浅析高校科研档案“卷”改“件”管理模式

郑慧先 范智新

摘 要：自《归档文件整理规则》颁布以来，档案管理人员围绕科研档案是否采用“卷”改“件”管理模式展开了深入的思考与热烈的讨论，得出了许多有益的观点。本文在对传统科研档案以“卷”整理归档的弊端、优点进行分析的基础上，提出了高校科研档案“卷”改“件”的策略。推行科研档案“卷”改“件”管理模式时机已成熟，势在必行。

关键词：科研档案;管理模式;“卷”改“件”

1 问题的提出

科研档案是科学研究的重要基础和条件，通过对科研档案的开发利用，会有效地推进科学研究的发展。科研档案是在自然科学研究领域、生产技术等活动中所形成的一系列的科技性的文件和资料，包括图纸、图表、声像等资料，是科研活动的原始记录和真实反映[1 ]。科研档案涉及的研究内容、技术手段和研究方法等，各个专业领域迥然不同，具有显著的专业性、成套性、多样性。进行科研档案的优化管理，实现科研档案价值利用的最大化，以促进和推动科学研究的发展，一直是学术界、档案管理者研究与探索的目标。

2000年12月6日颁布实施、2015年修订的《归档文件整理规则》，无疑对科研档案管理工作的规范性、科学性具有现实的指导意义，同时也迎来了高校档案整理工作的一个重大转折。《规则》明确了以“卷”改“件”进行文件级管理的指导思想，强调了“简化整理、深化检索”的改革宗旨，把档案管理人员从繁重的归档、整理工作中解放出来。改革的最终目的，就是要增强档案的检索、利用和服务的能力。经过十多年的摸索与创新性实践，文书档案目前已基本实现按“件”整理的模式[2 ]。而对科研档案，多数还是按照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》，对科研档案进行按“卷”管理。对科研档案以“卷”改“件”进行整理模式的改革，争论不休，公说公有理，婆说婆有理。笔者作为长期从事科研档案管理的人员，认为随着社会进步，“互联网+”时代的到来，遵循“简化整理、深化检索”新的档案管理理念，科研档案由“卷”改“件”进行文件级管理，已是箭在弦上。

2 传统科研档案以“卷”管理的弊端

档案的本质是直接的、原始的历史记录。档案整理中所谓的“卷”，是指在一个全宗内，由相互联系的若干文件组合成的放入卷夹、卷皮内的基本保管单位。而“件”的基本含义是以每份文件为一件。由于缺乏档案数字化管理技术，为了保持科研档案的完整性以及体现档案的内在联系，传统的科研档案往往以“卷”为单位进行管理。但是，随着网络信息技术和数字化的发展，以“卷”归档的科研档案，已不能与时俱进地跟上科学研究发展的步伐，逐渐在档案的服务、利用等方面体现出一些弊端。

2.1 不准确的案卷标题，妨碍科研档案利用

科研档案涉及的研究领域广阔，专业门类众多，而且通常会有多种学科交叉。而科研档案管理人员所涉及的知识面有限，即使通过专业知识的培训，也难于达到科研项目的深度与广度。高校科研档案管理人员多数非档案专业出身，有些人整理档案时机械地拟写案卷标题，由于写不好、概括不准确，也给档案查找带来了不便，达不到拟写案卷标题的目的。

2.2 不及时立卷归档，造成科研档案丢失

当前高校科研项目较多，从立项到结题的持续时间也不相同，而且展现科研成果的论文发表、专利授权以及科研获奖的时间也不尽相同。而依据传统的科研档案的立“卷”管理规则，为确保科研档案的完整性，通常需要将科研过程中产生的各类文件材料收集齐全后，方能立“卷”归档。而在这之前，各类文件常常分散在科研管理部门、科研项目负责人，甚至项目参与成员手中，极易造成应归档文件材料的遗失，最终达不到科研档案系统性、完整性要求。

2.3 不利于借阅，陷入泄密、难于服务的困境

科研文件、资料整理归档的目的在于能更好地提供检索、利用与服务。以往按“卷”整理的科研档案，因包括了科研项目进行过程中产生的一组文件，档案材料有相当的厚度。根据长期的档案查阅利用的实践经验，即使档案借阅者往往需要查看其中的一件或者少量档案材料，也得把整卷档案都调出，如果再有其他人借阅该案卷里的其它档案材料，则需等归还后才能再借阅。另外，若档案材料太厚，在给利用者提供复印时，有时不得已还要把整理好的案卷拆开，这将会对档案产生不必要的损坏。除此之外，当利用者借阅档案时，也会看到不属于借閱范围的内容，极有可能导致科研项目的泄密，不利于知识产权的保护，产生不良影响。

