基于数学模型的档案馆人力资源管理模式

顾 宇

一、人力资源管理内涵

人力资源管理是在经济学与人本思想指导下，通过招聘等管理形式对组织内外相关人力资源进行有效运用，满足组织当前及未来发展需要的一门学科。有效的人力资源管理是组织发展和成果的关键，能够保证组织目标的实现和成员发展的最大化。国内人力资源管理的研究与实践多应用于企业，以企业业绩为目标去设计人力资源，其管理原则和目标与文化事业单位大不相同[1]。而在西方发达国家，除企业外，人力资源管理在政府部门的应用集中在公务员体制改革、雇佣关系、公共服务管理、高绩效工作、提高职业兴趣等方面，运用人力资源规划模型和数据管理系统，能有效提高人力资源管理绩效和组织绩效。

二、档案馆人力资源管理主要特点

档案馆人事管理制度依附于大一统的干部人事制度，从干部管理到人员配置、考核奖惩、工资福利，一直套用行政机关的管理模式，具有行政化的特点[2]。在机构转型后，仍保留原有人事管理体制机制，普遍存在档案专业人员短缺、人员素质参差不齐、档案业务工作质量水平难以提升的问题。笔者认为，脱离事业单位机关式人事管理模式，运用人力资源管理的工具和方法，大胆借鉴企业人力资源调配和管理方式，对档案馆人力资源进行合理开发、储备和使用，是提高人员素质、稳定干部队伍、提高工作积极性、提升整体工作效能的有效手段，对新时代档案事业的高质量发展具有深远的现实意义。

三、档案馆新型人力资源管理模式

档案馆新型人力资源管理模式研究致力于人力资源系统化、科学化管理。通过建立人力资源管理数学模型，探索以最小成本优化档案馆的整体工作效能的最佳方案。

1.档案馆人力资源需求分析预测。人力资源需求受多种因素影响，包括档案专业人员的晋升、调动、退休、辞职、调出等人员流失；档案事业发展对档案专业人员素质需求；市场竞争加剧对档案业务多元化发展的需要等[1]。做好人力资源的需求分析，要尽量将影响档案馆人力资源供需平衡的因素考虑全面，对人力资源进行科学分析预测。一是根据档案馆发展规划和外部环境分析，确定档案馆各部门的工作量以及工作量的增长情况。二是根据工作量的增长情况，确定各部门人员实际情况并预测未来需求。三是对预测期内退休的人员进行统计，并根据历史数据，对未来可能发生的离职情况进行预测，最终预测出未来流失人力资源。四是档案馆整体人力资源需求=现实人力资源需求+未来人力资源需求+未来流失人力资源。

2.基础业务需求分析预测。人力资源规划合理配置前要对档案基础业务需求进行准确分析并预测，就是有多少任务、什么类型的任务、需要什么样的人、需要多少人。这就需要运用岗位评价原理，对档案收集、整理、利用、编纂、展览以及后勤、保卫、行政管理等各部门工作职责、岗位需求、工作难易程度、劳动强度、责任轻重、所需资格条件等进行分析，预测人力资源需求[3]。举例如下表。

序号1部门名称XXXX 部工作职责负责政务运转、资产管理、综合性文字起草、日常事务协调、文秘、文书、档案、机要、保密、图书、信访、财务、会务、接待等工作。岗位需求部长、副部长、文秘、文字综合、文书、档案管理、资产管理、后勤。岗位基本需求部长和副部长需具有10 年以上档案工作经历且具有一定的行政管理工作水平；以管理岗位为主；政审合格、保密意识强。专业要求文学、文秘、档案专业、行政管理、会计等。人员需求人员编制X 人，部长 1 名，副部长X 名。

