科技专项管理系统功能构建与管理模块设计研究

王 颖，李小飞

(中国航空研究院，北京 100029)

0 前言

科技兴国是我国的基本国策，2020年国家对科技研发经费投入突破新高，GDP占比达到2.5%[1]，企、事业单位对科研经费投入力度也逐年增加，持续的科技投入，推动了我国科技的快速发展和经济的快速进步，提升了我国国际市场竞争力。科技的不断投入意味着企、事业单位科研任务也日益繁重，科研管理工作者的工作量也越来越大，提高管理效率已经成为目前研究的一个热点问题，国内学者分别从制度建设、管理系统构建等方便提出不同解决方案[2-5]，本文将基于专项科研管理过程中的矛盾问题和管理特点，对科研管理问题和系统构建方案进行讨论。

1 专项科研管理问题分析

现有的科研管理手段和管理工具尚不能满足管理要求，造成在项目管理过程中经常出现三个矛盾。

(1)管理人员数量与工作量之间的矛盾。近年来为提高行政管理效率，国家对行政管理部门编制数量进行了有力管控，企业也通过减员、增效的管理措施来提高管理效率，造成项目管理部门人员数量一直处于紧缺状态，而项目数量逐年增加，每位项目管理人员要管理的项目任务越来越重，有的甚至多达数十几项。而项目管理过程中，要涉及的任务、单位和人员数量较多、且对于不同的项目而言，其专业内容也有较大的区别，导致项目管理工作量、工作难度较大，管理人员的压力也越来越大，项目管理工作量和管理人员数量之间形成明显的矛盾关系。

(2)管理人员知识储备与管理要求之间的矛盾。科研项目来源不同、类别不同，工程背景不同、涉密等级不同，导致有不同的管理要求，对科研管理人员的知识背景和管理水平要求也越来越高，科研管理人员要查阅大量的文件资料和学习更多新的知识，才能适应新条件下的项目管理要求，这就形成了管理人员知识储备与管理要求之间的矛盾。

(3)然后是管理人员和管理质量之间的矛盾。管理过程中，管理人员更多时间被用来处理众多项目的大量文字资料，进行文字资料的整理和总结，而对项目细节的管理工作和服务工作做得不足，对具体项目具体进展、完成情况、存在的问题，做不到心中有数，这就形成管理人员和管理质量之间的矛盾。

三个矛盾中，人员数量与工作量之间的矛盾以前可以通过人员借调等形式，来解决人员不足的问题，随着各级单位“关于进一步规范干部借调工作的实施办法”的实施，对借调人员的借调流程和相关要求都进行了严格的规定。也可以通过聘用第三方进行管理，但受到一些专项的特殊性及保密工作要求，委托第三方存在一定安全风险。管理人员知识储备与管理要求的矛盾，可以通过聘用不同行业背景知识的人员来进行管理，但这又增加了人员的数量。现有管理人员对新知识的学习也需要大量的时间和精力，目前已经被当前的管理工作所束缚，也缺少大量的时间和精力。管理人员和管理质量之间的矛盾，想要提高管理质量，必须要投入大量的精力关注项目实施过程中的细节问题，因此，管理人员和管理工作要有所为、有所不为，对大量文字性工作，可以通过模板化模板，自动生成，通过智能校核和再进行人工校核和处理，把更多精力放在管理上。既要把握全局，又能把关注细节，提高项目完成质量。

提高管理效果，仅仅通过改变管理人员数量的方式来解决是不够的，需要从先进的管理方法和管理工具入手来进行解决，可以基于现有的人工智能、机器学习、知识推理等新知识和技术的进步，构建新型项目管理系统和管理工具，提高管理效率，解决管理人员工作量大的问题；在管理系统中进行授权，使被管理方参与到管理的过程中，解决管理人员的知识背景不足的问题，又可以提高项目管理质量。建立先进的科研管理系统首先要明确项目管理的特点，本文将针对科研项目管理特点进行分析，提出可按项目管理系统的功能构建模型和智能化管理策略。

