电子档案凭证价值保障需求研究

许晓彤

摘 要：新《中华人民共和国档案法》对电子档案以电子形式作为凭证使用作出了“来源可靠、程序规范、要素合规”的规定。文章以14部对电子证据审查、判断、辨认、鉴真规定较为全面、详尽的法律文件为分析样本，从电子证据应用的视角阐释了“来源可靠、程序规范、要素合规”的具体内涵，解读司法对电子档案凭证价值保障的需求，为单套制背景下电子档案法律效力与证据价值的实现提供有益参考。

关键词：电子档案；凭证价值；电子证据；档案法

分类号：G271

Research on the Demand for Guaranteeing the Evidential Value of Archival Electronic Records

——Based on the Perspective of Judicial Electronic Evidence Examination

Xu Xiaotong1，2

（1.School of History and Culture of Shandong University， Jinan， Shandong 250100； 2.Electronic Records Management Research Center of Renmin University of China， Beijing 100872）

Abstract： The new Archives Law of the Peoples Republic of China stipulates the use of archival electronic records as evidence， which are source reliability， procedures normalization and element compliance. From the perspective of the electronic evidence application， the specific connotation of source reliability， procedures normalization and element compliance are interpreted by 14 legal instruments as the analysis samples， which stipulate the examination of electronic evidence in detail. Then， to provide reference for the realization of the legal effect and evidence value of electronic records under the background of single-set system， the judicial demands for guaranteeing the evidence value of archival electronic records are analyzed.

Keywords： Archival Electronic Records； Evidence Value； Electronic Evidence； Archives Law

1 研究背景

2021年起，新《档案法》正式实施。新《档案法》增加了“档案信息化建设”专章，规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，为电子档案单套制管理提供了法律依据，其前置条件“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”的内涵也引发了档案界的广泛关注，刘越男[1]、郑金月[2]、胡文苑[3]、仇伟海[4]、韩李敏[5]等分别从档案管理视角对上述规定的具体要求进行解读；薛四新[6]则基于以上三个方面设计了电子档案三维质量模型并论述了各项质量要素的内容；蔡学美结合法律对电子数据用作证据的要求与电子公文要素的相关规定，阐释了“要素合规”的具体意涵[7]；等等。一直以来，作为“呈堂证供”是档案凭证价值的极致体现之一，档案材料在诉讼中亦具有法定证明力优势。电子文件与电子证据同作为二进制代码构成的数字信息，是技术进步与实务发展需要的产物。由于司法证明现实需求的紧迫性，司法界往往先于档案界对技术的变化作出反应，对电子证据的审查判断进行系统规定，积累了丰富的参考素材。从电子证据审查判断的视角考察电子档案凭证价值保障的需求，对于丰富单套制背景下电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”的内涵，为电子档案以电子形式作为凭证效力发挥具有重要意义，亦能为相关标准与规则的制定提供参考。

2 法律文件的检索与筛选

为全面地从电子证据审查判断的视角探析电子档案（文件）凭证价值的保障需求，笔者通过北大法宝、北大法意对相关法律文件进行检索，包括法律、司法解释、司法解释性质文件、部门规范性文件、部门工作文件、“两高”工作文件、行业规定等。同时，“电子证据”系学理概念，“电子数据”系法律文件表达，二者在数字环境中所指对象基本一致，为提升检全率，除选取“电子证据”“电子数据”“电子文件”“电子档案”等核心检索词外，还对相关概念如“数据电文”“电子数据交换”“视听资料”等在全文范围内进行了检索，通過精读与筛选，获得了14部对电子证据审查、判断、辨认、鉴真相关规定较为全面、详尽的法律文件作为分析样本（详见表1）。

3 电子证据审查判断相关法律文件的内容分析

电子证据的审查一般依据证据三性——真实性、关联性、合法性展开[8]。本文即从证据三性的视角出发，分别归纳、提炼司法对电子证据规格的具体要求。

3.1 电子证据真实性相关规定

电子证据的真实性主要强调证据是对案件有关事实的反映[9]。由分析结果可知，真实性是电子证据最核心、最受关注的属性，对其审查、判断的相关条款最多，且是否具备完整性与可靠性亦常作为真实性的审查判断依据（详见表2，“来源”栏为表1法律编号）。

