疫情防控档案工作发展路径探析

李莎莎

摘要：疫情防控档案的价值突显了档案工作在疫情防控中的基础性和支撑性作用。做好疫情防控档案工作能够为有效应对突发公共卫生事件提供重要借鉴。文章在全面梳理新冠肺炎疫情下档案工作的主要特点和面临新问题的基础上，提出推进档案工作发展的对策建议。

关键词：疫情防控 档案管理 编研成果信息化

新冠肺炎疫情的蔓延给人们的生命安全和身体健康带来严重威胁。作为党和政府领导人民抗击疫情真实记录的疫情防控档案，在提供疫情防控决策参考、建立健全重大疫情防控体制机制、开展工作查考研究、经验借鉴等方面具有十分重要的价值。[1]在疫情形势不断变化、防控措施随之不断调整的大背景下，如何进一步做好疫情防控档案工作，更好地发挥档案在有效应对、化解突发公共卫生事件中的基础性和支撑性作用，是档案部门的一项重点工作。

一、疫情防控档案工作的特点

新冠肺炎疫情暴发初期发展迅速，不确定因素多，涉及面广泛，不同于常规档案工作，疫情防控档案工作需随着事态发展变化不断调整和完善，其工作特点主要表现在以下几个方面：

（一）工作部署覆盖面广

在新冠肺炎疫情暴发初期，国家档案局发布《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，要求各地档案部门要做好战“疫”档案工作。通知一发布，各级档案管理部门积极响应，结合本地实情开展工作部署，果断出台政策措施积极应对，如紧急成立新冠肺炎疫情防控工作领导小组，结合疫情发展趋势推进档案工作，印发通知规范疫情防控工作档案管理[2]；成立专项工作组开展督查工作，确保各类疫情防控档案收集齐全。与此同时，还借助新闻媒体、微信公众号、官方微博等平台面向社会广泛征集疫情防控工作档案，为丰富和完善疫情防控专题档案提供重要补充。

（二）工作重点突显档案时效性

新冠肺炎疫情的暴发具有突发性，发展具有随机性，因此，疫情防控档案的收集、管理和利用不能按照一般的档案工作思路进行，需在第一时间开展归档工作。如在档案收集上要结合档案形成特点制定归档范围和规范，开发实时在线归档平台，拓展档案收集渠道，做到应归尽归；在档案管理方面推进专题档案数据库建设，为后期史料研究、决策参考、经验借鉴提供档案依据；在档案利用方面组织专业人员及时开展抗疫大事记、研究报告、专刊等编写工作，为疫情防控工作提供重要信息资源。

（三）工作要点强化信息安全共享

面对重大疫情，档案部门突显服务功能正当其时，各级档案部门要结合实情、立足长远积极推进档案服务疫情防控工作。一是重视档案信息安全保障工作。档案信息安全是档案有效利用的前提，特殊时期形成的档案对今后指导应对突发公共卫生事件工作具有重要价值，保障档案信息安全是档案工作要点之一。应积极推进各项档案管理技术升级，完善相关管理措施，实行档案从接收到管理再到利用全过程的安全管理，尤其加强对涉密、敏感文件信息的保护工作。二是推进数字档案信息共享。档案资源共享有助于有关部门在第一时间获得全面、有价值的决策参考信息，如江苏省某单位将新冠肺炎疫情中的数字档案在全系统推广，助力其他单位的数字档案建设与信息共享[3]，在一定程度上降低了信息获取成本，提高了工作效率。

二、疫情防控档案工作面临的新问题

新冠肺炎疫情事发突然，时间紧迫，疫情防控档案工作具有一定的特殊性，在管理实践中还存在以下几个新问题。

（一）收集管理程序待完善

新冠肺炎疫情事发突然，档案产生形式多样，相对传统档案的收集工作，具有突发性、分散性的特点，这一背景下产生的档案收集整理工作不能按照常规档案管理流程和规范进行，需要结合实际情况摸索新的模式。此外，在档案收集、管理、利用等环节容易遇到新情况，如过多精力用在应急处置上造成许多第一手档案资料收集不及时、不全面，不同类型档案资料分类编码混乱，同一事由由不同载体记录的档案不成体系等。

（二）服务手段相对单一

新冠肺炎疫情属于突发公共卫生事件，在突发公共卫生事件中，成功的处置经验和对事件一般规律性的认识有助于为行政职能部门采取应对措施提供信息参考。档案部门因收集保管了相關的疫情防控档案而发挥着积极作用，如有针对性地提供疫情防控档案信息查询，开发档案资源向公众宣传防疫知识等。但是，从现实情况来看，档案部门的服务手段依然处于集中收集、统一保管、简单开发利用等初级阶段[4]，重“收”轻“用”、重“编”轻“研”的现象较普遍，尤其在舆论引导、基于应急档案信息的智能化编研、助力卫生部门科研攻关等方面存在明显不足，单一的服务手段与应对突发事件的需求不匹配。