2 科研项目管理特点分析

科研项目管理的特点可以表述为一稳、二准、三管服、四验、五档、六评估。其中，一稳，即流程管理，要严格按照科研项目管理规定和管理流程对项目进行管理，如国家制定的相关科研项目管理规定、管理办法等，必须要遵守[6-8]。二准，即项目实施过程中对项目任务书各阶段应该完成的任务，有严格的时间节点要求，时间进度管理，必须严格按照时间节点对项目进行推进，具有一定时效性。三管服，具有两层含义，其一是要具备管理职能，体现项目实施过程的严肃性；其二是要起到服务和协调作用，服务课题承担单位和课题组，协助解决项目实施过程中遇到的困难，明确大家的共同目标，各子课题承担单位要求同存异，同心协力完成项目任务；协调各单位、项目组和科研人员，对项目工作分工、经费分配、具体任务之间的衔接，项目各阶段实施过程中的相关问题进行协调。四验，即项目实施过程中的各阶段完成情况进行检查，对项目实施结果进行验收、交付，要严格按照立项合同完成任务研究工作，按指标要求交付软、硬件产品，阶段进展报告、结题报告、科技报告、第三方检测报告等技术文件，知识产权成果(专利、论文)、财务使用报告和审计报告等文件资料。五档，即要对项目实施过程中的必要文件进行建档，即方面以后查阅，又可以做到过程可追溯、文件可追溯、责任可追溯。六评估，即对立项必要性进行评估、对项目实施过程中的技术风险点评估、经费使用风险评估、项目实施效果评估、项目成果投入使用后的风险点评估、项目团队的能力评估、科研人员信用评估等，在项目实施前、实施过程中、实施后最大可能降低风险，提高项目成功率。

基于科研项目管理的特点，可以对现有管理系统进行完善，通过系统功能构建，为开发专项管理系统提供参考。

3 科研项目管理系统功能构建

专项科研管理系统功能构建既要考虑一稳，二准，三管服；四验，五档，六评估的项目管理特点，又要解决目前项目管理过程中存在的矛盾问题，还要结合项目管理过程中的一些现实问题，因此，在常规管理功能的基础上，要考虑功能构建。

3.1 项目分类流程管理功能

项目根据来源不同分为不同的项目级别、项目密级、项目类别，不同的分管单位有不同的管理要求，同时不同级别行政单位与企事业单位都有各自的管理流程，项目基于自身特点，有一套项目管理流程；同时国家和企事业单位对不同的项目，也有专门的项目管理规定和条例，导致要进行项目管理，首先要梳理不同管理流程和不同管理规定所适用的项目类别情况。建立具有可选择性的、通用项目管理流程模块。针对不同项目要求，快速进行不同流程模块的选择和流程调整使其具有更广泛的通用性。

3.2 全生命周期制度化管理功能

项目管理过程要伴随一个项目的完整生命周期，一般项目生命周期如图1所示，分为项目规划、项目申报、合同管理、进度管理、验收管理、归档管理、项目评估几个阶段。

图1 项目生命周期

要把项目管理中的流程管理和项目生命周期相结合，和企事业单位的工作流程结合，同时把管理规定进行量化处理，相关附属文件、证明材料和管理流程结合。对于管理过程中存在特殊情况的，在单独添加说明和证明或审批材料的功能。

3.3 项目各级任务分配与模板定制化功能

由于科研项目很多需要多家协作完成，或者单位内部由不同的团队协作组成，因此，要细化管理，需要具备各级项目任务分配功能。并针对不同任务级别，建立定制化项目管理模板，进行各级文字材料的自动组合和项目报告的自动生成。

3.4 定时自动管理功能

为减少管理工作量，可以在系统中，根据不同阶段的进度规划和要求，设定定时提醒检查与自动分发功能，紧急提醒功能等，这样让系统自动根据时间节点对协同单位进行进度提醒和进度管理，减少工作量。

3.5 分级协同管理功能

根据项目不同级别的管理权限，设置项目各参与单位分级管理功能，使项目参加人员有效参与到项目管理过程中，既可以减少管理人员压力，又可以提高项目管理效率和专业性。

3.6 项目在线协调功能

项目实施过程中，必然会有很多问题需要进行协调，建立在线问题协调功能，提出问题及问题解决方案，确定责任单位和责任人，配合单位和配合人，时间节点，任务的调整与分配，经费调整等问题，在系统中自动记录，自动形成会议纪要。同时需要进行人员、任务和经费变更的，同步在协调功能模块进行申请与记录备案，这样既可以提高管理效率，也可以进行后期的流程追溯。

3.7 后台数据统计与分析功能

建立后台数据统计与分析功能，将各子课题数据进行统计整合成课题数据和项目数据，以及整系统项目数据，同时建立基于指标的风险评估指标数学模型，为课题和项目的风险评估提供技术支撑。

3.8 风险评估功能

项目流程管理的过程中，在项目规划、进度管理、项目验收三个阶段，非常容易出现各种风险问题，需要基于不同阶段的关键指标要求，建立如技术指标预警、财务指标预警、时间计划预警、完成情况预警(风险识别评估模型)等不同的风险评估模型。概括来讲主要包括时间计划风险评估、任务达成度风险评估、经费使用风险评估、技术指标风险评估模型、科研人员信用风险识别评估、审批风险评估。其中审批风险评估对管理效率有着非常重要的影响，项目管理过程中避免不了需要各种权限的审批，这就导致在项目管理过程中会经常出现一个比较麻烦的问题，就是项目是有时间节点，但各个阶段中审批流程的时间与项目管理节点相矛盾，审批领导更多考虑的是审批风险问题，但在多数条件下对项目的具体专业性内容并不了解，导致对其风险评估性不足，在考虑过程中也会有其它事情的干扰，会浪费大量的时间，项目管理人员又不好催办，导致经常出现拖期问题。所以在各项目管理流程阶段要基于现有的人工智能手段，建立合规性匹配识别能力模型，辅助审批人员快速地对项目各阶段进行风险评估，对于完全无风险性的审批可以让系统自动审批。把流程管控和风险管控在各个阶段相互结合，既可以提高项目的管理效率又可以降低项目管理风险。