3.2 电子证据关联性相关规定

各项法律法规对电子证据关联性的需求表述较为一致，均强调电子证据与案件事实存在关联，且案件相关的电子证据被全面收集（详见表3）。

3.3 电子证据合法性相關规定

电子证据的合法性与证据资格相关，是证据能够上法庭的“门槛”。主要表现在调查主体、证据形式与收集提取操作须符合相关法律规定[10]。由于刑事诉讼的证明对象特殊，证明要求较高，故而合法性规定主要集中于刑事电子证据领域（详见表4）。

4 司法视角下电子档案凭证价值保障的需求分析

如前所述，电子证据需满足真实性、关联性与合法性，其具体要求中不乏与新《档案法》对电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”规定的联系。据此，笔者以来源可靠、程序规范、要素合规三个方面为线索，对表2至表4中电子证据审查判断条款进行编码分类，将其在司法语境下的主要内涵转化为对应的档案管理需求（详见图1）。需要说明的是，A1-2、A9、C4等仅作概括描述性规定或仅与司法取证环节相关的规定暂不列入研究范围。

4.1 司法视角下电子档案“来源可靠”的需求分析

由图1可知，司法对电子证据的来源主要从形成责任主体与形成环境两方面进行审查判断，这分别与档案学来源原则与新来源观中对“来源”的定义较为相近。其中，形成主体包括责任机构与操作人员，形成环境包括载体、系统与所用技术等。

（1）形成责任主体可靠

法律文件明确规定的可靠机构主体有以下两类：一是公共资源网站、档案部门等具有一定公信力和权威性的机构；二是视作不具备作假动机、保管于己不利证据的对方当事人网站及中立第三方存证服务平台[11]等机构。不属于上述主体的机构则可通过审查操作人员身份与操作时间，以及信息系统用户名、账号、密码、电子签名的授权与分配情况辅助证明。由上可知，档案部门与档案机构的公信力和专业度使电子档案在诉讼中具备证明力优势；同时，一般机构应明确电子档案管理权责，确保现实操作人员与系统虚拟身份的对应管理，并掌握相关信息系统的操作与使用情况等。

（2）形成环境可靠

形成环境方面，法律文件对电子证据的载体、系统与所用技术进行了规定。首先，应追溯电子证据的原始存储介质，保证电子证据系“原件”；如更换存储介质，则应注明数据的收集、提取方式。转换至电子档案管理语境，首先要求确保电子档案形成与存储原始介质的可追溯性，电子档案如需迁移，则应记录原始存储位置与迁移方式，保证电子档案的完整性。其次，电子证据应由相关信息系统依照正常程序自动发送，保证系统未开源、无病毒。以信息系统完整性推定电子证据未经篡改的逻辑也是《加拿大证据法》、美国《联邦证据规则》等英美法系证据法的常见规定。转化至档案工作中，要求机构应采用具有专业资质开发商开发的、符合国家与行业标准的电子档案管理系统，如依据GB/T29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》、GB/T31914-2015《电子文件管理系统建设指南》与即将实施的GB/T 39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》等标准进行系统开发与验收工作；同时部署安全的网络环境并实现内外网隔离，避免管理环境失密、失控。此外，应用电子签名、可信时间戳、哈希校验、区块链等技术的电子证据可在无反驳证据的情况下认定真实性[12]。以区块链技术为例，据笔者对中国裁判文书网的检索调查（检索时间：2021年7月5日），已有逾2400例判例运用区块链技术辅助司法存证。对于电子档案而言，应积极将上述司法认可的防篡改技术有选择地嵌入管理流程与管理环境，保留技术的使用痕迹并保持其在一定时间段内的可验证性（如法定追诉期时限内或其他相关规范中规定的时限等），确保电子档案管理环境的清洁性。

4.2 司法视角下电子档案“程序规范”的需求分析

由图1可知，法律文件对电子证据的相关操作程序主要包含形成阶段程序与涉案取证的一系列程序。前者与电子档案管理工作直接相关，影响着取证的范围与质量；后者可能发生于电子文件生命周期的各阶段，涉及组织机构各项业务工作与多个业务部门。

