关于如何开展基础教育档案建设工作的探索

摘 要：本文分析了基础教育阶段档案的主要内容及其功能，并就如何开展基础教育档案建设工作提出建议。

关键词：基础教育档案;档案信息化;档案管理

概述

根据《义务教育法》《国家义务教育质量监测方案》的相关规定，基础教育质量监测中心负责监测基础教育阶段学生的学习质量和身心健康状况，以及影响学生发展的相关因素，为教育决策提供信息、依据和建议;发布监测数据和监测结果，为义务教育发展提供建议，促进儿童青少年的身心健康发展等。因此，将具有保存价值的教学成果、科研成果等以文字、图表、视音频等方式记录下来，确保基础教育档案完整性，反映学校阶段性教学、管理全貌，为基础教育质量监测提供重要依据成为基础教育档案建设工作的重要任务。

1 基础教育档案内容

1.1 办学条件类

基础教育阶段学校标准化建设相关文件资料;基础教育学校达到办学条件基本标准情况（含分学校达标情况及统计表）;基础教育阶段统一购置的图书、各类仪器设备、器材目录及相关资料。

1.2 入学机会类

关于保障进城务工人员随迁子女、留守儿童接受基础教育的相关文件及资料;反映基础教育入学率、巩固率以及控辍保学措施的相关文件资料;基础教育学校留守儿童入学情况登记表及汇总资料;三类残疾儿童入学情况登记表及汇总表。

1.3 保障机制类

推进基础教育均衡发展、建立基础教育均衡发展责任、监督和问责机制、落实基础教育经费保障机制等相关文件、资料;基础教育经费情况;校安工程、农村初中改造、农村基础教育薄弱学校改造计划等专项资金专款专用、县级财政按规定的配套资金足额拨付、足额使用等情况统计表及相关账册;教育费附加、地方教育附加、土地出让金收入按规定比例征收及用于教育相关文件资料;农村税费改革转移支付资金用于基础教育的情况相关资料;农村基础教育学校营养餐计划实施以来，实施情况及有关资料。

1.4 教师队伍类

有关落实教师工资、福利、待遇相关文件、资料;落实基础教育学校教师绩效工资相关文件、资料;基础教育阶段学校新教师补充相关文件及资料;农村基础教育学校教师、特殊教育学校教师津补贴情况资料及统计表;基础教育学校学科教师配备、生师比资料相关情况及统计表;落实教师培训经费，教师培训相关文件、资料。

1.5 质量与管理类

基础教育课程方案及开设地方课程和校本课程相关文件及检查落实相关资料;小学近六年、初中近三年入学情况及巩固率情况;小学、初中学生体质健康达标相关资料及汇总统计表;制止基础教育阶段重点校和重点班和公办义务教育学校择校的文件及措施;减轻中小学生过重的课业负担文件及措施;中小学安全教育与管理相关文件资料。

1.6 综合类

党委、政府及有关部门关于推进和实施基础教育均衡发展的相关文件、会议纪要、领导讲话等资料;基础教育事业统计年报资料及教育经费统计年报资料;基础教育布局调整规划及实施情况相关文件。

2 基础教育档案功能

2.1 参考价值

基础教育档案作为基础教育阶段教学、管理的历史记录，详细记录了阶段性办学基本情况、学习质量及学生的身心健康等，为基础教育质量监测中心掌握基础教育阶段学生学习质量、身心健康，以及影响基础教育阶段学生发展的相关因素分析，为基础教育主管部门决策提供重要参考依据。为学校及基础教育主管部门采取相应健康干预措施的制定提供第一手参考资料，增强决策的科学性、针对性。

2.2 服务价值

新时代，基础教育事业的发展对档案工作提出了更为详细、具体的要求，档案的服务功能也越来越凸显。例如，通过对学生各科成绩，以及其他文体活动的开展情况的查询、统计，为基础教育质量监测提供评价服务;通过学校基础教育学生成绩统计，为学生升学、学校招生提供咨询服务[1 ]。此外，基础教育是一个长期性过程，相关档案记载了学校基础教育经验教训，通过对学校某一段时期内的教育教学和管理行为进行总结，可以得到许多关于基础教育教学、管理、学生身心健康干预等方面的经验教训，为学校发展、学生成长、学术研究及主管部门监督管理提供全面可靠、便捷的信息服务。

