分析信息化对档案馆管理模式的影响

李素芳

摘 要：信息化是在互联网“成长”中衍生而来，为多个领域开辟了新的建设空间。在档案馆的管理中，信息科技内化彻底颠覆了原本的管理模式。基于此，本文大致分析信息化的工作形式、当前运行状况，重点探究在信息技术持续渗透融入的趋势中，管理模式所受的影响，主要有实现革新升级、人性化特点突出、更加便捷、提升保管水平、扩大馆藏范畴、形成新的工作标准等，并提出改进管理模式的建议，包括优化意识、兼顾“质量”增加馆藏。

关键词：信息化;档案馆;管理模式;网络系统

在国家整体发展速度持续提高的过程中，民众对档案服务的需要有所调整，此项管理服务发挥的现实价值也越发突出。目前，信息科技为档案馆的全面革新予以技术支持，合理简化单一重复性的工作，将管理工作从纸上发展到网上，减低资料整理工作的难度，并为资料使用创造便利条件，更加符合快节奏的社会运转趋势。

一、档案馆信息化管理模式的现状分析

信息化建设是基于计算机技术，形成智能化的工具，成為一种新型的生产动力，逐步提升社会整体的文明程度。管理模式的信息化发展，是综合通讯科技、互联网以及数据库等技术为依托，把全部分析数据归纳到信息库内，以供功能性应用，和社会活动有直接的关联性，此类技术的全面推进应用，能提升数据使用者查阅档案的落实效率，对改进工作模式具有较大贡献。将信息化技术应用于档案馆的管理工作中，对本馆的整体建设发展，具有实质性的作用。但现实情况却未能与理想化程度缩短距离。

首先，个别工作者对此种管理形式缺乏正确的理解及认识。目前，在档案管理工作中运用信息化的手段已经实现基本普及，但大多数一线管理者已经习惯传统的工作模式，虽能认识到信息化管理的便利性及高效性，但实际运用效率不高，甚至出现手忙脚乱的情况，逐渐形成排斥的心理。加之，部分地区档案馆的经费安排可能不合理，在此方面缺少应有的投入。开始应用此类管理模式后，建设初期势必要购进一批计算机和管理程序，并聘用专业技术员，建立符合本馆管理需要的网络架构，同时实施运维升级，及时组织开展专业培训指导。一系列的准备工作，导致前期资金耗费量较多。因为档案馆的部分管理者对于此种管理模式的实际认知还略有偏颇，为控制成本，导致信息化建设不彻底。

其次，培训活动落实不够深入。部分档案馆在购进各类相关辅助性的技术时，经费投入量过大，目的是增强信息化程度，改进有关的管控工作。虽然信息化管理的硬件装置完备，但人才软实力方面建设不足，基层管理工作者由于缺少系统化的培训教育，导致其在专业技能方面有所欠缺。再加上，有部分年级较大的从业者，对新事物的接受能力及效率偏慢，无法在短时间内达到熟练的程度，同样限制信息化管理建设的效率，降低此类系统开发使用的价值。联网办公模式的实际落实程度有限，部分档案馆以单机管理为主，不利于实现信息共享，削弱信息化管理的优势。

最后，对于档案本身的重视程度有限。近年来，国内的档案机制持续完善，且档案资料对社会整体建设及发展具有突出性的价值，在今后较长的时间内，档案依旧具备实用价值。但现实情况却不尽如人愿。传统的档案管理模式已经无法满足现代高节奏的运转状态，而信息化的实现，可以促使档案馆拥有顺应时代的实力，应当将档案资源合理共享作为终极目标。

二、信息化对档案馆管理模式产生的影响分析

在科技信息持续建设成熟的过程中，此类技术对档案馆的工作结构形成较大的影响。在当前的时代背景下，信息技术逐渐渗透到社会的各个领域中，快速被大众认可及接受。但在享受信息时代所创设的快捷性生活空间时，档案馆方面的工作模式也悄悄地受到影响，利用信息科技，优化工作模式成为档案馆今后发展的主流方向。

1.推动改进及升级

信息化程度持续加深进程中，电脑和网络也得到大范围普及。档案馆在该种发展环境中，获得实现升级改进的物质条件，成为馆内保存档案资料的主要工具。网络技术员需根据档案的保密级别及具体需要，制定全方位的网络完全方案，运用高严密性的信息安全手段、资料查找方式、快捷的数据保存模式等，合理运用到现实的管理工作中。扩展档案馆的服务内容，从最初单纯意义上的信息保存发展成如今兼顾保存、查阅、交互等多项职能，促使档案馆逐步成为综合性的机构，确实提升其管理模式运作级别及层次。比如，在传统运作模式下，查阅档案要求相关人员带着真实的证明，才能获得相关信息。而此时接待人员需要在大量的文件资料中，找出所需的文件，虽然每个档案均有对应的编号，但实际筛选过程也需耗费一定的时间及精力，还不利于提升资料应用效率。信息技术的融入，几乎所有工作均在计算机上便可完成。还是以档案查阅为例，管理工作者仅需在计算机程序中输入所要文档的有关信息即能搜索到对应文件。或者直接由资料使用者获得到查阅该档案的资格后，无需到档案馆，使用任意一台电脑即可查阅，有效控制此项档案服务的成本耗费。

2.增强管理便捷性

现如今，档案馆储存的档案资料经过多年的累积，实际储存量几乎是难以估计的，相应的管理难度及工作量较大，如若依旧采用以往的工作模式，势必要增加档案馆在额外资源上的投入量，才能保证可以维系基本的运作。信息化的建设使得档案馆本身的管理任务得以便利化及快捷化。在档案资料总量持续扩大的情况下，依旧无需增加其他的成本，定期维护管理系统即可，档案服务工作也不会受到任何影响，甚至在管理效率方面还有提升的趋势。信息科技的运用，在提高管理效率的同时，确实节省大量的人工及时间成本，从整体上增强管理模式的便捷性。

3.建立人性化模式

常规的管理形式以人工为主，完成所有的档案服务工作，大量的纸质版资料保存难度大，实际管理成效也易被影响。因为此项服务工作推进程序极为繁琐，管理工作者长时间重复相同的工作，虽会逐渐熟练，但难免会有情绪波动或受到其他因素干扰的情况，做出错误的举动，导致管理行为实施的准确性及高效性降低。管理工作者找寻档案文件时，会耗费较多的时间。实现信息化建设后，能有效解决此类工作缺陷，直接使用搜索引擎查询。并在日常管理中，利用计算机系统完成分类存放，提高管控的有序性。借助信息化系统，既可以控制存档管理工作中出现失误的概率，又可直接查找资料，大幅度缩短获取文件的时间。继而提高管理模式的人性化，为管理人员提供更优的工作环境，利于降低管理工作的难度。