了文件连续体模式，标志着文件连续体理论的形成。

2. 文件连续体理论本土化的意义

文件连续体理论受澳大利亚传统档案学思想的影响，借鉴了后现代主义和结构化理念，构建了一个四轴四维坐标体系，通过保管、证据、业务和来源四轴，围绕文件的形成、捕获、组织、聚合四维描述了文件的运动过程，反映了电子文件各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能，从而对文件形成、保存和利用实施一体化管理。[8]

文件连续体理论传入我国后，国内学者对其能否中国化展开了深入研究，大部分学者认为该理论对指导我国档案实践具有重要意义。我国人事档案制度源于建国初期的干部管理制度，是中国人事管理制度的特色。人事档案本质上是记载主体人生轨迹的文件集合，符合文件连续体理论管理范畴。文件连续体理论将人事档案以文件的运动视角来考察其每个阶段的不同特点，能很好地改变人事档案部门固有的以档案论档案的思维定势，重新审视人事档案的本质属性——文件，从文件连续运动的轨迹来实现人事档案的动态管理[9]。且全程控制和前端控制的思想，能更好促进文件工作者和档案工作者的密切合作，让档案工作者成为真正的文件管理者。

3. 文件连续体理论本土化的实践基础

通过分析现有人事档案的管理内容可以看出，人事档案材料主要来源于主体的学习单位和工作机构，随着电子信息系统的推广应用，各单位在不同程度上实现了业务活动的信息化管理，构建了一系列业务管理系统，如学籍管理系统、人事管理系统、科研管理系统、党务管理系统、工资管理系统等等。目前，人事档案的归档模式是收集各业务系统的材料，以纸质形式归入人事档案，形成完整的人事档案材料。各业务系统的建设为文件连续体理论在人事档案管理中的本土化运用打下了坚实的实践基础，正如于英香解读“十三五”规划时所指出的：档案部门不能墨守成规，应该突破原有电子文件管理研究视阈，敏锐地认识到存在于各行各业业务系统中数据的价值，参与对这些数据的采集与管理，实现大数据时代电子文件与档案数据管理的跨越式发展[10]。

三、基于文件连续体理论创新人事档案管理模式的设想

1. 建立人事档案连续体思想

建立人事档案连续体思想是创新人事档案管理模式的第一步。首先，转变非现行文件的理念。阿根廷的巴斯克斯曾说：发挥现行作用的文件就是现行文件，完成现行作用的文件就是非现行文件[11]。正如前文所述，人事档案是由各业务系统中处理完毕的文件（非现行文件），经价值鉴定和筛选后归档形成的，这种管理模式下的人事档案所反映的生命过程是片面的、间断的，而要反映完整的、连续的生命过程，就必须转变非现行文件的理念。其次，转变人事档案静态管理理念。这里所说的静态，是指管理方法的静态，文件一旦归为档案，若需使用，便只能去档案室翻查，这虽然有利于保证资料的真实性和安全性，却不利于档案的查询和利用，不适应大数据时代对人才的管理需求。再次，建立“人人有档，生而有档”的理念。早期人事档案特指干部人事档案，后逐渐扩展到专业技术人员档案和企业人员档案，随着经营模式的多样化和人才流动的频繁化，各地人力资源管理部门陆续建立了人才交流中心，负责管理流动人员的人事档案。即使这样，由于我国人口基数大，人员构成复杂，要做到“人人有档”依然只是设想。但是随着信息技术的发展和国家对档案事业的重视，“人人有档”将是必然趋势。而要做到人人有档，最好的办法就是从出生起就建立人事档案，从生到死，这样的人事档案才是完整生命轨迹的真实记载。

2. 建立全国人事档案信息中心

创新人事档案管理模式的核心是建立全国人事档案信息中心。我国档案事业发展五年规划从“十五”开始就已经将档案信息化建设作为重要议题，但人事档案的信息化进展并不理想。一方面因为人事档案的私密性，人们对人事档案信息化顾虑重重；另一方面仅在某个单位或地区实现人事信息化，当人员发生流动时，信息化系统就失去了效用，因而信息化工作缺乏动力。笔者认为，有效的解决办法是在现代档案学理论指导下，构建全国人事档案信息中心，从上而下，推而广之，实现人事信息全国共享。