3.档案馆人力资源数据建模。

（1）模型概念。人力资源数据模型是科学配置人力资源、更好发挥档案人员内在潜力的有效工具。从人力资源学科理论发现，档案馆整体工作效能高低取决于档案人员的工作效率。那么，基于档案人员实际的工作环境和相关的工作情况，我们认为影响工作效率因素有以下几个：①年龄：年龄过小或过大均会降低工作效率，我们认为中年具有更强的体力和精力，工作效率最高；②工作年限：工作年限某种程度上能够代表工作经验，工作年限越长，工作能力水平越高；③学历：一般来讲，学历越高，知识面越宽，眼界越高，应变能力和处理问题能力也越高，工作效率越高；④专业匹配度：所学专业与岗位的匹配程度越高，工作效率越高；⑤工作积极性：影响工作积极性的因素有单位、工作、个人、家庭等多方面因素，可根据单位人力资源现状选取重要因素进行分析，这里，我们选取晋升概率、职级水平、近三年年度考核结果、家庭负担进行研究。

通过大量测试数据，建立工作效率数据模型（以上因素称“因子”）：

工作效率（Efficiency）=0.15×年龄因子（F-age）+0.15×工作年限因子（F-year）+0.15×学历因子（F-education）+0.15 × 专 业 匹 配 度 因 子（F-coincidence）+0.4×工作积极性因子（F-motivation）

（2）建模方法。根据单位人力资源现状，从本单位岗位需要出发，通过对档案人员的工作效率进行测算，建立合理的人力资源调配和管理方案，最大化档案馆的整体工作能力。具体计算思路为，按照工作效率数据模型把影响因素作为参数量化赋值（如下表），建立数据模型，通过分析本部门或本单位整体性能来确定最优人员配置方案。

序号1参数名F-age代表含义年龄因子2F-year 工作年限因子3F-education 学历因子4 5 F-coincidence F-motivation专业匹配度因子工作积极性因子计算方法25—30 岁（80）31—40 岁（95）41—50 岁（90）51—60 岁（85）7 年以内（75）8—13 年（80）14—20 年（85）21—29 年（90）30 年以上（95）大专（70）大学（或学士）（80）研究生（或硕士）（90）博士（95）匹配（90）相对匹配（80）不匹配（70）晋升概率（95—70）职级水平（95—65）近三年年度考核结果（95—0）家庭负担（95—70）

举例说明：如工作积极性因子=（晋升概率+职级水平+近三年年度考核结果+家庭负担）/4。

晋升概率:晋升级别的高低与难度成正比，晋升概率的高低与晋升级别的高低成反比。科员晋升副科级赋值“95”；副科级晋升正科级赋值“90”，正科级晋升副处级赋值“80”；副处级晋升正处级赋值“75”；正处级晋升赋值“70”。

职级水平：按照行政级别（或专业技术职务）从高到低赋值。正处级（或正高）赋值“95”，调研员赋值“90”，副处级（或副高）赋值“85”，副调研员赋值“80”，主任科员（或中级）赋值“75”，副主任科员（或助理馆员）赋值“70”，科员（或初级里的管理员）赋值“65”。

近三年年度考核结果：近三年年度考核结果取三年的平均赋分值。“优秀”赋值“95”，“合格”赋值“90”，“基本合格”赋值“60”，“不参加考核”或“不合格”赋值“0”。

家庭负担：仅考虑子女因素，家庭负担因子为子女个数和子女年龄段赋值，一般而言，孩子年龄小或学业较重情况下，会分担个人更多精力。子女年龄段对应赋值如下：无子女或子女成年赋值“95”，学前阶段赋值“80”，小学时期赋值“85”，初、高中时期赋值“90”。两个以上子女均处于学前时期赋值70。

（3）样例分析。下面举例分析如何进行数据建模，根据数学模型的计算分析个人工作效率与部门整体工作效率与各影响因素的关系。

①个人工作效率分析。根据档案馆现有人力资源情况,按照建模计算公式测算每个人工作效率并建立个人工作效率数据模型（样例1）。从个人效率模型看，有的人员学历高、年龄适中、人岗相适，但是因晋升空间不足、家庭负担重等因素受到影响，总体效率偏低。从而发现晋升空间不足，晋升渠道不畅通，缺乏未来职业规划是主要问题。我们可从个人工作效率测算表中分析影响个人工作效率的主要因素，扬长避短，为人力资源管理配置和科学规划提供参考。

