大数据环境下建设项目电子档案“来源可靠”的保障措施

郝丽欣 杨中庆

（1.山西省高速公路综合行政执法总队，山西 太原 030001；2.福建华闽通达信息技术有限公司，福建 福州 350001）

大数据、区块链、人工智能等新技术的快速发展及应用，为电子文件管理从数字化向数据化转型提供了技术条件和法律环境，推动了各行各业档案信息化、智能化发展的普及与纵深发展。电子文件管理是档案信息化进程中的核心工作，在建设项目电子文件管理实践中存在种种缺陷。如何保障建设项目电子档案“来源可靠”，保证项目电子档案的凭证效力，是建设项目电子档案与传统载体档案具有同等效力的重要保障。

一、系统安全可靠

安全可靠的系统环境是决定建设项目电子文件质量的关键因素。根据国际上通用的划分标准，电子文件生命周期主要是三种类型的系统，分别是业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统。项目电子文件管理系统与业务系统的交互方式宜采用嵌入模式，嵌入式是指把电子文件管理功能嵌入到已有的业务系统中，在业务系统内开发完善的电子文件管理功能，使得电子文件管理功能作为业务系统最底层的管理功能。按照经典的文件生命周期理论，可以将电子文件管理环节分为电子文件生成、电子文件归档及移交。结合电子文件的管理环节，对保证电子档案“来源可靠”中的“系统安全可靠”提出具体要求。

（一）电子文件形成

1.生成内容固化的电子文件

项目电子文件作为业务过程的数据载体，电子文件数据主要来源于质量数据库、进度数据库、费用数据库及安全数据库中，这些数据库可以通过统一的工程结构主数据，实现数据的集中管理和关联。数据库系统中的数据通常是频繁更新且可以重复利用的。在同一工程划分节点下，系统应通过内置的标准工程用表、填表规范及引用规则，实现从海量的数据中自动抽取所需要的数据，形成电子文件；为避免电子文件内容、结构及其背景在流转的过程中造成信息缺失，文件格式由流式文件转换为版式文件，生成内容固化的电子文件。

2.元数据及封装包形成

系统应按照国家档案局对文件类元数据管理的要求，在电子文件生成的过程中自动获取文件数据特征、业务背景信息及签名信息，作为电子文件形成的背景信息，记录在电子文件元数据中。这些元数据包括文件创建的背景信息（项目名称、项目简称、工程概算、合同段、单位工程、分部工程、分项工程、工程部位等）、文件创建的时间、文件流转过程和电子签名等与背景相关的元数据信息。

元数据与电子文件的关联关系是维护电子文件管理的关键与核心。文件管理国际标准ISO15489指出“文件与元数据的关系可以是嵌入式、封装、关联式”，其中最常用的方式是封装。依据我国已出台的封装标准《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009），结合已制定的工程建设元数据方案，并结合项目文件的实际特点，添加组合文件、聚合文件的封装要求。

3.数字签名

文件业务系统应具备数字签名模块。系统用户角色与私钥账号绑定，使用数字证书登录系统，进入系统时读取证书并输入密码。用户在文件业务系统办理文件流转、报审流程中，通过用户私钥进行数字签名，对表单数据进行完成过程电子签章的操作，保障形成项目电子文件的组织或者是个人的身份真实有效。

（二）电子文件归档及移交

建设项目电子档案系统应建立面向各个业务系统共同使用的统一数据库接口和主数据编码体系。保障质量系统、进度系统、费用系统及安全系统能够共享及利用电子文件数据，电子档案管理系统对各个业务系统产生的电子文件进行收集、组卷、归档，并可以通过线上、线下移交电子档案的方式实现建设项目电子档案快速移交。

二、文件数据溯源

项目电子档案的数据溯源可以通过元数据中的数据特征及背景信息实现。利用元数据中记载的数据特征信息、业务背景信息，可以追踪到电子文件数据来自哪份文件、哪张表格，表格中哪几条数据，进而可以直观地体现文件数据的来源。

电子文件通过其元数据信息可获取产生电子文件的背景信息，通过背景信息中可以获得产生该文件的工程结构部位，在同一工程结构部位之下，追踪到数据引用的相关文件，进而能够追溯到文件数据的来源。如图1所示，同一节点下，质量检验报告单中的有关顶面高程数据可以追溯到生成该数据的水准测量记录表，水准测量记录表中记录的是原始数据，继而可明确质量检验报告单中的数据来源，完成对质量检验报告单中数据的追溯。

图1 数据溯源

三、责任者追踪

通过元数据中的电子签名信息，实现对文件形成责任者的追踪。如图2所示，通过查询元数据信息中的电子签名信息，可以追踪电子签名的签名时间、签名人、签名结果、证书、签名算法等信息。通过电子签名信息，保证了形成电子档案的组织和个人身份的真实有效，避免了责任不明的现象。

图2 数字签名元数据信息

四、结语

大数据的应用及新《档案法》的修订为建设项目电子文件管理提供了新的技术支撑和法律环境。建设项目档案信息化发展的初期往往定位于档案数字化的发展。随着大数据等关键技术及实践的成熟与发展，电子文件数字化发展逐渐向数据化的方向发展，并将建立起基于内容真实、准确的电子文件底层大数据平台。本文在新《档案法》提出的“来源可靠”条件下，探讨了项目电子档案“来源可靠”的具体要求，在此基础上提出可操作的文件管理系统要求、文件数据溯源及责任者追踪的方式。因此，在大数据环境下保障项目电子档案的“来源可靠”这一要求具有重要的意义。