国家地下水监测工程(水利部分)档案信息化案例分析与研究

蔺悦霞，沈 楠，艾尼瓦尔·达吾提，郑 策，文 燕，严宇红，张永生

(1.新疆水利厅网络信息中心，新疆 乌鲁木齐 830000；2.北京交通大学，北京 100044；3.水利部信息中心，北京 100053；4.北京益邦达科技发展有限公司，北京 100089；5.新疆水文水资源局，新疆 乌鲁木齐 830000；6.黄河水利委员会水文局，河南 郑州 450004)

1 概况

国家地下水监测工程由水利部和自然资源部两部共同建设，其中水利部分是水利部信息中心法人负责实施。工程建设涉及7个流域32个省，是唯一由中央统一建设管理的水利项目。

档案管理工作是项目建设管理的重中之重，根据项目特殊性，专门开发了国家地下水监测工程档案管理系统(分建设管理和服务利用两个阶段)，采用信息化手段进行项目全过程档案管理，有效解决了项目点多面广及众多参建单位工程建设档案标准统一等难题，加强了各单位档案工作质量进度控制，确保了项目建设档案工作高质量高标准高效率完成。

2019年9月，全国40个单项工程完成档案验收，优良率高达72%。2020年1月，顺利通过水利部组织的整体工程档案专项验收，评定优良。验收专家组对档案信息化建设管理给予调度评价，认为本项目档案管理专业规范，档案信息化的全过程开展，实时远程检查与指导、纸质档案同步数字化，实现了信息服务主动化、工作手段智能化，有力提升了档案管理的工作效率和水平，创新了水文基础设施项目档案管理模式，具有一定的先进性。项目档案信息化获得水利部首届智慧水利优秀应用案例和典型解决方案奖，堪称水文设施项目档案建设典范。

2 项目分析与关键技术

档案信息化项目设计架构在传统档案元数据管理基础上拓展，通过独具特色的业务标引对档案进行多维度专业描述，初步形成知识体系自主学习模式，使得档案与业务工作更加贴合。同时借助物联网技术，将实体档案管理纳入信息化管理，解决实体档案管理脱节和工作效率低等问题。

2.1 元数据管理与数据挖掘技术结合

在通用档案元数据基础上，分解为业务、数据及技术三类元数据。分别用于描述电子档案数据含义、规范档案数据的访问与使用及控制业务流转和功能使用。

建设期系统实现了档案分类、编码、编目自动化；建立了标准统一的数据规则与审核机制；大文件传输技术及OA接口实现电子档案的同步生成。查询利用阶段，专业知识体系元数据结合数据挖掘技术实现档案使用行业化。

2.2 工作流引擎技术

工作流引擎技术来源于OA办公系统，采用图形化界面设定各节点参与人，结合元数据自动判断流程走向，在档案各工作环节实现流程电子化，做到过程可追溯。

2.3 系统全方位电子档案安全保障体系

系统全方位电子档案安全保障体系，在应用层面系统、安全、审计三员分立，基于元数据达到数据级权限控制。在数据层面使用动态加密技术对题名、原件进行混淆加密，电子档案全程处于加密保护应用状态，从源头控防数据越权使用。

2.4 二维码RFID标签物联网技术

使用标准化的开放性信息存储器技术及无线射频认别技术，通过标签认证打通实体档案与电子档案一体化管理，提高精准管理的水平。

3 项目总体设计思路

档案信息化项目做为项目建设管理的手段之一，通过5 a的建设使用，一方面为国家地下水工程建设管理工作发挥了巨大作用，同时也为水利工程档案信息化积累了许多丰富经验。但由于资金少，工期紧，体量大等因素，项目建设尚有可完善可拓展空间。为此，笔者在项目竣工验收后，对档案信息化项目进行了进一步思考及分析研究，形成了较为成熟完善设计思路。

3.1 应用系统设计

3.1.1 体系结构

档案信息化项目以云平台和大数据平台为技术基础，将数据范围从传统载体档案管理扩展为电子文件归档和电子档案管理，基于统一的非结构化平台实现电子文件的存储与管理，通过改造和利用已有的资源，并引入数据挖掘技术实现业务工作自动化和数据服务智能化，为实现“打造水利记忆，构建数字资源体系”的宏图打下技术基础。总体结构如图1所示。

图1 应用系统总体结构图

如图1所示的设计的档案管理系统包含：资源利用服务平台、业务数据归档接口、电子文件管理系统、电子档案管理系统、统一系统管理平台和统一非结构化平台六个子系统，实现了从各业务系统中捕获所需管理的电子文件，对电子文件进行科学分类管理并通过保障其真实性、完整性、可用性和安全性，实现“单轨制”管理，通过对文件数据内容的提取实现对其价值的有效挖掘，最终提供各业务系统使用，为各项业务服务。

