高校图书馆座位管理系统使用现状分析

摘要：通过分析对比贵州医科大学图书馆2018—2020年实际进馆人次与座位预约入馆人次，发现现阶段贵州医科大学图书馆座位管理系统（座位预约系统）存在读者层面、系统自身兼容性、学校网络、图书馆层面等问题，改善的措施与建议有：（一）建立长效管理机制，加强制度建设;（二）加强宣传力度，改变不良习惯;（三）嵌入人力管理，贯彻制度执行;（四）加强技术投入，确保系统稳定运行;（五）加强馆员技能培训，切实解决基础问题。

关键词：座位预约;座位管理;高校图书馆;进馆人次

中图分类号：G250.7文献标识码：A文章编号：2095-6916（2021）14-0125-03

一、引言

图书馆在高校组成中占有极大比重，是高校重要名片之一，作为高校学子的第二课堂，高校图书馆是高校学子课余的最佳去处。由于图书馆座位有限、高校学生人数较多，如何平衡座位与读者占座之间的矛盾，特别是临近期末考试、研究生考试等重要考试时间节点前，占座矛盾愈加突出。故此，许多高校图书馆引进了座位管理系统（座位预约系统），借此缓解占座问题。作为智慧图书馆建设的基础工作[1]，座位预约系统在很多高校图书馆全部或部分实施，有了很好的效果[2]。

以贵州医科大学图书馆为例，2017年开始试运行座位预约制度，2018年9月正式实行座位预约制度，极大地缓解了占座矛盾，但新系统在运行解决部分历史遗留问题的同时，也出现了一系列新问题。

二、进馆概况

基于贵州医科大学2018—2020年门禁系统统计数据，特别需要说明的是2020年2—5月为寒假/COVID-19病毒肺炎疫情防控期间，按学校要求学生居家学习未按时返校，故无门禁数据。如图1所示，自2018年以来，除寒暑假外，贵州医科大学图书馆读者入馆人次逐月、逐年增多，尤其是2019年与2018年相比同期涨幅较大，整体呈平稳上涨趋势;2020年受疫情影响，数据增长集中在9月以后;此外，受期末、大学英语四六级、研究生考试等影响，每年均有两个入馆高峰期，分别为6月、12月。

三、座位管理系统使用现状

从图2可知，贵州医科大学图书馆座位预约制度自2018年9月正式执行以来，每月预约次数逐步上升，尤其是2019年上升速度较快;2020年11月达到预约人次最大值，月最高预约人次达15万人次，日均预约次数达5000人次。此外，摒除假期、疫情等特殊因素，2018—2020年贵州医科大学图书馆读者预约入馆人次呈现了逐年上升趋势，本年度预约人次和上一年度相比基本呈增加趋势。可以看出在座位预约制度运行后，读者预约入馆的自觉性逐年提升，占座压力有所减轻。

经图3对比显示，2018—2020年期间，贵州医科大学图书馆每一年度的实际入馆人次、预约入馆人次均呈上升趋势且同期增长较快;但每一年的预约入馆人次均低于同年同时期实际入馆人次。造成以上现象的原因为图书馆座位预约制度贯彻执行力度较低、宣传推广力度仍不够、读者不熟悉系统规则、学生预约后不按预约信息就座、部分同学仅入馆借还图书等。座位预约系统在高校图书馆虽引入时间较长，但现存状况中仍存在较多问题，仍需加强制度建设、加大宣传力度、提高技术维护能力等，贯彻落实座位预约制度的使用。

四、座位管理系统存在的问题

（一）读者层面问题

通过收集读者在贵州医科大学图书馆读者服务群、贵州医科大学微信公众号、座位预约问题登记本等平台的问题反馈，自贵州医科大学图书馆座位预约制度实行以来，读者层面出现较多的问题为使用流程不熟练、系统功能不熟悉造成的操作问题。贵州医科大学图书馆座位预约流程如图4所示，该流程通过微信公众号多次发布并张贴于座位预约机旁，尽管进馆流程较简单清晰，但仍有同学出现问题，如违约问题、取消预约问题、预约记录查看问题等;此外学生自身存在的最大、最难解决的问题是按照预约座位号就座的自觉性较差，部分读者在预约座位后，并没有按照预约的座位号就座，造成了坐错其他读者预约的座位、其他读者被迫又坐到第三位读者座位的恶性循环。因此，加强读者使用培训是解决本问题的根本方式。