3 科研档案以“件”管理的优越性

3.1 随时归档，避免档案文件材料的遗失

采用由“卷”改“件”新的科研档案整理归档模式，对科研活动中产生的文件材料随时归档，不仅能降低文件材料整理归档的难度，也可防止文件材料的遗失，从而保证科研档案的齐全性、完整性。

3.2 按“件”管理，便于统计上报

高校的档案种类繁多，如果科研档案还是进行传统的以卷归档，则会导致统计的单位不一致，统计数据难于准确反映高校承担科研项目的真实情况。因此，科研档案按“件”归档，符合档案数字化的发展趋势，有利于统计工作的开展。

3.3 按“件”管理，提高检索、利用效率

在现代数字化和网络信息技术的支持下，科研档案按“件”归档，只需在电脑中输入需查找的文件材料的关键词，进行搜索，便可查寻到所有相关的档案材料，最后定位到所需要的文件即可。这样，不仅简化了工作程序，加快了检索速度，方便了利用者，提高了信息服务的质量，而且增强了档案材料的查准率、查全率，大大提高了档案利用效率。

4 科研档案以“件”管理的主要策略

4.1 纠正错误认识，推动科研档案“卷”改“件”管理模式

科研档案的原始记录性是随着科学研究过程而产生，是文件自然形成的，是客观存在着的。与归档文件的整理方式完全无关，文件的原始记录性更不会因“卷”改“件”而消失。以“件”为单位对档案进行归档整理，是一种思维习惯的改变，是一种整理方式的调整，是一种著录形式的转变，仅仅是既定的管理、存储习惯的改变。相对于科研档案的内涵而言，这些外部因素并不会导致科研档案的根本属性发生质的变化[3 ]。在如今网络信息技术高度发展的时代，技术上不存在不可逾越的障碍，在理论上并不违反归档整理规则和档案保管原则。

4.2 解放思想，灵活处理科研档案的“卷”改“件”

科研档案“卷”改“件”的归档模式是依據《规则》而进行的一项文件材料归档方式的改革与创新，目的就是为了在档案管理中，更有利于简化管理，更有利于科研档案的收集、整理、归档、保存、检索、利用和服务。在思想上一定要摒弃传统科研档案管理中的陈规陋习，在操作方式上一定要避免死板、僵化、一刀切的处理方式，根据科研档案不同的个性特点而灵活进行处理。科研档案以“件”管理模式中的件，可以是单份文件，也可以是多份文件的组合件。

4.3 做实科研档案的“卷”改“件”，服务于科研档案的检索与利用

在科研档案“卷”改“件”整理归档的具体操作中，虽然不用立卷，但仍可依据分类规则的要求，对归档文件材料进行分类、排序，内容相关或一个项目的文件材料还是会分类排列在一起。这样，通过关键字进行检索时，就可以查找出所有相关档案材料，实现科研档案的文件级整理、保管和利用，又便于成套检索利用。

4.4 充分依靠数字化技术，确保以“件”管理的科研档案的内在联系

科研档案“卷”改“件”的最大顾虑，是造成对科研档案成套性的破坏。为了防止这一问题，应采取两个方面的措施。一是在归档时注意检查成套科研档案中各“件”材料题名的关键词的一致性。二是在进行文件材料排列编号时，注重成套文件材料的关联性和连续性。与此同时，基于互联网与数字化技术的档案管理系统功能日趋完善和规范，计算机终端不仅可以直接检索到单个的件，而且还可以进行批量检索，这样可检索出有成套性特点的科研档案。

对于科研档案的管理，大多还是依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行管理，而本文提出的科研档案“卷”改“件”的管理模式，是依据《规则》而进行的创新型档案整理管理模式。这种模式仅仅是档案归档整理方式的改变，不会改变档案文件的基本属性。科研档案以“件”归档的模式可从根本上解决传统档案以“卷”归档的弊端，在科研档案的收集、整理、保存、检索与利用等方面展现显著的优势，充分体现“简化整理，深化检索”的档案管理新的理念。随着数字化和网络信息技术的发展，科研档案的“卷”改“件”管理模式，在操作和技术上已无任何障碍，必将更好地推动科研档案的管理与利用，促进高校科学研究的发展。

参考文献：

[1]李欣烨.做好科技档案管理工作研究[J].办公室业，2020（03）：83—84.

[2]刘国能.卷论——卷、立卷、文书处理部门立卷[J].档案学研究，2010（4）：9—12.

[3]吴岚.档案实施按件归档的思考与探讨[J].文教资料，2010（33）：185—187.

作者简介：郑慧先、范智新，华中科技大学档案馆。