法院卷宗档案单套管理的实践现状与完善进路

李丽洁

摘 要：对卷宗档案的科学管理、价值发现，是法院档案数字转型的必由之路。通过上海高院卷宗档案单套管理实践，总结出三点有力举措，即全流程网上办案、数据采集管理改革、文档汇集一体化；对照《机关档案管理规定》中信息化建设要求，梳理出与电子档案长期保存系统断链、保管鉴定销毁实践指导缺失、档案数据挖掘能力与意识不足等短板，并提出成立专业档案馆、完善分级保管策略和优化司法数据供给的设想。

关键词：智慧法院；单套制；数字转型；档案管理

卷宗档案作为法院办案过程中的原始记录，是数量最庞大、形式最丰富的法院数据，如何科学管理数据、优化数据服务，是法院提升数据驱动力的关键。现阶段，智慧法院建设深度推进，为匹配电子诉讼、及时供应“全链条”司法数据，卷宗档案单套管理探索逐渐展开。对法院卷宗档案单套管理总结研究，不仅能更好指导法院档案管理数字转轨，也有助于形成示范样本，更有利于国家层面对电子档案单套管理体系的规范完善。

一、先行先试：法院卷宗材料单套归档和电子档案单套管理

1. 法院专业档案术语概念界定

卷宗档案，其前身是卷宗材料，是真实完整的办案过程原始记录，体现案件原被告双方维护权利的整个过程。卷宗材料的提供主体包括当事人、代理人、第三人，鉴定/公证/仲裁/协查等部门，具有多主体、跨领域、跨部门的特性。

电子卷宗单轨管理，指在数字环境中以电子方式运行和保存诉讼/执行的全流程，包括立案、审判/执行、归档管理、移交、保存和利用等业务活动，包括电子卷宗的单套归档和卷宗档案单套管理。

2. “双试点”推动卷宗档案单套管理从理论走向现实

上海市高級人民法院2018年被最高法院确定为卷宗归档改革的试点法院，2020年被国家档案局等确定为“电子文件单套归档和电子档案单套管理”试点单位，通过选重点、定步骤、分批次地持续推进，摸索出“以电子档案为主、纸质档案为辅”的符合自身实际情况的“混合单套制”档案管理模式。截至2020年12月底，试点法院共完成“混合单套制”电子卷宗归档42130件[1]。其改革管理实践中凸显出以下三点有力举措：

一是以全流程网上办案为运行环境和实现前提。全流程网上办案是以无纸化办案、电子诉讼等为基础，通过深度运用互联网、人工智能、区块链、5G等现代科技，加快推进立案、审判、执行和诉讼服务、申诉信访、监督管理等全部流程网上运行，积极推进材料网上提交、案件网上办理、数据实时存证、卷宗同步生成、材料一键归档。

二是以前端渗透、全程控制为管理要求和实现基础。建立法院数据采集中心，明确标准、规范流程、确定格式，对立案提交的纸质诉讼材料及时扫描；制定网上立案递交材料规范，引导操作、及时审核、严控质量；升级业务系统内嵌档案要求，规定格式样式，自动生成合规材料；强化随案扫描，指定专人、选定集中或分散方式及时挂接。

三是以平台升级、数据汇集为重要抓手和实现关键。升级改造卷宗随案生成系统，实现各业务系统与卷宗管理系统对接，支持数据及时汇集；根据数据源分类管理，以图标示意对应不同处置；深度运用电子签章，权责角色化，对数据流动实时管理；结合最高法院的电子卷宗阅卷目录内嵌一键归档功能，完成归档、审核、接收“一站式”操作。

二、思考评估：以《机关档案管理规定》为指导，评估法院卷宗档案单套管理现状

1. 选用《机关档案管理规定》为评估指导的缘由

一是法院作为司法审判机关，其卷宗档案虽具专业性，但仍属《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）指导范围，档案管理工作需受其指导。

二是《规定》自2019年1月1日起即施行，不仅助力数字档案馆（室）建设实践稳步推进，更符合新时期、新阶段机关档案工作科学发展需要。

三是以《规定》为评估指导，既能审视基层机关对其理解与贯彻情况，找寻理论指导与实践之间的差距，为优化机关档案信息化建设提供启示，也为国家层面颁布电子档案单套管理规定提供参考。

2. 机关档案信息化建设要求解读

《规定》第三十六条、第四十九条、第五十八条构成了机关档案信息化建设思路：以数字档案室为依托，统筹开展传统载体数字化、电子文件归档与电子档案管理工作，并在全文识别和真实性管理基础上，最终实现电子档案数据化、单套制和数据挖掘三项目标[2]。其中电子档案数据化强调将档案信息结构化、标准化、颗粒化、通用化，是单套制的管理指向，是数据挖掘的基础环节；单套制促进优化电子文件和电子档案管理范式，是电子档案数据化的保障手段和数据挖掘的有效支撑；数据挖掘是发现价值、提取知识的过程，既由提升电子文件和档案管理水平的需求驱动，又为档案工作创造价值。

机关开展电子文件归档与电子档案单套管理，不仅需要基础设施保障，还需要做到系统功能齐全、应用衔接合理、资源建设标准、保障体系完善。《规定》第六十二条要求“机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。电子管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求”；第五十五条要求“机关档案信息化工作应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协同配合，实现系统互联互通，资源共享共用”，形成业务系统（BS）、电子档案管理系统（ERMS）和数字档案资源长期保存系统（TDR）之间的衔接（见图1）；第五十七条、第五十八条、第六十三条提出数字化常态机制，并给定执行标准、文件格式和质量及元数据收集要求；第六十四条、六十五条对安全存储进行明确，提出在线存储系统要求、电子档案备份方案和策略、电子档案转换与迁移方案和策略。

3. 以要求解读为指引评估法院卷宗档案单套管理情况