（二）系统自身兼容性问题

座位预约系统本身也存在部分问题，一是兼容性较差，由于医科类院校学业较为繁重，课余时间较少且集中在下午4点之后，此时大部分学生集中进入图书馆学习，通常出现入馆高峰。高峰期学生集中入馆、频繁使用座位预约系统导致座位预约系统卡顿、崩溃等现象频繁出现;二是系统未能按实际错误问题提示读者，如长时间未使用系统需重新绑定的提示语为与连接失败服务器连接失败、网络不通时提示语为“hash”等，读者难以理解技术术语;三是座位预约系统被别人误绑定或读者更换微信号后，读者无法自行解除绑定微信端座位预约，需到图书馆技术部处理，给读者带来了较大的不便。

（三）学校网络问题

高校图书馆基本使用学校网路，没有单独使用，学校同城使用教育网，由于學校教育网带宽小、用户并发数不断增加、座位管理系统对网速的整体要求不断增高，导致图书馆座位预约系统（座位管理系统）在下课高峰期或网络不稳定时经常出现错误，影响读者使用。

（四）图书馆层面问题

新系统、新制度的长效运行，不仅需要系统自身的稳定性、时效性，还需图书馆层面的有效管理制度。一是技术保障问题，图书馆技术部馆员除了基础为户外，还应加强学习以维护设备稳定性，建立好馆员学习机制，只有提升馆员技术能力才能切实加强技术保障;二是管理问题，图书馆应建立长效管理运行机制，如建立系统运维分工、宣传制度、使用培训等制度，此外还图书馆领导还需更加重视座位预约制度的运行，通过领导重视、馆员配合管理提升服务质量的模式，将人力管理与系统管理相结合，以此来促进系统长期、稳定运行。

（五）改善措施与建议

1.建立长效管理机制，加强制度建设

图书馆座位管理系统在读者服务中的应用既要充分体现在智慧图书馆的建设上，更要体现在制定科学可行的长效管理机制上。座位预约制度必须是一个长期、稳定、规范的制度，在读者预约进馆过程中，遇到违约、黑名单、登录错误等问题时，须有对应解决对措;针对读者使用不熟，须有丰富多样的培训方式;馆员技能方面，应加强技术人员解决能力，切实保障系统稳定性，;馆员服务方面。应切实提升服务质量，加强监督，保证座位预约制度的规范运行;须有长效机制正确解决以上问题。

2.加强宣传力度，改变不良习惯

读者在使用座位管理系统过程中，除了使用流程不熟练、系统功能不熟悉外，最常遇到的问题是因其他同学不按预约座位号就座而自己被迫坐到其他位置的恶性循环。以上问题地解决办法一是有针对性地加强同学们的使用培训，提高读者对系统的熟练度，避免出现因系统不熟悉导致的违约问题;二是图书馆应加强使用宣传，在全校范围内加大宣传力度，将座位管理制度、座位预约管理方法、座位使用规则等方式方法以多样化的方式进行宣传普及，如通过图书馆内LED多媒体大屏视频宣传、图书馆微信公众号图文宣传、定点到班集体定点宣传、通过校内官方媒体及其他学生社团组织的官Q广泛宣传，当今社会网络日渐普及，微博与微信使用用户数以亿计，新媒体已逐渐成为宣传推广的重要工具[3]。此外，还可通过班级群等广而告之，切实通过多方位、多渠道、多样化宣传方式提高座位预约制度和座位管理方法的读者认知度和熟悉度，切实提高读者座位预约方式及按预约座位号就做的自觉性。