首先，國家出台人事档案信息化实施办法，为信息中心的构建提供政策依据。虽然2018年出台的《干部人事档案工作条例》已将信息化列为干部人事档案日常管理工作的一部分，对干部人事数字档案的建立、利用、转递和保密也作出了明确规定[12]，但是对于如何实现干部人事档案信息化和数字化，并没有制定明确措施。

其次，基于文件连续体理论，搭建人事档案管理一体化平台。一方面，该平台要加强文件形成机构与档案管理机构之间的密切合作，将文件形成者、文件管理者和档案管理者整合于一体化的管理体系，确保档案管理者不再是文件最终的保管者，而成为积极参与文件形成和处置过程的指引者。另一方面，转换人事档案收集思路，针对与人事档案归档紧密相关的业务系统，如教务、人事、工资系统等，设计开放式的端口，在一体化系统中，通过文件前端控制、归档预判和自动归档，实现对档案的动态管理。同时，也要加强双轨管理，对现有的纸质人事档案做好保管与维护工作，并逐步实现存量纸质档案数字化。

最后，搭建多系统如税务、公安、社保、征信等平台互联通道。虽然这些系统内部的数据不需要归入人事档案，但在必要时，应可以通过大数据、互联网技术，和人事档案信息平台实现互通互联、信息共享。

3. 智慧化的人事档案馆设想

“十三五”规划中明确提出：“要持续推进数字档案馆建设”“采用大数据、智慧管理、智能楼宇管理等技术，提高档案馆业务信息化和档案信息资源深度开发与服务水平。”[13]可见，建立在大数据管理基础之上的智慧档案馆已被列入国家战略。智慧化的人事档案馆是人事档案利用最理想化的设想，人事档案若能实现智慧化管理，人事档案信息的准确率和利用率便可获得极大提升。以前文所述的教師资格申请为例：高校在引进人才前，可通过全国人事档案信息平台调阅拟引进人员的人事档案信息，包括相关联的其他系统如征信等平台信息，之后由系统平台对照教师资格评审条件，智能判断其是否符合教师资格申报条件，若存在不符合申报条件的因素，则直接放弃引进，从而在人才引进环节有效规避风险。当然，这对人事档案的数据化建设及相关信息平台的管理提出了相当高的要求，无疑是一个长期的过程。

*本文系2018年度江苏省哲学社会科学基金项目“目标驱动下高校绩效考评体系构建”（项目编号：2018SJA1560）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1][13]国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[EB/OL].[2021-06-12]. https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/2016 04/4596bddd364641129d7c878a80d0f800. shtml.

[2] 何嘉荪，叶鹰.文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一[J].档案学通讯，2003（5）：60-64.

[3][6] 何嘉荪，谭建月.档案概念再认识——大数据引起的思考[J].档案与建设，2017（8）：4-6.

[4] 王英玮，张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议[J].档案学通讯，2009（4）：81-84.

[5]于英香，滕玉洁.大数据背景下档案管理数据化转型探析[J].中国档案，2021（1）：81-83.

[7][8] 傅荣校，王相华.理论核心问题：原则与内容——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之二[J].档案学通讯，2004（4）：18-23.

[9] 周昌平.基于文件连续体理论的人事档案管理模式创新[J].机电兵船档案，2012（2）：33-36.

[10] 于英香.大数据视阈下档案信息化建设新路向——基于《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的思考[J].北京档案，2017（2）：9-12.

[11] 何嘉荪.从世界范围研究文件与档案的本质区别——从电子文件的网络实时归档说起[J].北京档案，2000（7）：15-18.

[12] 中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》. [EB/OL].[2021-06-12]. http：//www.gov.cn/ zhengce/2018-11/28/content_5344196. htm.