4 管理系统模块组成与设计

根据功能需求分析，结合项目管理流程和项目生命周期，设计项目协同规划模块、项目协调申报模块、项目合同管理模块、项目进度管理模块、项目验收管理模块、项目归档管理模块、项目评估模块。其中项目协同规划模块如图2所示，首先进行需求分析，明确需求来源和目的，然后进行市场分析和市场定位，并对技术或产品现状进行分析，以及发展趋势预测，减少发生错误发展路线的可能性，在此基础上，进行技术和经济分析，明确技术方案和资金预算，最后进行风险评估，形成项目规划报告。完成规划报告后，进行项目申报，设计项目协同申报模块，如图3所示。

图2 项目协同规划模块

图3 项目协同申报模块

通过项目协同申报模块，召集优势协同单位，进行协同申报，明确研究目标和研究内容，细化研究技术方案，进行经费核算，明确验收课题指标和时间节点，以及提前规划项目验收所需要的相关文件资料，为提高协同申报效率，预设定时自动管理功能，根据时间节点催促协同单位和课题责任人尽快完成子课题模板内容，并自动汇总成项目申报书。立项后签订立项合同，为更好地进行项目合同管理，设计在项目合同管理模块，如图4所示。

图4 项目合同管理模块

在合同管理模块可进行合同管理，明确项目、任务、课题责任单位，以及责任人和参加人，各自的研究目标、研究内容、技术方案、课题指标、经费预算、时间节点和规划最终存档文件，做到在项目执行过程中可以有据可依。项目管理过程中，周期最长、工作难度最大和工作量最大的工作就是项目的进度管理，为解决项目管理过程中的三个突出矛盾问题，设计项目进度管理模块，如图5所示。

图5 项目进度管理模块

下放权限，采取协同管理方案让各子课题责任人参加项目管理，定时管理模块，自动提醒课题责任人定期在系统中完善项目进度情况，系统通过风险评估模块对项目进度进行风险评估，并生成预警信息，对于项目实施过程中存在需要协调的问题，课题责任人可自行在系统中提交具体问题和协调方案，同时系统将风险预警信息和项目协调信息快速发送给项目管理人员，项目管理人员分析问题后，及时进行项目的协调工作。这样既提高了项目管理的质量和效率,又降低了管理人员的工作量。在项目完成后，很重要的一个环节就是项目验收，为减少项目管理工作量，设计项目验收模块，如图6所示。

图6 项目验收管理模块

通过项目验收模块，各子课题责任人上传验收报告、科技报告、财务报告、设计报告、成果支撑材料、调整及申请批复材料以及答辩评审材料等文件，自动合成项目验收材料，减少了项目验收管理工作量。项目验收过程伴随着项目档案验收和归档管理过程，档案验收涉及内容除结题验收材料之外还需要补充过程管理文件和试验计算报告文件，可以进行项目后期问题追溯。根据归档要求，设计项目归档管理模块，如图7所示。

图7 项目归档管理模块

通过各子课题责任人上传项目归档文件，自动分单位、分任务形成归档文件，可有效地提高项目管理效率。项目完成后，我们要对项目的实施情况进行综合评估，涉及到项目目标、指标、成果、技术成熟度、市场以及协同团队能力等情况进行评估，设计项目评估模块如图8所示。

图8 项目评估模块

基于项目验收材料后台数据，以及知识数据库和互联网引擎检索数据，通过评估算法模型，对项目进行综合评估，发现问题，为项目后期进一步完善和改进提供支撑。基于项目管理的问题和特点，进行项目管理系统模块设计，在项目管理的过程中进行了部分功能的实际应用，减少了项目管理的工作量，在此基础上，可以进一步开发高效的项目管理系统，能够有效地降低项目管理人员的工作量，提高管理质量和管理效率，解决现有项目管理过程中存在的矛盾问题。

5 结论

分析了专项管理存在的问题和矛盾以及项目管理的特点，提出基于现有的人工智能、机器学习、知识推理技术手段，构建新型项目管理系统和管理工具的构想，在此基础上，进一步分析管理系统的功能需求，基于项目生命周期设计了项目管理系统的各模块组成，为进一步提高项目管理效率和项目管理质量，解决管理人员工作量大的问题奠定了基础。