3.1.2 主要功能简述

参考国家有关《数字档案馆(室)建设指南》等规范，建设满足“收集、管理、保存、利用”功能的电子档案管理系统，设计的主要功能包括：

1)实现档案收集业务

完成业务系统中电子文件归档通用接口的开发，实现对电子文件的捕获登记。主要功能包括：电子文件捕获、元数据捕获、电子文件封装、电子文件转版、电子文件推送、“四性”检测、数据校验、日志及反馈。通用归档接口的开发使得各业务系统可以在电子文件产生的环节调用接口服务，实现电子文件的自动捕获。

2)实现档案管理业务

档案管理系统是依据国家相关标准规范、实现业务系统电子文件归档和电子档案管理功能的业务系统。主要功能包含：捕获登记、整理组织、鉴定处置、统计监控、查询利用、系统配置等，其中支持对各类不同格式电子文件管理、通过配置可适应不同业务数据以树形层次进行灵活地分类组织和管理，并实现“四性”保障和检测是系统建设的重点。

电子文件管理系统在保障电子文件“四性”的基础上，可探索电子档案“单轨制”、自动化管理(分类、组织、建立索引、提取主题和摘要、建立关联、转版等)模式；也支持将数据归入一期项目已完成的电子档案管理系统，按传统载体管理模式进行管理，使得系统既支持电子文件归档和电子档案管理，也支持传统载体档案的管理。

电子文件管理系统和电子档案管理系统可采用统一的系统管理模块实现对统一用户/机构、权限和数据存储的管理。

3)按多级管理模式建设统一的非结构化平台

非结构化平台是实现电子文件管理和电子档案管理业务的基础数据平台。通过建设统一的非结构化多级应用平台可解决对海量非结构化数据存储和统一管理的问题，实现各类复杂管理结构的定义、格式转换、版本管理、检索服务、工作流服务、日志审计和各类安全服务，提供保障法规遵从的基础技术，可保障电子文件“四性”和长久保存。

4)实现挖掘服务，构建知识体系

实现挖掘服务包括：实现电子文件利用和集成数据挖掘技术提供知识服务两部分工作。首先，通过改造已建设的资源利用服务平台，使之不止针对传统载体档案，而可以面向归档前和归档后的各类电子文件实现各类资源利用服务，建成为各级业务部门提供各有侧重的电子文件和电子档案利用的统一服务平台。其次，集成数据挖掘技术，面向试点业务提供知识化、智能化的主动资源服务。

5)档案保存业务

通过电子档案长久保存系统，确保档案数字资源的长期保存与重要档案数字资源的永久保存。

6)档案利用业务

通过档案资源共享利用平台为档案利用者提供服务，通过档案门户网站进行档案宣传，通过大数据分析系统进行档案资源开发、提辅助决策等智慧档案服务。

3.1.3 应用功能设计思路

系统功能设计分三个层次：第一层次主要偏重档案的实用性，满足单位现有档案管理业务需要的基础上，实现电子档案单套归档制；第二层次在第一层次基础上提供智慧服务功能，包括档案知识库、智能学习分析、RFID档案管理、档案云、大数据、智能推送方面的功能，实现档案在水利行业知识体系下的智能学习扩展及主动服务推送功能。第三层次实现档案的仿真虚拟化功能，提供数字展馆、VR仿真、结合物联网技术和优化调度实现档案的更高层次的智慧管理应用(见图2)。

图2 应用功能设计结构模块

3.2 数据建设方案

数据是智慧档案馆的基础，以档案数字资源为基础的业务数据经过采集、检测、传输、处理、标准化和规范化后，装载到水利部专网、内部局域网以及涉密专机等智慧档案馆业务应用系统的数据库及存储设备中。数字档案资源建设包含文书、科技、声像、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等建设内容。数据建设内容包括标准规范建设、增量电子档案归档、馆藏档案数字化加工和数字档案资源的备份四项工作内容。

3.3 保障体系建设

档案信息化建设、运行和维护是项长期的系统工程，需要建立相应的经费保证、管理制度、人力资源保证。根据档案管理实际，确保各级管理机构均配备相应的专兼职档案管理人员。经费保障是开展档案信息化建设的基础保障，将档案信息化建设费用列入计划、预算，保障工作有序开展。

4 项目建设完善意义

档案信息化项目建设与完善设计是一个多维度开放性系统，将实现从被动服务向主动服务转变，从“幕后”走向“前台”，从脱离业务工作的管理方式转变为与业务工作紧密结合，提高服务的质量和效率，形成数据挖掘、主动服务的能力。做到标准先行，对水利档案单轨制进行初步探讨。提高电子档案可靠存储性，同时突出水利专业性，建立以水利知识库体系为基础的档案索引，利用智能学习技术实现智能分析，自动标引，最终为各业务口径提供全面数据支撑。

5 结语

档案信息化项目建设与完善设计依据“打造水利记忆，构建数字资源体系”的档案工作发展目标，在5G等新技术的支持下，在文字、图像、声音、影像、三维仿真等等多种档案形式的支撑下，对数字化档案进行深入挖掘，通过VR虚拟现实技术实现虚拟档案展厅。希望项目建设完善设计，能对即将建设的国家二期地下水监测工程项目管理起到一定借鉴作用，也为水利工程档案管理提供一定的参考价值。最终实现真正意义的水利工程档案信息化，智能化。