（三）参与突发事件的处置能力有限

新冠肺炎疫情属于突发公共卫生事件，突发公共卫生事件的发生发展具有一定规律，在揭示和利用这些规律方面，档案工作尤为重要。在抗疫斗争中，档案工作在参与突发事件的处置上尚存在一些短板。一是档案管理机制不健全。传统档案管理工作的规范性、有序性和可控性与突发事件引发的档案工作呈现的无序性、不可预测性存在矛盾，突发事件下档案管理工作难以直接套用常规档案管理模式。二是以突发公共卫生事件为题材的高质量编研成果较少。大部分编研成果侧重于对文件、典型事迹、大事记进行简单汇编，从中总结历史经验和规律性认识的成果有限。三是档案部门信息跨区域共享机制有待探索。“非典”时期的疫情防控档案主要在北京、广州等地区形成，其他大部分地区档案馆资料有限，在尚未形成档案信息跨区域共享机制前，在新冠肺炎疫情背景下，非“非典”地区在抗疫斗争中能够获取的决策参考信息是有限的。

三、对疫情防控档案工作发展路径的思考

新冠肺炎疫情的暴发和蔓延给档案工作带来了新挑战，也为调整疫情防控档案工作方式方法带来了新思考，结合实践经验，本文认为应从以下几个方面着手推进疫情防控档案工作的发展：

（一）完善档案收管程序

新修订的《中华人民共和国档案法》对档案部门档案收、管、用工作机制做了明确规定。各级档案部门应严格按照相关规定进一步完善档案收管程序，以防止疫情期间珍贵档案资料的流失。在收集环节可建立基于网络的档案征集平台，向公众征集具有保存价值的抗疫档案。同时，充分发挥国家、省级档案部门专业的指导作用，对来自不同领域、不部门的档案进行规范化组织，确保疫情防控档案按照既定的编码规则进行存储和科学管理，将同一事由不同类型档案成体系收集完整。此外，数字化时代下档案数据库具有覆盖面广、匹配精度高、检索速度快的特点，为开展智能化、模式化、规范化的编研工作提供了保证。因此，各级档案部门要深入推进档案信息化进程，让数字化技术服务于档案编研工作，使编研主体多元化，编研素材更丰富，编研思路更开阔，进而提升编研成果的含金量，使之更好地服务于新冠肺炎疫情防控工作和今后可能发生的重大突发公共卫生事件。

（二）丰富档案服务手段

鉴于全国疫情防控的复杂性和艰巨性，疫情防控常态化将是一场“持久战”，档案服务需持续跟进。[5]因此，一方面，各级档案部门应创新服务手段，结合政府部门、社会公众对档案的利用需求，开创性地开发契合用户需求的档案查询利用平台[6]，利用网络或电话等渠道提供查档服务，最大限度减少人员聚集；另一方面，积极发挥档案资政的作用，充分挖掘档案资源价值，组织人员结合实际需求开展编研工作，重点在丰富编研上下功夫。同时，档案部门要转变工作思路，密切结合时代发展的新趋势主动作为，加强与外单位的档案资源整合协作，挖掘新环境下潜在的档案信息服务需求，推进专题档案数据库建设，以便为政府决策提供信息参考。

（三）提升应对突发事件的能力

疫情防控档案的价值突显了档案工作的基础性和支撑性作用，为更好地服务疫情防控工作，档案部门需提升参与处置突发公共事件的能力。一是完善档案管理机制。结合突发事件下档案工作的特点，细化档案应急工作内容、工作程序、工作内容、运行机制和管理模式，作为常规档案管理机制的有益补充。二是依托人才培养提升档案编研质量。编研成果质量高低与编研人员的技术水平和综合素质密切相关，应加强编研人员的业务技能培训和工作经验交流，使编研工作不仅出编纂成果，更出研究成果，改变“编多研少”“编而无研”的现象。三是构建公众档案共建共享机制。档案资源共享有助于降低信息获取成本，提高应对突发事件的处置效率，档案部门要秉持开放性的理念充分利用现代化信息技术推进档案数据库的建设和利用，同时加强与应急管理部门的沟通和协调，实现档案信息跨区域、跨部门共享。

四、结语

综上所述，在新冠肺炎疫情背景下，有计划、有步骤地做好相关疫情防控档案科学管理工作，是档案工作的一项重要内容。档案部门要进一步完善新冠肺炎疫情档案的各项工作，以对历史负责的态度，充分发挥主觀能动性，对工作实践中遇到的新问题和新挑战，勤思考，多动脑，善总结，体现档案人守土尽责的担当精神，为提高疫情风险防控能力做出应有的贡献。

注释及参考文献：

[1]吴紫建，黄月华.从“非典”和新冠肺炎疫情看如何做好疫情防控档案管理[J].北京档案，2020（5）：23-25.

[2]刘国华.我国公共卫生事件档案的管理与利用[J].兰台内外，2020（19）：13-15.

[3]林越陵.关于公共卫生突发事件档案工作的思考[J].档案与建设，2020（3）：45-47.

[4]张斌，杨文.论重大公共危机治理中档案工作的参与机制：以新冠肺炎疫情防控治理为例[J].档案学通讯， 2020（5）：4-12.

[5]黄霄羽，张一.疫情时期档案馆惠民服务策略思考：以北京地区为例[J].北京档案，2020（8）：10-15.

[6]钟奕思.试论档案部门在突发公共卫生事件应急工作中的功能定位与发挥[J].云南档案，2020（3）：51-53.

作者单位：中国民用航空局档案馆