（1）形成保管阶段程序规范

从正面来看，电子证据的形成程序如符合正常业务活动程序与档案管理活动程序，则可在无反驳证据的情况下视作真实；同时，电子证据复制件的制作程序应真实、完整、精确地反映原始内容。从反面来看，电子证据应当无剪裁、篡改、拼凑、添加、删改、修改、伪造变造等情形，如存在上述情形，也应对其合理性作出相应说明。对应至电子档案管理活动中，即应当制定并切实遵循电子档案管理的相关标准、规范与制度。电子档案的形成、收集、归档管理、长期保存等关键流程以及软硬件配置、监督检查等重要工作均应设置配套制度规范[13]；对于具体工作规程，则可列明参考标准，做到电子档案管理全流程有章可依、有据可循。如2013年，国家电子文件管理部际联席会议办公室印发的《电子文件管理标准体系框架》，便是深入研究电子文件管理标准需求的指导性文件[14]，时至今日，电子文件管理的基础过程、对象、系统、监督检查、应用领域等方面的国家与行业标准逐步完善，可为电子档案从形成到长期保存的管理过程提供指引。需要特别指出的是，电子证据重视“原件”，因此电子档案与元数据、管理数据的“多头备份”应按规定执行并做好记录，保证各备份与“原件”的一致性，或仅在需要出证时提供原件，常规借阅与利用时提供备份等。在此基础上，还需为电子档案管理符合规范留存相关痕迹、出示证明材料。如在电子档案内容变更、操作者变动、管理权属变化、出现异常操作现象或版本更改等关键节点操作时，均应在系统审计日志中形成记录，并能够对照规范就操作程序的合理性加以说明。

（2）涉案取证阶段程序规范

电子证据涉案取证程序的规范性主要从形成完整证据保管链的思路进行规定，即着重记录什么证据、如何获取证据、证据何时被收集与运用、证据经由谁手、为什么对证据作如此处理、证据被运输至何处以及存储在何处[15]等问题。一般来说，刑事案件中多为司法部门组织取证；随着电子证据在民商事案件中的广泛应用，一般组织机构亦需要在律师的指导下取证或自行取证。近日，电子证据取证分析师这一职业被人社部等列入新兴职业名单[16]，取证主体逐渐向一般行政机关与大型企事业单位延伸。可见，法规遵从与数字取证工作对现代组织发展的重要意义不断彰显，将取證要求纳入机构电子档案管理工作规划，或将部分与取证相关的活动前置于电子文件与档案管理程序尤为必要。具体而言，可参考司法电子证据取证规定的要求制定电子档案的应诉提取预案，对操作人签章、提取过程录像、提取见证人等方面进行说明。在英美法系国家的实践中，加拿大与美国分别颁布了CAN/CGSB—72.34《电子文件用作书证》（Electronic Records as Documentary Evidence）、ANSI/AIIM TR31《法律可接受的信息系统生成记录》（Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems）等相关标准，结合司法取证需求对电子文件捕获、组织与检索等常规性管理活动进行规定，对诉讼准备相关活动予以强调，辅助电子文件与档案向电子证据的转化。

4.3 司法视角下电子档案“要素合规”的需求分析

由图1可知，法律文件中对电子证据“要素”的规定主要聚焦于所收集材料与案件是否相关，以及证据收集是否全面、完备等，即同时关注反映客观事实内容的“主”证据与起印证作用的一系列“辅”证据。这一思路与电子文件管理中对“内容、背景、结构”三要素的强调不谋而合——将背景信息、结构信息与内容信息共同封装，以文件为单元加以组织管理，是电子文件具备凭证价值的关键，也是档案化管理在司法证明活动中获得证明力优势的重要依据。

（1）“主”证据要素合规

在“主”证据要素合规方面，电子证据强调与案件事实的关联性，而这一关联性则通过内容、时间、地点、规格、类别、格式、设备等具体要素加以判断。对标至电子档案管理工作中，为尽可能避免因档案缺失造成的法律风险或为应诉提供资料，应合理部署档案收集工作、提前规划档案保管期限，保障机构关键业务相关信息均被纳入档案化管控范围，为留存活动证据提供先决条件。如英美法系国家为应对诉讼证据开示（Disclosure）与电子发现（E-Discovery）的司法程序，规定了机构的文件留存（Legal Hold/ Records Hold）[17]义务，未能履行相关义务的组织机构将在民事诉讼中获不利裁定，以此“倒逼”机构在数字环境为主的业务活动中切实做好档案收集工作。