2.3 评价功能

基础教育档案主要包括基础教育水平、投入水平和管理水平三个部分，具体来说，又进一步分为学籍、基础教育普及率、办学条件、公用经费保障、师资状况、教育管理、教学管理和设施环境等档案资料，通过基础教育档案资料的分析、梳理，作为基础教育质量监测中心就某所学校或地区基础教育的整体教育水平、投入水平和实际管理水平状况的现实评价，并据此作出基础教育质量总体评价结果。

3 开展基础教育档案建设举措

3.1 分步实施，强化管理质量

凡事预则立，不预则废。针对基础教育档案的实际情况，学校要掌握方式方法，通过分步实施，做好不同年级、各个学年各类档案资料的收集、整理和归档。首先是要订计划。基础教育阶段，学校要针对每学年或学期的教育教学任务，制订当学期、当学年的档案工作计划，明确档案工作目标任务，使基础教育檔案管理工作与教育教学同步推进。其次要责任明确[2 ]。例如，办学条件、公用经费保障由校办负责收集;学籍、教学管理由教务处负责收集;教育教学设施环境方面的档案资料由校基建办负责，等等，不同部门将其收集、整理到的档案资料统一移交档案部门负责整理、分类、编著等。再次是总结评估[3 ]。为巩固基础教育阶段档案工作成果，在期末或年度期末，首先由部门或学科对其档案工作进行自查，再由学校档案工作领导小组负责对前期档案工作进行跟踪督导和检查，评估前一阶段档案工作质量，并对发现的问题及时予以解决。

3.2 加大投入，夯实管理基础

基础教育阶段档案管理工作是一项长期性、基础性工作，而档案管理的基础则离不开必要的人财物的支持和保障，需要学校持久性加大投入和保障力度。首先是人才支持。根据基础教育阶段档案管理的数量和目标要求，一方面，加大档案人员配备数量。既要安排专职档案员，也要在各部门或各学科中安排1-2名档案兼职员，采用专兼相结合的原则，不断壮大档案队伍人员数量。加强档案人员档案学、教育学和计算机信息技术等业务素能培训，将档案人员打造为复合型人才。另一方面，要加大基础教育档案经费投入，将档案管理所需经费纳入年初预算，并根据档案管理的实际需要，适当加大经费预算，以保障档案管理的实际需要[4 ]。此外，要加强基础教育物的保障力度。由于基础教育档案数量大、类型多样，学校应按照“八防”标准和要求建立专门的档案室，并为档案室档案管理添置相应的计算机、扫描仪、密集架、档案柜、消磁柜等，此外，还要购买相应的档案管理软件和正版杀毒软件，以保障基础教育档案信息化、数字化管理的现实需要。

3.3 加强领导，健全管理制度

基础教育阶段档案工作是一项基础性工作，也是一项十分重要的、长期性工作。为此，加强基础教育档案工作领导，健全档案管理工作制度，是基础教育领域档案工作科学、规范开展的重要保障[5 ]。首先要成立档案管理工作领导小组。成立由分管副校长作为领导小组组长、各部门、学科负责人为成员的档案工作领导小组，负责全校档案管理工作，并定期检查，听取档案工作汇报。其次要完善基础教育档案管理制度，根据《档案法》《义务教育法》《国家义务教育质量监测方案》等，建立健全《基础教育档案管理制度》《档案室（员）岗位职责》《基础教育档案保密规定》，等等。不断提升学校档案工作的科学化、规范化水平。再次，加大档案工作宣传力度。基础教育档案工作是一项基础性、综合性工作，离不开全校广大教职员工的支持，为此，应在每学期（年）初、归档月等特点时间阶段举行档案知识宣传，扩大档案工作的影响力和知晓度，营造大档案工作格局，为基础教育档案工作打下良好群众基础。

参考文献：

[1]刘学芳.浅谈基础教育的档案管理[J].大庆社会科学，2006（4）：51.

[2]王丽雯.关于基础教育学校档案管理工作的探析[J].教育界：基础教育研究，2015（4）：7.

[3]王涛.基础教育阶段学校档案管理的成绩、问题与对策思考[J].中国校外教育，2018（4）：24—25.

[4]刘向前.浅谈基础教育中档案管理与文秘工作[J].青岛职业技术学院学报，2008（2）：78—80.

[5]李静.论基础教育系统档案员队伍的专业化建设[J].基础教育参考，2018（12）：32—33.

作者简介：王涛，大学学历，菏泽市教育局馆员，主要从事档案管理研究。