3.嵌入人力管理，贯彻制度执行

座位预约系统不能仅仅依靠系统管理和制度管理，还应嵌入人力管理，图书馆领导应加强对座位预约制度的重视，切实保障制度的贯彻执行;馆员应提升服务水平，除常规服务外。可增加不定期巡查、占座物品收管等保障措施。此外，贵州医科大学图书馆还可充分发挥图书馆志愿者的功能，将志愿者纳入日常管理者范畴，通过预约行为监督、门禁刷卡检查、日常座位巡查、占座物资收管等措施，多方面解决座位难题、全方位贯彻座位管理制度，杜绝占座;严防人员不按预约座位号就座的恶性循环。通过领导+馆员+学生三重保障，切实贯彻执行座位管理制度。

4.加强技术投入，确保系统稳定运行

技术力量的投入也是座位管理制度长效运行的重要保障，座位管理系统的运行与学校网络、馆员技术能力等密切相关，为保证座位管理系统的长效运行，应增加技术投入、维持网络稳定、加强预约终端的维护，切实加强座位管理系统的稳定性。高校图书馆除了技术部馆员可进行日常維护外，还可向学校网络中心借鉴先进、优秀的网络安全、网络维护经验，或者邀请网络中心老师为图书馆进行技术讲解，增加难题解决的成功率;定期检查图书馆网络，保障预约机正常运行，提高图书馆无线网络速率，减少高峰时段网络响应时间[4]，提升微信端、Web端的流畅度。

5.加强馆员技能培训，切实解决基础问题

座位管理系统的引入是智慧图书馆建设的基础、是大数据应用的基础，给当代图书馆员带来了新的要求和挑战的同时，对当代图书馆员的业务能力有了更高的要求。只有通过加强馆员的业务培训、技能培训，从内部切实加强馆员自身业务素质，在完善自身基础服务的同时，有针对性的提升信息技术知识，将传统的借阅服务能力、传统信息服务能力提升为大数据时代的数据服务、技术服务等，提高图书馆人才队伍的专业水准，切实解决座位管理制度的基础性问题。

结语

贵州医科大学图书馆座位管理系统推广运行的时间不足三年，座位预约制度已逐步深入读者群体，越来越多的读者已接受且能很好地执行座位预约制度。高校图书馆座位预约系统地使用某种程度上既缓解了占座的矛盾又提高了图书馆资源有效利用率，虽仍存在部分小问题，但相信在长效机制管理下、在图书馆与读者的相互配合与努力下，一定能成为建设读者满意的图书馆的新助力;座位预约系统的稳定运行，一定能成为图书馆阅读环境的保障者。此外，新系统能真正的发挥作用还离不开人的因素以及其它客观条件，因此图书馆还必须加强读者文明意识，同时加大基础设施建设，这样才能切实解决图书馆占座的问题[5]。

参考文献：

[1] 田淑娴.基于大数据的高校智慧图书馆建设研究[J].传媒论坛，2020（23）.

[2] 张若友.高校图书馆座位预约系统实施与存在问题探讨[J].科技视界，2020（34）.

[3] 贾媛媛，潘杏仙.高校图书馆座位预约系统使用情况调查与思考——以安徽师范大学图书馆为例[J].科技资讯，2018（33）.

[4] 廖立顺.高校图书馆座位预约系统的设计[J].内蒙古科技与经济，2019（7）.

[5] 田元，马微.图书馆座位管理系统设计与实现[J].农业图书情报学刊，2018（9）.

作者简介：卢媛慧（1994—），女，汉族，贵州惠水人，单位为贵州医科大学图书馆，研究方向为智慧图书馆和信息服务。

（责任编辑：御夫）

基金项目：本文系教育部职业教育中心研究所2020年度公益基金课题“职业院校国际化水平提升研究”之子课题“职业院校合作办学（境外、境内）办学”（编号：ZG202007）、江苏省高校哲学社会科学优秀创新团队建设项目资助阶段性成果