（2）“辅”证据要素合规

在“辅”证据要素合规方面，法律文件普遍强调对关联信息、附属信息、访问操作日志、系统环境等外部信息的收集，使其能够与主要电子证据所呈现的内容信息形成相互印证逻辑，避免“孤证不立”的情形，这在电子档案管理工作中即体现为通过元数据回溯电子档案的管理痕迹。ISO23081-1：2006《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》（GB/T26163.1-2010）在规定文件自身元数据外，还确立了法规标准、责任者、业务过程与文件管理过程四类“外部”元数据要素；PREMIS数据字典（PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata）的3.0版本中除规定对象、事件、主体、权利等实体外，还规定了记录支持数字对象所用软硬件等技术的环境实体[18]等。我国行业实践中延伸出的针对各类电子档案的元数据分类更为细致，如DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》中规定了88项元数据，DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》和DA/T 63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》分别规定了94项与96项元数据，已能够覆盖一般应诉情况下电子证据的审查判断要求。综上，组织机构在选择元数据方案时，应以凭证价值保障为主线，结合实践利用需求，简化与提炼核心元数据项，并基于电子档案管理系统现有的周期性统计报告、存储空间报告、审计跟踪报告、故障/错误情况处理报告、安全违规情况报告、移交操作报告等日志与报告，支持生成应诉需要的证据保管链报告、数据合规审查报告等，辅助应诉情形下的电子证据审查判断工作，提升电子证据认定的效率。

5 结 语

自纸质时代起，民事与行政诉讼中就明确规定档案材料的证明力优先；数字时代，档案管理方式依然是保障电子证据真实可靠的重要手段。新《档案法》首次凝练地提出了电子档案以电子形式作为凭证使用的前置条件，概括性地回答了司法对“档案管理方式”的要求，但其具体内涵至今尚处于广泛讨论中。笔者以司法视角切入，从电子证据相关条款中寻求与电子档案管理方法的呼应与关联，有助于丰富和延展对“来源可靠、程序规范、要素合规”要求的理解，抓住单套制背景下电子档案管理的工作重心，切实保障电子档案的凭证价值。未来还有待《中华人民共和国档案法实施办法》作出更加详细的规定，或出台专门针对“档案管理方式”审查判断的说明等规范性文件，为电子证据审查判断提供参考标准，进一步推动电子档案与电子凭证、电子证据的无障碍转化。

*本文系2021年度山东省社会科学规划项目“基于区块链技术的可信文档数据治理生态建设研究”（项目编号：21DTQJ01）、2020年度山东大学基本科研业务费专项资金资助项目“单轨制背景下的电子文件证据效力保障体系构建研究”（项目编号：2020GN056）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]刘越男.新档案法中电子档案的法定要求[N].中国档案报，2020-08-06（1）.

[2]郑金月.为加快档案信息化战略转型提供法治保障——对新修订的《档案法》新增档案信息化建设规定的若干思考[J].中国档案，2020（8）：33-35.

[3]胡文苑.新修订的档案法理解与适用若干问题辨析[J].云南档案，2020（9）：21-22+30.

[4]仇伟海.新修订档案法对电子档案管理提出新要求[J].浙江档案，2020（10）：10-11.

[5]韩李敏.电子档案与传统载体档案具有同等效力[J].浙江档案，2021（1）：16-18.

[6]薛四新.单轨制模式下电子档案高质量管理的方法体系[J].浙江档案，2021（2）：23-27.

[7]蔡学美.电子档案要素合规分析[J].档案学研究，2020（5）：122-125.

[8]陈光中.证据法学[M].北京：法律出版社，2015：147-150.

[9][10]何家弘，刘品新.证据法学（第5版）.[M].北京：法律出版社，2013：114-115.

[11]林子英.解读证据新规第三方平台电子证据真实性认定[EB/OL].[2021-03-22].https：//www.sohu. com/a/393938166_120544107.

[12]王婧逸.数据保全视角下电子文件单轨制管理模式研究[J].档案与建设，2020（2）：26-29.

[13]黄琳.单套制电子文件管理模式的辨析与思考[J].档案与建设，2020（11）：24-28.

[14]钱毅.国内电子文件管理标准进度报告（2010-2015）[M].北京：电子工业出版社，2016：120-123.

[15]Cosic J， Baca M. Do we have full control over integrity in digital evidence life cycle[C]//Proceedings of the ITI 2010， 32nd International Conference on Information Technology Interfaces. IEEE， 2010：429-434.

[16]电子数据取证分析師来了！三部门发布18个新职业[EB/OL].[2021-03-22].https：//baijiahao.baidu. com/s id=1694619770228381826&wfr=spi der&for=pc.

[17]Harris S B. The Sedona GloSSary： for E-Discovery and Digital Information Management （Third Edition）[EB/OL].[2021-02-27].http：// www.driven-inc.com/wp-content/ uploads/2013/10/Glossary3rdEditionRepri ntVersion.pdf.

[18]PREMIS Editorial Committee. PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata version 3.0[EB/OL].[2021-03-22].https：//www.loc.gov/standards/ premis/v3/premis-3-0-final.pdf.