个人工作效率测算表（样例1）

②部门工作效率分析。一个部门的工作效率除了与每个人的工作效率有关以外，与在岗率也密切相关。即使部门个人工作效率高，但在岗率低，同样影响部门的效率。

如根据个人工作效率数据建立部门工作效率数据模型（样例2），进而可测算部门工作效能。部门工作效率计算参数具体说明如下。

◇部门个人工作效率平均值=本部门全体人员工作效率和/部门实有人数

◇在岗率=（实有人数—长期病假或外派人数）/实有人数×100%

◇部门工作效率=部门个人工作效率平均值×在岗率

按照上述公式可计算出各个部门的工作效率。我们看到，A 部门个人工作效率的平均值远远高于B 部门，但因其在岗率低，从而其工作效率受影响很大。

部门工作效率测算（样例2）

4.制定人力资源管理规划。根据数据模型得出的结论，科学制定人力资源短期工作目标。档案馆人力资源规划主要有两个层次，即档案馆人力资源总体规划和档案专业人员业务规划。总体规划是根据档案馆发展战略而确定的人力资源管理的总目标和配套政策，主要包括人力资源的供求分析、预测的数据、供给与需求的比较，以及人力资源管理的实施步骤和总体预算。业务规划是总体规划的分解与具体化，包括具体的业务计划，如人员补充计划、培训开发计划、人员配备计划、绩效考核与激励计划、职业发展计划等。做好人力资源规划首先要做好人力资源需求分析预测及档案业务需求分析预测，使规划执行更切合实际，运行有效。

四、档案馆人力资源运行保障对策

1. 提高档案人员工作积极性是稳定人力资源的重要因素。数据模型显示，档案人员工作积极性因素在档案馆整体工作效能中起重要作用，而影响工作积极性的因素众多，在本次建模中选取了晋升概率、职级水平、近三年年度考核结果、家庭负担四个因素。这四个因素中，除了家庭负担是个人因素，其他直接受体制机制影响。为此，建立完善的人力资源运行保障体系对提升档案专业人才的工作积极性尤为重要。这就需要人力资源和社会保障部门及档案馆在事业单位管理、本单位行政管理工作中，根据专业人员特点，建立确保人力资源有效利用和健康发展的制度体系，科学搭建档案专业人员成长阶梯和桥梁。

2.建立人力资源运行保障体系。为保证人力资源科学合理运行，需建立科学的管理体制、健全的人事制度以及完善的法规体系，为人才发展提供行之有效的长远规划。一是要加大对政策与制度的落实力度。明确事业单位性质定位，厘清事业单位的宏观职能与微观职能，并建立与之发展相匹配的配套措施，并对政策落实进行全程监管。二是完善人力资源管理制度。充分借鉴并引入企业中成熟的人力资源管理理念和实施手段，让制度更具活力和发展力。三是科学设置和管理事业单位岗位，实现“因岗择人，因岗激励”的目标。考虑档案馆业务总量，明确岗位性质，划分岗位类别，合理确定岗位结构比例。四是建立以年度考核为主，平时考核为辅的考核体系，重点考核工作绩效。对档案馆管理岗和专业技术岗分别制定评定标准，设计考核内容量化指标，考核结果作为岗位调整、聘用及绩效发放的依据。

3.为人才发展提供优质服务平台。一是提升档案人员政治素养。坚定信念，改变工作作风，包括政治站位、自我认识、工作态度、职业规划、团队意识和合作精神等方面。二是建立档案专业人员培训体系。编制档案人员培训计划，实行分级分类培训，培养档案业务知识和专业技能两类人才。三是培育学科带头人，提升科研力量。通过建立研究小组、开展座谈交流等方式，以老带新进行经验传承。四是建立人才梯队。构建领军型、中青年型、技能型人才梯队，避免人才断档，影响档案事业发展。保证专业性强的学科后继有人，如满文专业。五是支持机关、企事业、高校等多方合作模式，为人才搭建集理论与实践的一体化平台。六是完善人才激励机制。实施奖惩双向激励机制，建立健全和完善绩效考核反馈体系，建立吸引人才、留住人才的政策机制，建立科学合理的评价标准。